基于生命周期的高校突发事件应急信息管理研究

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  【摘要】高校突发事件频发,给高校师生带来身心和财产上的损失,而信息是高校突发事件应急决策的关键,加强信息管理有利于减少高校突发事件的损失。本文着重分析基于生命周期视角高校突发事件和信息管理理论研究,并针对高校突发事件的“四个阶段”,从信息搜集、信息决策、信息沟通和信息反馈四个方面提出适用于高校的可操作性的对策,有利于高校应急管理能力的提升。
  【关键词】生命周期;高校突发事件;信息管理
  
  一、问题提出背景
  
  改革开放三十年来,我国取得了举世瞩目的巨大成绩,但同时,正经历着“经济转轨、社会转型的”关键时期,也是国家的人均GDP处于500美元至3000美元的发展阶段,处于“经济容易失调,社会容易失序,心理容易失衡,行为容易失范”的非稳定状态。同时人们赖以生存的环境不断恶化,气象海洋灾害,洪涝干旱灾害,地质地震灾害时刻威胁着人们的生命和财产安全。高校处于并不安全的社会和自然环境中,也受到各种突发事件的严重威胁,不仅影响了正常的校园秩序,给学校、师生甚至社会带来了严重危害。随着高等教育大众化趋势,我国高校招生规模逐年扩招,据教育部网站最新统计数据显示,截止2010年12月30日,我国各类高等教育学校(机构)共有在校生3200万余人,如此庞大的规模使突发事件在高校发生的概率激增,高校突发事件应急管理研究得到许多学者的关注。然而在信息高速发展的时代,掌握信息等于掌握决策主动权。信息对于突发事件应急同样具有重要作用,信息是知识的来源、决策的依据、控制的灵魂、管理的基础,信息管理是应急管理不可或缺的关键部分,突发事件应急管理过程可以看作是信息的从输入到输出的信息管理过程。一个有效的信息管理能够采集突发事件的相关数据,为应急决策提供支持,有利于高校应急管理能力的提升。
  
  二、相关概念阐述
  
  (一)高校突发事件
  突发事件是我国约定俗成的名词,在国外常使用“危机”“紧急事务”等词。突发事件并不能简单的从字面意思理解为“突然发生的事件”,作为专用名词的“突发事件”有其深层次的含义。因此国内学者对突发事件有不同的界定。
  秦启文等人将突发事件界定为:突发事件是指在某种必然因素支配下出人意料地发生,给社会造成严重危害、损失或影响且需要立即处理的负面事件。此定义认为突发事件是某种必然因素作用的结果,强调了突发事件的突发性、危害性及产生负面影响的特点。
  笔者比较认同秦启文的界定,一方面他以哲学的观点强调了突发事件的必然性和因果关系,突发事件的爆发必然有“某种必然因素”作用;其次他充分说明了突发事件的特点:突发性、危害性和紧急性;最后概括了突发事件的实质“负面事件”。
  高校突发事件是对突发事件的发生地和影响范围进行限定的事件,因此笔者将高校突发事件界定为在高校内或者在高校外发生但涉及到高校师生的,突然发生的,由某种必然因素导致的,威胁师生人身和财产安全,可能影响正常的校园秩序,或带来其他不良后果,需要政府或学校管理者立即处理的事件。
  (二)应急信息管理
  现代意义的信息是美国学者维纳和申农于1948年在各自的研究中分别提出,奠定了信息科学研究的基础。中国科学院计雷研究员认为信息是数据经过若干个加工处理过程后所得的制成品。Stroetmann认为信息管理是对信息资源与相关信息过程进行规划、组织和控制,是一种沿着价值链的信息资源管理。
  应急信息管理就是突发事件的全过程为基础,利用相关的信息技术和方法进行应急管理所进行的信息输入、信息转换、信息输出的全过程管理,从而为应急管理决策机构提供足够的信息服务,以便有效的进行应急管理。
  
