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现代社会中,信息技术发展很迅猛,并且已经普及,中小企业要想在市场中立于不败之地,必须进行信息化建设,所以信息化建设就成为企业获取竞争优势的最终选择。我们本次的探讨对象就是这样一家名为米兰瓷砖企业来探讨中小企业信息化建设之路。
该企业成立于1999年。是典型的民营企业,企业在成立后存在以上那些民营企业所存在的问题,在领导决定通过信息化对对企业进行了大刀阔斧的改革后,取得了非常显著的效果,企业发生了质的变化。今天的米兰陶瓷有限公司已经成为了中国规模最大的现代化陶瓷企业之一,现有职工1300多人,占地面积500多亩,总资产5亿元,拥有五个陶瓷分厂,8条自动化高速生产线,年生产能力2600多万平方米,年产值4亿元。企业发展非常成功。我这次目的就是想通过对该企业的研究,总结出我对中小企业实行信息化管理的一家之谈。
在企业刚成立的时候,虽然存在生产的计划性不强,库存管理等有很大随意性等问题,但是由于规模比较小,这些问题并没有暴露出来,然而,市场需求的不断放大,公司业务的不断扩张,尤其是市场变化频率的加快,无一不对米兰管理运行的效率提出了新的挑战。在产品个性化需求的推动下,对资源调配的合理性和材料供应的及时性等方面的要求更高了,但是由于各项工作完全采用手工核算,制约了公司的发展。主要表现在以下四个方面:
1.财务不能实时监控全公司的资金运作、物流运转等情况。购、销、存、生产各环节数据不能集中管理,不能和财务一体化。
2.由于采购部与库房无法共享,每次采购部在做采购订单时都要到库房,通过手工方式对库存情况进行核查。另外,采购部在以往的采购计划中没有余量化的概念,订单什么时候下,什么时候交货,随意性很强。
3.由于各部门相对独立,数据的来源和标准不一致,财务部门在统计、核算时,常常与各部门的数据不符,不得不重新核对数据。有时候一次核对不清楚,还要进行多次核对,大大增加了财务部门的工作量。
4.内部的管理也存在着很多问题,诸如成本管理不系统,造成产品成本居高不下;
公司要发展壮大,必须要控制生产成本。在这些问题面前,企业领导一心想着变革。然而,在传统的管理模式下,很难有所作为。企业如何解决好这些问题,就成为了事关企业能否继续发展的关键。企业到了一个瓶颈期。领导根据当时企业的实际情况和需要有选择的购买了信息化软件中的订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运销,财务这几个部分。
通过前期调研,企业很快确定了明确的项目目标,即以企业局域网为技术平台,使用用友通系统的总账、财务报表、固定资产、工资、采购、销售、库存、核算、财务分析等模块。通过系统加强资金流与物流、生产的协同,实现企业内外资源的集成,并借助于用友通的管理系统性、数据共享性、动态应变性等特点适时提供销售、生产、供应及财务数据和信息,协助公司领导和各级管理人员随时掌握各方面的运行状况,不断改善经营决策,提高公司的应变能力。经过近2个月的实施后,计算机统计汇总出的数据报表与手工报表的基本一致,米兰信息一体化上线的一个重要的环节就是人员的培训,企业工作人员计算机的操作水平参差不齐,在企业实施一体化之前企业的部分人员往往没有意识到或者刚刚意识到计算机的操作的重要性,有的人员仅仅只会用报税软件,而有的也只是用计算机做一些简单的表格,对管理软件的认识很少,再加上年纪大的人员对软件操作的接受能力也偏低,经过销售工程师的耐心讲解和演示,数次组织财务人员到用友公司进行培训,并设立考核,在短时间内大家对软件的操作有了很大的理解和认识。决定以计算机系统全面代替以往手工财务记账方式。7月,该项目顺利通过了双方共同组织的财务与业务一体化项目验收。
