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监狱档案信息是监狱作为国家刑罚执行机关，履行各项职能活动中形成的有保存价值的文字、图像、声音及其他各种形式的历史记录，是原始真实的数据信息。收集好、保管好档案信息，充分开发档案信息资源，更好地服务于新时期监狱事业发展，是档案管理部门的职责所在。2019年1月，司法部印发《关于加快推进“智慧监狱”建设的实施意见》，从深入贯彻全面依法治国新理念新思想新战略和网络强国战略思想的高度，对“智慧监狱”建设的任务和措施进行全面布局，档案工作迎来新的发展机遇。为进一步了解目前监狱档案管理情况，我们在问卷调查的基础上，分析监狱档案管理的现状与发展趋势，提出推进策略，为相关部门提供决策依据。
一、监狱档案管理现状调查
本调查自2020年12月发起，截至2021年7月初共回收有效问卷45份，涉及监狱36所，调查内容涵盖档案机构、档案人员、档案工作制度建设、档案管理情况、档案管理及开发服务五个方面。具体情况如下：
1.档案机构。监狱档案机构（档案室/馆/信息中心）稳定且独立的占74%，不稳定且非独立的占26%。档案机构编制紧张，2人以下的占63%，3-5人占32%，5人以上占5%。
2.档案人员。年龄结构偏大，58%人员年龄为41岁及以上，26%为31-40岁，16%为30岁及以下。文化程度大学本科居多约占63%，大专及以下占37%。调查中，95%的档案人员无档案管理专业及相关专业（图情）背景。79%由其他岗位调任（非专职），其中26%来自于党政部门，26%来自于监管工作，47%来自于其他工作岗位。
3.档案工作制度建设。基本制度健全。归档、档案保密、档案保管、档案阅览、档案借阅制度均达到调查对象总数的95%以上;文书立卷、档案鉴定、档案销毁、档案借用等制度也达到53%以上（图1）。制度执行情况：26%非常规范，47%比较规范，11%一般，11%执行制度随意性强。
4.档案管理状况。档案类型以罪犯档案、干警人事档案居多，占被调研对象的84%和79%;财会科技档案63%，党务档案占58%，行政管理、狱政档案均占42%，科技档案37%，工青妇档案11%（图2）。从档案管理体制来看，47%的调查对象为分设机构的管理体制，只有26%实行综合性的一体化档案管理。68%的调查对象设置了人事档案室和罪犯档案室，37%设置了文书档案室，5%和11%设置了科技档案室及其他。47%的调查对象执行统一归档等档案工作制度。分设档案机构情形下，各机构各自为政，37%自行制定相关制度（图3）。
绝大多数无符合档案保管要求的专用库房，26%由普通办公用房改建而成，甚至有5%是临时性的库房或没有档案库房。库房内专用设施配套情况不容乐观，非常齐全的仅为32%，比较齐全的占37%，只有专用档案装具占26%。必需的温湿度调节、专用柜架很难满足。
5.档案管理及开发服务。74%的调查对象能够做到文件材料按时、齐全归档：26%无统一要求，各部门自行确定归档时间和要求进行归档，11%无归档要求（图4）。相对而言，罪犯档案和干警人事档案的归档完成规范、及时。
纸质与电子文档同时归档仅为32%，58%处于部分档案实行计算机存储检索阶段，21%实现档案信息全部计算机存储、检索，21%尚处于手工管理、检索阶段。档案检索工具体系建设情况，大部分只具备最基本的检索工具。 26%已形成功能完备的检索工具体系，53%只具备最基本的检索工具。37%尚全部使用上级/国家通用保管期限表，37%编制有本单位的档案保管期限表， 21%只编制有本单位文书档案保管期限表。档案信息开发服务的领域主要为组织人事工作、罪犯监管改造工作和行政管理，分别占比84%、68%和63%。在党务工作、“智慧监狱”建设的数据监狱陈列室建设和准备方面，分别占比42%、42%和37%，生产管理仅为26%。
提供利用的方式停留在查阅、借用、档案复制达到95%、84%和74%。仅有37%调查对象提及用于档案参考资料的编写。53%开展了档案部门编研工作，高层次的参考资料编写等工作开展极少。编研成果局限于监狱工作年鉴、大事记、文件汇编及组织机构沿革，分别占到58%、47%、37%、37%;58%能做到及时反馈、统计利用效果的跟踪反馈;53%围绕中心工作与其他部门的交流沟通机制尚未建立起来，即使有，也是被动为之，及时、主动沟通的占37%，甚至有11%无沟通。
