摘要：用Word中的“邮件合并”功能制作校友会通知单省时省力，效率高。
　　关键词：邮件合并
　　中图分类号：TP391.12文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2013) 07-0000-02
　　“邮件合并”是Word的一项高级功能，可以批量处理和打印邮件，如学校组织校友会，如果把校友的信息数据整理在Excel中，再用Word录入编辑成校友会通知这样费时费力还效率低，我们可以用Word中的“邮件合并”功能来实现这个制作过程，省时省力，效率高。具体操作步骤如下：
　　1创建校友会通知单主文档
　　在Word中创建校友会通知单主文档，根据校友会通知单上面的内容进行编辑文字，其中姓名、地点、年届空着不填，如图1所示：
　　
　　图1
　　2设置数据源
　　在Word中，单击“工具”菜单→“信函与邮件”→“邮件合并”→“信函”文档类型→“下一步：正在启动文档”，如图2所示：
　　
　　图2图3
　　选择“使用当前文档”选项→“下一步：选取收件人”然后→选择“使用现有列表”选项→“浏览”，如图3所示：
　　把姓名、地点、年届等校友信息保存在Excel工作表中，这就是数据源文件，找到该文件，如图4所示：
　　
　　图4
　　“选择表格”对话框→“确定”按钮，这时出现“邮件合并收件人”对话框→“全选”按钮→“确定”按钮，如图5所示：
　　
　　图5
　　3插入数据域
　　把光标定位在校友会通知单文档中的“同学”的前面，单击“下一步：撰写信函”，→“其他项目……”如图6所示：
　　
　　图6
　　把光标移动在需要引用数据的地方，单击“插入域”按钮，如定位在主文档中“姓名”的前面插入合并域，再单击“插入”按钮，如图7所示：
　　
　　图7
　　同样的方法，将光标定位在主文档中“举行”前面，“其他项目”→“插入合并域”选择“地点”再单击“插入”，然后再将光标定位在主文档中“届”前面，“其他项目”→“插入合并域”选择“年届”再单击“插入”即可。
　　4完成合并
　　插入完成后，单击“预览信函”→“完成合并”→“编辑个人信函”，在“合并新文档”对话框中选中“全部”选项后，单击“确定”按钮，如图8所示，这样就完成了新文档的合并。
　　
　　图8
　　最后稍作调整，校友会通知单就全部编辑完成，就可以打印了。邮件合并的功能强大、用途很广，我们也可用同样的方法来做获奖证书、成绩单、工资条等等。总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！
　　参考文献：
　　[1]封新亚,周秀会.中文WORD2000使用详解[M].机械工业出版社,2000:62-64.
　　[作者简介]张立娣（1980.8-），女，汉族，河北石家庄人，大学本科，助教，研究方向：计算机基础教育。