经过几个月的运行,系统的作用逐渐显现,米兰的管理发生了明显的变化。主要体现在以下几个方面。
1.建立数据中心、数据高度共享“数出一门,全厂使用”。财务核算中心、物流管理中心、决策支持中心的数据共同放在一个机房,用NT连接形成数据中心,集中维护,非常利于数据的综合利用。现在,企业的大多数部门都已统一在了一个信息管理平台上,一次输入、多道审核,保证数据准确。在各子系统直接录入的原始单据,由计算机自动生成记账凭证传入总账系统,并且自动登记各相关账户,如出、入库单、发票信息一次录入,仓库、财务以及各业务部门共同使用,实现了数据共享和信息的有机集成。
2.工作效率更高、更正确信息的共享和数据传递的及时、准确,给各个部门都带来了明显的效率,其中最明显的就是库房管理。原来库存的料品没有规范的编号,通过系统把8000多种原材料的基础数据全都统一起来,料品都通过编码系统整理,名称、规格一清二楚,要查什么料品,只要通过系统就可以查到。在财务部,由于数据录入惟一入口的确立,大大减少了各部门之间的扯皮现象,各种报表的生成也能在瞬间完成,使企业的财务核算水平与效率大幅提高。
3.管理会计思想到处体现从财务核算到各业务工作都做到事前预测、事中控制、事后分析,如部门费用预算、应收应付信用额度控制、成本考核、销售分析等。在手工记账的情况下,难以提供及时准确的数据,进而影响生产。现在,每种原料、辅助材料的库存量可随时调取,不仅为生产和采购的制定提供了方便,又实现了库存占用资金的最小化。通过企业信息化建设,改变了过去粗放的成本管理,实现了按产品单独核算成本,快捷、准确地为领导提供成本信息。使企业在产品采购和产品销售过程中,彻底摆脱了以往那种粗放式管理方式,实现了精细化管理,企业的利润显著提高。
通过整个软件系统的应用,不但在财务、销售、采购及仓库业务管理方面实现了信息化和集成化,解决原来管理中不易察觉的一些漏洞,比如:盘赢,盘亏,丢失单据,单据满天飞,使公司的工作流程和职能达到了最佳的规范和优化,提高了工作效率。企业的信息化管理基本建成。
该企业成立于1999年。是典型的民营企业,企业在成立后存在以上那些民营企业所存在的问题,在领导决定通过信息化对对企业进行了大刀阔斧的改革后,取得了非常显著的效果,企业发生了质的变化。今天的米兰陶瓷有限公司已经成为了中国规模最大的现代化陶瓷企业之一,现有职工1300多人,占地面积500多亩,总资产5亿元,拥有五个陶瓷分厂,8条自动化高速生产线,年生产能力2600多万平方米,年产值4亿元。企业发展非常成功。我这次目的就是想通过对该企业的研究,总结出我对中小企业实行信息化管理的一家之谈。
在企业刚成立的时候,虽然存在生产的计划性不强,库存管理等有很大随意性等问题,但是由于规模比较小,这些问题并没有暴露出来,然而,市场需求的不断放大,公司业务的不断扩张,尤其是市场变化频率的加快,无一不对米兰管理运行的效率提出了新的挑战。在产品个性化需求的推动下,对资源调配的合理性和材料供应的及时性等方面的要求更高了,但是由于各项工作完全采用手工核算,制约了公司的发展。主要表现在以下四个方面:
1.财务不能实时监控全公司的资金运作、物流运转等情况。购、销、存、生产各环节数据不能集中管理,不能和财务一体化。
2.由于采购部与库房无法共享,每次采购部在做采购订单时都要到库房,通过手工方式对库存情况进行核查。另外,采购部在以往的采购计划中没有余量化的概念,订单什么时候下,什么时候交货,随意性很强。
3.由于各部门相对独立,数据的来源和标准不一致,财务部门在统计、核算时,常常与各部门的数据不符,不得不重新核对数据。有时候一次核对不清楚,还要进行多次核对,大大增加了财务部门的工作量。
4.内部的管理也存在着很多问题,诸如成本管理不系统,造成产品成本居高不下;