总体来看，监狱缺乏专业的档案管理人员，管理手段落后，方法不科学，归档制度执行不规范，档案存储空间不足，导致杂乱甚至丢失等方面问题比较突出;建立完善档案智能管理平台、业务管理系统和信息管控平台，发挥刑罚执行、狱政管理、教育改造、生活卫生等数据信息的重要作用，以及系统整合、资源共享、信息一体化建设，这些同时又向监狱档案管理提出了更高的要求，可谓是机遇与挑战并存。
二、监狱档案管理推进策略
（一）重新定位监狱档案机构功能
按照我国档案管理机构的设置及划分，监狱内档案管理机构承担本单位职能活动中直接形成的具有保存价值的各种类型、载体的历史记录的管理任务，具有单位档案室的本质属性。但一直以来局囿于管理体制、档案馆库负荷等方面的原因，国家各级综合性档案馆档案接收范围中，绝大多数未涉及本级监狱档案的交接。室藏档案经过多年的积累，类型丰富、载体多样、数量庞大，初步具备专业性档案馆的规模和特性;监狱行政管理部门的档案机构也只负责本机关档案材料的管理——监狱档案机构及其室藏成为了事实上的“孤岛”。因此，在新修订的《档案法》正式实施，司法部有序推进“智慧监狱”建设的背景下，监狱内档案管理机构功能需要重新定位，接受本级档案行政机关、监狱行政管理机关的双重业务指导，对本单位党务、狱政、组织人事、监管改造等活动中形成的记录材料进行一体化的管理，凸显履行刑罚执行职能中的档案和档案管理特色，不負档案人“为党管档，为国守史，为民服务”的使命。 同时，应切实发挥监狱行政管理机关的职能。在执行国家、本地区统一的档案工作法律法规、方针和政策的前提下，完善本地区监狱档案管理的制度体系。作为监狱行政管理机关，上海监狱管理局的做法值得借鉴，近年来先后制定、修订《上海市监狱管理局档案管理办法》《上海市监狱局文书档案管理规范》《上海市监狱管理局罪犯档案管理规定》及《上海市监狱管理局建设项目档案管理规定》等多项制度规定，推进全局及本系统档案管理的标准化、规范化建设;自2017年开始，分三批次向上海市档案馆移交15988卷文书档案（1949年-2000年形成），且实现实体档案与电子档案同步移交进馆。监狱档案资源在国家档案实体管理系统中占有了一席之地。[1]
（二）健全档案工作规章制度，完善档案管理与检索的标准化体系
首先，推进健全文件材料（传统的纸质文件、电子文档）的归档制度。监狱内部各种门类的档案，无论目前采用怎样的管理体制，均应当遵循维护档案的完整统一原则，对具体的归档范围，归档文件整理方法，归档时间和要求作出具体规定;提升监狱干警（工作人员）的档案信息意识，健全归档工作责任制，并适时将其完成情况纳入相关干警（工作人员）的绩效考核指标。从调查结果发现，罪犯档案管理的规范化信息化亟待加强。[2]自2020年初开始，甘肃某监狱谋划从根本上解决以往因罪犯档案材料交接不清、责任不明以及档案材料存放随意甚至缺失不全，导致执法工作被动的问题。他们对罪犯档案管理建章立制、革新硬件，以分监区顺序集中储存，监区统一管理、专人负责，在档案保管、借用、收交、归档、移交等环节细化要求。同时，着眼于档案管理的信息化，建立起罪犯档案检索数据库，档案管理和利用的效率大大提升。
其次，应当探索建立档案的分级分类保管、提供利用制度。由于监狱系统的特殊性，档案中涉及国家、行业及单位秘密事务的比例相对较高，包括罪犯心理矫治心理咨詢活动中的档案资料，都要充分考量信息安全，以及对服刑人员基本权利的保护等因素，由各职能部门牵头，制定实行档案分级分类保管和利用的制度，依法确定开放共享的范围和程度。
（三）加强档案工作队伍建设
一是对在职档案人员的业务知识和技能培训。重点是不同载体类型的文件在归档后的管理、鉴定、数字化的环节，以及档案利用、编研的技能教育训练。二是关于档案人员知识和能力结构方面：档案人员要破除固有的唯档案实体安全的理念，还应熟悉档案的形成者职能及行使过程，掌握档案产生的过程和规律，明晰“家底”;基于“智慧监狱”建设、信息化语境下档案工作的开展，应厚植创新思维模式，学习探索智能类设施设备的使用，开阔视野、主动参与投入。三是建议保持档案工作人员队伍相对稳定。[3]
（四）以“智慧监狱”建设统领监狱档案信息资源的开发工作
