根据国家规定,机关团体的档案必须按照规定时间办理移交手续。档案工作人员岗位变化时,必须在办完移交手续后,方可办理调离手续。但在实际工作中,尤其是在一些基层单位,档案移交工作不够规范。其中,有几个问题较为突出。
　　一是档案交接手续不按规章制度办理。按工作性质和岗位职责要求,档案人员交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作。但在一些基层单位内部文件移交时,不按档案移交制度办事,尤其是上级单位的下发文到了本单位后,该登记的不登记,该归档的不归档,致使一些文件丢失或存放在个人手中。有的科室形成的对本单位有建设性或具有保存价值的文字材料,档案人员不了解,科室人员缺乏归档意识,不主动向档案室移交,造成漏档现象。有的档案人员离岗或调动工作时,手续不按程序办理,出现了档案交接时,“只交一串钥匙”的现象。
　　二是档案员岗位责任心不强。一些基层单位的档案员对交接工作不够重视,需定期向档案局或档案馆移交的档案,未能按时移交;岗位变动时,新老档案人员交接手续尚未办妥,老档案员就离了岗,以致出现问题时责任不明、界限不清,从而使档案工作前后脱节;单位内部移交时,有的科室或个别人员将有些文件据为己有,不按时移交档案室,影响了档案立卷的数量和质量,给查阅利用造成不必要的麻烦。
　　三是档案员岗位调动较为频繁。新的档案员有的未经过业务培训,有的对本机关、本部门业务工作不熟悉,致使部分文件漏收或立出的案卷质量较差,给今后的查找利用带来困难。
　　四是领导对档案监交工作不重视。有些基层单位的领导认为,档案交接只是档案员之间的事情,对新老档案员交接工作很少过问,使得监交工作流于形式。
　　要改变以上现状,做好基层档案移交工作,应做好以下几个方面的工作:
　　一是档案归档必须规范化、制度化。要确保档案资料的系统性、完整性,必须制定出符合本单位实际的档案移交制度。制度相对来说是完备的,但制度健全不等于制度落实,这也是工作中的一大难点。因此,必须反复强调,多次督促,才能保证归档文件的完整无缺。档案工作人员调离工作时,必须在办理完移交手续后,方可离岗办理调离手续。对本单位档案的收进、移出、利用、销毁情况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。移交登记要本着实事求是的原则,既要有综合性的报表,又要有详细的明细表,做到账物相符、账表相符。
　　二是强化档案人员的岗位职责。档案员要遵守党和国家的保密制度,维护党和国家机密的安全;努力钻研业务,不断提高业务管理技能,做好各职能部门日常档案管理的指导、监督工作;编制必要的查找工具和参考资料,努力做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和销毁工作,做好信息咨询,积极提供档案为单位各项工作服务,并掌握利用效果。
　　三是保证档案员队伍的稳定性和移交程序的完整性,确保档案工作连续不断有序地进行。档案管理人员对待工作要有无私奉献的精神,要具备较强的责任意识,坚持高标准、严要求。同时,也要有较高的服务意识和保密意识。档案的收集、整理、归档及贯彻落实制度、规范工作程序、履行业务职能等诸多环节的顺利进行,与档案员履行业务职责的能力息息相关。档案员一定要具有相应的专业化的知识和能力,从而适应现代档案管理工作的需要。对不认真履行职责、不安心本职工作的档案员必须调离岗位。
　　四是档案工作为办公室业务工作的重要组成部分,领导重视是档案移交工作中的重要环节。档案管理水平是办公室综合管理水平的体现,也是领导者素质水平的体现。不仅需要领导者认识到档案工作的重要性,更重要的是要指导到位、领导到位。新老档案员交接时,必须安排专人负责监交。一般档案人员交接时,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督下,认真做好交接工作,要做到手续齐全,账物相符,并在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名、职务及移交清单等。