  三、基于生命周期高校突发事件和信息管理理论研究
  
  (一)高校突发事件的生命周期
  史蒂文·芬克(1986)在《危机管理:对突发事件的准备》一书中,首次提出了危机的生命周期理论,是最早采用医学术语描述危机生命周期的学者。他把危机生命周期划分为四个阶段:征兆期、爆发期、延续期和痊愈期。因此,按照芬克的生命周期理论,结合高校突发事件的特点,可将高校突发事件分为潜伏期、爆发期、蔓延期、恢复期四个阶段,见图3.1。其特征描述如下:
  潜伏期:潜伏期是危机从量变到质变的过程,是导致突发事件发生的各种诱因逐渐积累的过程,这个过程中可能具有危机征兆,若能及时发现,并采取措施将危机遏制在萌芽中。这个阶段应制定周密、详尽的应急预案,并进行救援培训和演练,建立预警系统。
  爆发期:当各种诱因积累到一定程度,就会导致突发事件的发生,影响组织的正常运转秩序,给组织及其成员带来财产损失,甚至生命威胁,组织的管理层将面对来自各方的压力。例如学校爆发突发事件,将面临来自学生、家长、网络、媒体、公众等各方面的压力。此时,如果突发事件不能得到有效遏制,事件将进一步升级,影响的范围和强度都将增大,带来意向不到的损失。当突发事件爆发时,应立即采取行动,激活应急预案,启动应急系统,以挽救生命、减少损失。
  蔓延期:组织着手控制突发事件的事态,包括调查、决策、控制事件的危害与程度、沟通等。这一时间,组织决策者面对信息的不完全性,进行最优决策,是对管理者的一个考验,其决策水平和决策速度直接影响事件处理效果。
  恢复期:这个时期,突发事件已经基本得到遏制,为了尽快恢复组织的正常秩序,应立即启用善后恢复机制。恢复分为短期恢复和长期恢复,短期恢复主要是对重要的生活支持系统的复原,长期恢复是对受灾地区的彻底恢复,使得复原至灾前生活水平。恢复的主要措施包括:包括对受灾群众的安置,心理恢复的长效干预机制,对风险进行评估,保证救灾资金和人员的到位。同时,应及时总结经验,对突发事件应急管理进行变革和创新,以预防实践的再次发生。
  (二)信息的生命周期管理
  基于信息生命周期的应急管理看以看作信息监测、信息收集、信息处理、心理利用和信息反馈的过程,简单的说是信息输入、信息转换和信息输出的过程,也就是一个信息生命周期过程。
  信息输入阶段是要收集征兆信息,包括搜集信息、识别和评估信息,建立预警系统。输入阶段的目标是迅速决策将突发事件遏制的萌芽中,或者及时采取措施,避免危机扩大和升级,造成严重损失。预警信息的及时准确有利于预警系统的正常运行,但是由于人们能力的局限导致信息信号选择失误,信息的绝对滞后限制导致最佳决策机会的丧失,组织管理机制、预警系统不完善导致不能获得安全信息。在这样信息不完全条件下,易导致突发事件预警系统的失灵,所以要提升预警系统的可靠性,科学而又及时的维护系统。因此,输入阶段的信息管理主要表现为将征兆信息的收集和分类分级,充分考虑历史事件的背景信息,最后综合不同信息源的定性定量信息确认危机。
  信息转换阶段主要是确认危机,启动预警、预案系统,迅速决策,同时关注信息流动,确保危机沟通富有成效。突发事件的爆发会在短时间内迅速产生和传播大量信息,但是可靠性不足,真伪难辨。应急管理决策主要表现为非程序性决策,决策人员必须在十分有限的时间内辨别真伪,迅速决策,必然承受巨大压力而高度紧张,决策的速度和科学性有利于控制突发事件,而决策的效率取决于突发事件爆发期和蔓延期的信息管理,主要表现为利用各种方法采集信息;利用网络系统保证信息传递渠道的畅通、快速。
  信息输出阶段是要组织开展突发事件全过程的调查分析,以便收集、整理、分析、利用各方信息制定危机恢复对策。实体恢复的信息管理主要表现为根据各个周期的信息计量,按照危害的程度和范围、相关利益者的需求缓急程度、现存的资源状况分类排列,有序恢复。形象恢复的信息管理表现为信息的深度沟通和展现,建立应急管理网站,展现有效的应急管理信息,指导缓解压力信息等。
  