首先，构建数据库方面：“智慧监狱”建设是以大数据为引领，将物联网、云计算、移动互联等信息技术与监管改造工作深度融合，对监狱各类信息进行实时、精确、全面地感知、整合和分析，充分发挥监狱信息化在坚守安全底线、践行改造宗旨中的作用，全面提升信息化服务监狱安全防范、执法管理、教育矫正、政务办公等各项工作的能力，促进以政治改造为统领的五大改造新格局的建立。[4]在“智慧监狱”建设标准中“数据信息全面准确”，是重要一环。最终在全国范围内建成监狱——省级——部级的三级数据中心，基础和难点同样在监狱。以“智慧监狱”建设为统领，以数据汇聚融合为契机，对从党的建设、狱政管理、干警队伍建设、罪犯监管教育、乃至基础设施、安保安防体系建设、科技创新等各领域产生的信息资源，实行一体化的归档管理，丰富完善数据库、实现信息共享，是新时代监狱档案部门的职责所在。
同时，多途径开发监狱档案信息资源。档案信息资料有别于其他文献的的真实性、原始性特点，使其在监狱理论研究、史志编写、监狱博物馆和陈列馆（室）等建设中，作为第一手史料备受青睐。笔者调研中注意到，近年布局的监狱陈列室（馆）建设中，载体丰富多彩的档案信息资料经过精心选择设计，辅之以数字、多媒体、网络等多种现代展示技术手段，以当之无愧的主角身份“惊艳”登场。在回顾我国监狱发展历程、总结监管改造工作规律、对外展现交流发展成就、激发监狱人民警察的职业荣誉感责任感、促进监狱文化建设等方面，档案信息资源的巨大潜在价值值得深入挖掘。
监狱档案工作对于新时期监狱事业发展具有重要意义，监狱档案信息资源也是社会记忆不可或缺的一部分。以新《档案法》实施、“智慧监狱”建设开展为契机，全面推进监狱档案工作高质量发展正当其时。
参考文献：
[1]上海市监狱管理局档案部门荣获“上海市档案系统先进集体”称号！[EB/OL].[2020-01-09].
http：//jyj.sh.gov.cn/n39/20200109/0042-10896.html 上海监狱.
[2]章海翔.监狱综合档案管理现状分析与思考[J].办公室业务.2012（09）：63，67.
[3]曹树兰.新时期监狱档案的管理与创新[J].产业与科技论坛.2012（11）：230-231.
[4]梁春雷，李建淼.“五大改造”新格局下持续推进智慧监狱建设的思考[J].中国司法.2019（07）：44-49.
基金项目：本文为司法部2021年度科研课题“智慧监狱档案信息资源管理研究 ”（编号21GH2016）的阶段性研究成果。
作者单位：中央司法警官学院
一、监狱档案管理现状调查
本调查自2020年12月发起，截至2021年7月初共回收有效问卷45份，涉及监狱36所，调查内容涵盖档案机构、档案人员、档案工作制度建设、档案管理情况、档案管理及开发服务五个方面。具体情况如下：
1.档案机构。监狱档案机构（档案室/馆/信息中心）稳定且独立的占74%，不稳定且非独立的占26%。档案机构编制紧张，2人以下的占63%，3-5人占32%，5人以上占5%。
2.档案人员。年龄结构偏大，58%人员年龄为41岁及以上，26%为31-40岁，16%为30岁及以下。文化程度大学本科居多约占63%，大专及以下占37%。调查中，95%的档案人员无档案管理专业及相关专业（图情）背景。79%由其他岗位调任（非专职），其中26%来自于党政部门，26%来自于监管工作，47%来自于其他工作岗位。
3.档案工作制度建设。基本制度健全。归档、档案保密、档案保管、档案阅览、档案借阅制度均达到调查对象总数的95%以上;文书立卷、档案鉴定、档案销毁、档案借用等制度也达到53%以上（图1）。制度执行情况：26%非常规范，47%比较规范，11%一般，11%执行制度随意性强。
4.档案管理状况。档案类型以罪犯档案、干警人事档案居多，占被调研对象的84%和79%;财会科技档案63%，党务档案占58%，行政管理、狱政档案均占42%，科技档案37%，工青妇档案11%（图2）。从档案管理体制来看，47%的调查对象为分设机构的管理体制，只有26%实行综合性的一体化档案管理。68%的调查对象设置了人事档案室和罪犯档案室，37%设置了文书档案室，5%和11%设置了科技档案室及其他。47%的调查对象执行统一归档等档案工作制度。分设档案机构情形下，各机构各自为政，37%自行制定相关制度（图3）。