公司要发展壮大,必须要控制生产成本。在这些问题面前,企业领导一心想着变革。然而,在传统的管理模式下,很难有所作为。企业如何解决好这些问题,就成为了事关企业能否继续发展的关键。企业到了一个瓶颈期。领导根据当时企业的实际情况和需要有选择的购买了信息化软件中的订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运销,财务这几个部分。
通过前期调研,企业很快确定了明确的项目目标,即以企业局域网为技术平台,使用用友通系统的总账、财务报表、固定资产、工资、采购、销售、库存、核算、财务分析等模块。通过系统加强资金流与物流、生产的协同,实现企业内外资源的集成,并借助于用友通的管理系统性、数据共享性、动态应变性等特点适时提供销售、生产、供应及财务数据和信息,协助公司领导和各级管理人员随时掌握各方面的运行状况,不断改善经营决策,提高公司的应变能力。经过近2个月的实施后,计算机统计汇总出的数据报表与手工报表的基本一致,米兰信息一体化上线的一个重要的环节就是人员的培训,企业工作人员计算机的操作水平参差不齐,在企业实施一体化之前企业的部分人员往往没有意识到或者刚刚意识到计算机的操作的重要性,有的人员仅仅只会用报税软件,而有的也只是用计算机做一些简单的表格,对管理软件的认识很少,再加上年纪大的人员对软件操作的接受能力也偏低,经过销售工程师的耐心讲解和演示,数次组织财务人员到用友公司进行培训,并设立考核,在短时间内大家对软件的操作有了很大的理解和认识。决定以计算机系统全面代替以往手工财务记账方式。7月,该项目顺利通过了双方共同组织的财务与业务一体化项目验收。
经过几个月的运行,系统的作用逐渐显现,米兰的管理发生了明显的变化。主要体现在以下几个方面。
1.建立数据中心、数据高度共享“数出一门,全厂使用”。财务核算中心、物流管理中心、决策支持中心的数据共同放在一个机房,用NT连接形成数据中心,集中维护,非常利于数据的综合利用。现在,企业的大多数部门都已统一在了一个信息管理平台上,一次输入、多道审核,保证数据准确。在各子系统直接录入的原始单据,由计算机自动生成记账凭证传入总账系统,并且自动登记各相关账户,如出、入库单、发票信息一次录入,仓库、财务以及各业务部门共同使用,实现了数据共享和信息的有机集成。
2.工作效率更高、更正确信息的共享和数据传递的及时、准确,给各个部门都带来了明显的效率,其中最明显的就是库房管理。原来库存的料品没有规范的编号,通过系统把8000多种原材料的基础数据全都统一起来,料品都通过编码系统整理,名称、规格一清二楚,要查什么料品,只要通过系统就可以查到。在财务部,由于数据录入惟一入口的确立,大大减少了各部门之间的扯皮现象,各种报表的生成也能在瞬间完成,使企业的财务核算水平与效率大幅提高。
3.管理会计思想到处体现从财务核算到各业务工作都做到事前预测、事中控制、事后分析,如部门费用预算、应收应付信用额度控制、成本考核、销售分析等。在手工记账的情况下,难以提供及时准确的数据,进而影响生产。现在,每种原料、辅助材料的库存量可随时调取,不仅为生产和采购的制定提供了方便,又实现了库存占用资金的最小化。通过企业信息化建设,改变了过去粗放的成本管理,实现了按产品单独核算成本,快捷、准确地为领导提供成本信息。使企业在产品采购和产品销售过程中,彻底摆脱了以往那种粗放式管理方式,实现了精细化管理,企业的利润显著提高。
通过整个软件系统的应用,不但在财务、销售、采购及仓库业务管理方面实现了信息化和集成化,解决原来管理中不易察觉的一些漏洞,比如:盘赢,盘亏,丢失单据,单据满天飞,使公司的工作流程和职能达到了最佳的规范和优化,提高了工作效率。企业的信息化管理基本建成。