  四、基于生命周期高校突发事件和信息管理对策研究
  
  (一)基于生命周期的高校突发事件信息管理理念
  基于生命周期的高校突发事件信息管理是基于结果管理向过程管理转变,片段管理向整体管理转变的理念。因此将高校突发事件看作具有潜伏期、爆发期、蔓延期和恢复期四个阶段的生命周期,潜伏期信息表现为输入状态,爆发期和蔓延期信息表现为转换状态,恢复期信息表现为输出状态,具体的信息活动表现为信息收集、信息决策、信息沟通和信息反馈。
  (二)基于生命周期的高校突发事件信息管理对策
  粟湘认为信息生命周期管理在纵向的应用层级由低到高可以分为存储层、管理层和应用层的三个层次,在横向的管理阶段可以分为创建、采集、组织、存储、利用、清理六个阶段,呈现了一个信息生命周期的立体结构。
  向立文认为应该构建包括信息收集机制、信息整理机制、信息沟通机制和信息反馈机制的科学有效的管理机制。因此,笔者结合高校实际,分别从高校突发事件的信息收集、信息决策、信息沟通和信息反馈提出可操作性的对策。
  1、建立高校突发事件信息收集机制
  奥斯本和盖布勒认为危机管理的目的是“使用少量的钱预防,而不是花大量钱治疗。”应急管理的关键在于预防,而预防的关键在于信息收集。
  首先,建立纵向到底横向到边的突发事件信息收集网络。根据高校的教学管理特点,应建立以辅导员为核心,纵向学校—学院—学生三级信息收集体系和横向社会-家长-网络多渠道联动收集机制。因此,高校应加强辅导员队伍建设,提高辅导员队伍的整体素质和能力,在高校突发事件中起好纽带作用,一方面了解学生的思想动态,加强思想政治教育,另一方面及时向学校和家长反映学生异动情况。
  其次,加强信息收集的硬件环境建设。有效的信息收集有赖于现代化的科技手段,但是,由于我国的资金投入有限,不可能实现信息收集的完全现代化,只能在有限的资源下,尽量建立半科技化的信息收集网络。可建立高效而优化的校园网络,以此为基础,以信息过滤技术为手段,收集网络信息动态。例如,2010年10月17日,部分城市开展涉日游行,校方可通过博客、空间等了解学生思想动向,以及时采取措施,防止游行演变或被利用。
  最后,建立高校突发事件信息库。应加强收集信息的整合再利用,零散的、临时的信息不能为决策提供有效支持,只有运用科学的分类分级方法,对收集信息进行整合,同时,可建立高校突发事件的预案库、案例库、特殊任务信息库等等,分门别类管理,加强信息的有效利用。
  2、建立高校突发事件信息决策机制
  高校突发事件具有突发性、危害性、诱因复杂性、人群敏感性等特点,所以高校突发事件一经发生,必然引起师生的强烈反应,信息量骤增,一时间,信息可靠与否,真伪信息共存,流言不胫而走,给决策带来很大的干扰因素。因此,应加强信息过滤、诊断和评价的流程的完善,设置专门的信息处理机构,整合信息资源,确定事件发生的等级,迅速决策,启动预警系统,调用预案,加强基于信息的决策体制建设。
  3、建立高校突发事件信息沟通机制
  首先,高校应建立及时信息发布机制,可通过新闻发言人制度表示学校有能力处理好突发事件,并接受媒体和公众的监督,同时,及时报告事件进展情况,伤亡和损失数据等,尽量从内部向外扩散消息,掌握应急管理的主动权。也可通过学校主页发布新闻的方式进行及时信息发布,消除公众的恐慌和焦虑情绪等。其次,加强横向应急联动、畅通纵向沟通渠道。除了应对媒体的外部沟通,还应畅通内部沟通网络,保证突发事件中各部门的有效协作,保证信息的的继续传达。
  4、建立高校突发事件信息反馈机制
  高校突发事件的恢复包括有形是物质、财产恢复,和无形的高校形象和师生心理重塑,这都有赖于对高校突发事件过程中的信息反馈,信息反馈有利于总结经验,修改预案,完善高校应急管理流程。除收集应急管理过程中的信息收集和反馈阶段的经验总结,还可建立应急反应网站,拓宽信息反馈渠道,采用头脑风暴法,让师生畅所欲言,倾听基层的声音,为总结表彰,责任落实提供参考依据。
  
  五、总结和展望
  
  基于生命周期理论的高校突发事件应急信息管理理论和实践的研究具有一定的创新性,特别是针对高校突发事件的四个阶段的信息管理对策研究有利于提升高校应急管理能力和效率。但是,由于时间和能力限制,在信息管理的实证研究和评价机制研究上还有待于进一步完善。
  
  参考文献
  [1]教育部网站.http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4960/index.html.
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  [4]汪传雷.基于生命周期的企业危机信息管理[M].合肥:安徽大学出版社,2007(3).
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  [6]粟湘,郑建明,吴沛.信息生命周期管理研究[J].情报科学,2006(5).
  [7]向立文.突发事件信息管理机制研究[J].图书情报工作,2009(4).
  
  基金项目:西安建筑科技大学2010年“青年科技基金”项目(QN1030);西安建筑科技大学2010年“教育教学改革与研究”项目(JG090221)。
  
  作者简介:穆春娟(1982—),女,陕西人,西安建筑科技大学理学院科员,管理学院硕士研究生,研究方向:公共组织与公共管理研究。
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