绝大多数无符合档案保管要求的专用库房，26%由普通办公用房改建而成，甚至有5%是临时性的库房或没有档案库房。库房内专用设施配套情况不容乐观，非常齐全的仅为32%，比较齐全的占37%，只有专用档案装具占26%。必需的温湿度调节、专用柜架很难满足。
5.档案管理及开发服务。74%的调查对象能够做到文件材料按时、齐全归档：26%无统一要求，各部门自行确定归档时间和要求进行归档，11%无归档要求（图4）。相对而言，罪犯档案和干警人事档案的归档完成规范、及时。
纸质与电子文档同时归档仅为32%，58%处于部分档案实行计算机存储检索阶段，21%实现档案信息全部计算机存储、检索，21%尚处于手工管理、检索阶段。档案检索工具体系建设情况，大部分只具备最基本的检索工具。 26%已形成功能完备的检索工具体系，53%只具备最基本的检索工具。37%尚全部使用上级/国家通用保管期限表，37%编制有本单位的档案保管期限表， 21%只编制有本单位文书档案保管期限表。档案信息开发服务的领域主要为组织人事工作、罪犯监管改造工作和行政管理，分别占比84%、68%和63%。在党务工作、“智慧监狱”建设的数据监狱陈列室建设和准备方面，分别占比42%、42%和37%，生产管理仅为26%。
提供利用的方式停留在查阅、借用、档案复制达到95%、84%和74%。仅有37%调查对象提及用于档案参考资料的编写。53%开展了档案部门编研工作，高层次的参考资料编写等工作开展极少。编研成果局限于监狱工作年鉴、大事记、文件汇编及组织机构沿革，分别占到58%、47%、37%、37%;58%能做到及时反馈、统计利用效果的跟踪反馈;53%围绕中心工作与其他部门的交流沟通机制尚未建立起来，即使有，也是被动为之，及时、主动沟通的占37%，甚至有11%无沟通。
总体来看，监狱缺乏专业的档案管理人员，管理手段落后，方法不科学，归档制度执行不规范，档案存储空间不足，导致杂乱甚至丢失等方面问题比较突出;建立完善档案智能管理平台、业务管理系统和信息管控平台，发挥刑罚执行、狱政管理、教育改造、生活卫生等数据信息的重要作用，以及系统整合、资源共享、信息一体化建设，这些同时又向监狱档案管理提出了更高的要求，可谓是机遇与挑战并存。
二、监狱档案管理推进策略
（一）重新定位监狱档案机构功能
按照我国档案管理机构的设置及划分，监狱内档案管理机构承担本单位职能活动中直接形成的具有保存价值的各种类型、载体的历史记录的管理任务，具有单位档案室的本质属性。但一直以来局囿于管理体制、档案馆库负荷等方面的原因，国家各级综合性档案馆档案接收范围中，绝大多数未涉及本级监狱档案的交接。室藏档案经过多年的积累，类型丰富、载体多样、数量庞大，初步具备专业性档案馆的规模和特性;监狱行政管理部门的档案机构也只负责本机关档案材料的管理——监狱档案机构及其室藏成为了事实上的“孤岛”。因此，在新修订的《档案法》正式实施，司法部有序推进“智慧监狱”建设的背景下，监狱内档案管理机构功能需要重新定位，接受本级档案行政机关、监狱行政管理机关的双重业务指导，对本单位党务、狱政、组织人事、监管改造等活动中形成的记录材料进行一体化的管理，凸显履行刑罚执行职能中的档案和档案管理特色，不負档案人“为党管档，为国守史，为民服务”的使命。 同时，应切实发挥监狱行政管理机关的职能。在执行国家、本地区统一的档案工作法律法规、方针和政策的前提下，完善本地区监狱档案管理的制度体系。作为监狱行政管理机关，上海监狱管理局的做法值得借鉴，近年来先后制定、修订《上海市监狱管理局档案管理办法》《上海市监狱局文书档案管理规范》《上海市监狱管理局罪犯档案管理规定》及《上海市监狱管理局建设项目档案管理规定》等多项制度规定，推进全局及本系统档案管理的标准化、规范化建设;自2017年开始，分三批次向上海市档案馆移交15988卷文书档案（1949年-2000年形成），且实现实体档案与电子档案同步移交进馆。监狱档案资源在国家档案实体管理系统中占有了一席之地。[1]
（二）健全档案工作规章制度，完善档案管理与检索的标准化体系
首先，推进健全文件材料（传统的纸质文件、电子文档）的归档制度。监狱内部各种门类的档案，无论目前采用怎样的管理体制，均应当遵循维护档案的完整统一原则，对具体的归档范围，归档文件整理方法，归档时间和要求作出具体规定;提升监狱干警（工作人员）的档案信息意识，健全归档工作责任制，并适时将其完成情况纳入相关干警（工作人员）的绩效考核指标。从调查结果发现，罪犯档案管理的规范化信息化亟待加强。[2]自2020年初开始，甘肃某监狱谋划从根本上解决以往因罪犯档案材料交接不清、责任不明以及档案材料存放随意甚至缺失不全，导致执法工作被动的问题。他们对罪犯档案管理建章立制、革新硬件，以分监区顺序集中储存，监区统一管理、专人负责，在档案保管、借用、收交、归档、移交等环节细化要求。同时，着眼于档案管理的信息化，建立起罪犯档案检索数据库，档案管理和利用的效率大大提升。
其次，应当探索建立档案的分级分类保管、提供利用制度。由于监狱系统的特殊性，档案中涉及国家、行业及单位秘密事务的比例相对较高，包括罪犯心理矫治心理咨詢活动中的档案资料，都要充分考量信息安全，以及对服刑人员基本权利的保护等因素，由各职能部门牵头，制定实行档案分级分类保管和利用的制度，依法确定开放共享的范围和程度。
（三）加强档案工作队伍建设
一是对在职档案人员的业务知识和技能培训。重点是不同载体类型的文件在归档后的管理、鉴定、数字化的环节，以及档案利用、编研的技能教育训练。二是关于档案人员知识和能力结构方面：档案人员要破除固有的唯档案实体安全的理念，还应熟悉档案的形成者职能及行使过程，掌握档案产生的过程和规律，明晰“家底”;基于“智慧监狱”建设、信息化语境下档案工作的开展，应厚植创新思维模式，学习探索智能类设施设备的使用，开阔视野、主动参与投入。三是建议保持档案工作人员队伍相对稳定。[3]
（四）以“智慧监狱”建设统领监狱档案信息资源的开发工作
首先，构建数据库方面：“智慧监狱”建设是以大数据为引领，将物联网、云计算、移动互联等信息技术与监管改造工作深度融合，对监狱各类信息进行实时、精确、全面地感知、整合和分析，充分发挥监狱信息化在坚守安全底线、践行改造宗旨中的作用，全面提升信息化服务监狱安全防范、执法管理、教育矫正、政务办公等各项工作的能力，促进以政治改造为统领的五大改造新格局的建立。[4]在“智慧监狱”建设标准中“数据信息全面准确”，是重要一环。最终在全国范围内建成监狱——省级——部级的三级数据中心，基础和难点同样在监狱。以“智慧监狱”建设为统领，以数据汇聚融合为契机，对从党的建设、狱政管理、干警队伍建设、罪犯监管教育、乃至基础设施、安保安防体系建设、科技创新等各领域产生的信息资源，实行一体化的归档管理，丰富完善数据库、实现信息共享，是新时代监狱档案部门的职责所在。
同时，多途径开发监狱档案信息资源。档案信息资料有别于其他文献的的真实性、原始性特点，使其在监狱理论研究、史志编写、监狱博物馆和陈列馆（室）等建设中，作为第一手史料备受青睐。笔者调研中注意到，近年布局的监狱陈列室（馆）建设中，载体丰富多彩的档案信息资料经过精心选择设计，辅之以数字、多媒体、网络等多种现代展示技术手段，以当之无愧的主角身份“惊艳”登场。在回顾我国监狱发展历程、总结监管改造工作规律、对外展现交流发展成就、激发监狱人民警察的职业荣誉感责任感、促进监狱文化建设等方面，档案信息资源的巨大潜在价值值得深入挖掘。
监狱档案工作对于新时期监狱事业发展具有重要意义，监狱档案信息资源也是社会记忆不可或缺的一部分。以新《档案法》实施、“智慧监狱”建设开展为契机，全面推进监狱档案工作高质量发展正当其时。
参考文献：
[1]上海市监狱管理局档案部门荣获“上海市档案系统先进集体”称号！[EB/OL].[2020-01-09].
http：//jyj.sh.gov.cn/n39/20200109/0042-10896.html 上海监狱.
[2]章海翔.监狱综合档案管理现状分析与思考[J].办公室业务.2012（09）：63，67.
[3]曹树兰.新时期监狱档案的管理与创新[J].产业与科技论坛.2012（11）：230-231.
[4]梁春雷，李建淼.“五大改造”新格局下持续推进智慧监狱建设的思考[J].中国司法.2019（07）：44-49.
基金项目：本文为司法部2021年度科研课题“智慧监狱档案信息资源管理研究 ”（编号21GH2016）的阶段性研究成果。
作者单位：中央司法警官学院