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【摘要】: 水利技术档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据，对于水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。收集、利用和管理好水利技术档案，更好地为水利事业服务，是水利建设和管理者的责任。工程资料整理作为整个水利技术档案管理工作的主体，成为了水利技术档案的形成、利用与管理的基础。文章针对水利技术档案的管理以及工程在建设过程中其资料的整理，更好地实现正规化、标准化管理，进行了实践总结。
【关键词】: 水利工程; 技术档案; 管理; 重要性; 资料整理
中途分类号：F407.9 文献标识码：A文章编号：
水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。
1 档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不僅在建设过程中具有重要作用( 质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等) 而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词: “档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。2 如何做好水利技术档案管理工作
水利技术档案是水利技术管理工作的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招( 投) 标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。因此实现水利工程档案工作正规化、现代化的管理，将成为水利档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，是我国工程档案工作的发展方向和必然趋势。水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收入阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。水利技术档案管理过程中，要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。
2． 1 工作方法的标准化
首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。
2． 2 管理制度标准化
从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。
2． 3 统计标准化
所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。
2． 4 其它方面
档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能像书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。
3 工程资料的整理
3． 1 工程资料整理的意义和现状
水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。就垦区而言，水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在，给工程资料的完整性、准确性带来困难。
3． 2 如何快速便捷地整理工程资料
3． 2． 1 建立合理的编码程序
合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库。
3． 2． 2 建立资料库
根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类) :
1) 对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标( 文件夹) 。
2) 对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。
3) 对于工程文件，如: 工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，
存入相应的文件夹中。为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写，以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。
3． 2． 3 资料库的管理
首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。
参考文献:
［1］李永强. 水利工程档案管理手册［R］. 北京: 中国水利水电出版社， 2001.
［2］姚丽娟，马庆霞，高万军. 浅析水利工程文件归档与管理［J］.黑龙江水利科技，2007，35( 1) : 134 － 35.
【关键词】: 水利工程; 技术档案; 管理; 重要性; 资料整理
中途分类号：F407.9 文献标识码：A文章编号：
水利工程技术档案包括从工程项目的提出、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。本文在着重阐述水利技术档案的管理重要性及其做法的同时，结合实际事例重点详述了工程资料整理的步骤，因为只有做到整理好工程建设资料，才能更好实现水利技术档案的正规化、标准化管理，更全面的服务于水利工程建设事业。
1 档案工作的重要性
水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不僅在建设过程中具有重要作用( 质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与工程竣工验收等) 而且在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。因此，对每一个工程项目不管是建设法人的甲方，承建项目的乙方以及设计、监理等任何一个单位，对工程设计、报批立项、建设与竣工的全过程、务须高度重视各个阶段的档案资料的原始记录、保存与管理。加强工程档案管理，是加强工程建设与管理工作的重要内容，江泽民同志曾题词: “档案工作是各项事业发展的重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的”。胡锦涛主席也指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业”。可见档案管理工作的重要性与肩负的神圣责任。2 如何做好水利技术档案管理工作
水利技术档案是水利技术管理工作的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利技术交流的重要工作。它产生于整个基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招( 投) 标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行(使用)等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。因此实现水利工程档案工作正规化、现代化的管理，将成为水利档案工作者当前和今后相当长时期内面临的重大课题，是我国工程档案工作的发展方向和必然趋势。水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。一般来说，水利技术档案文件归档应从项目的立项、可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段施工建设阶段、竣工验收入阶段及与项目建设有关的批复文件，参考资料等方面着手。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。水利技术档案管理过程中，要按着《中华人民共和国档案法》和国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把水利工程技术档案工作进行分解，责任落实到人，确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案达到标准化。
2． 1 工作方法的标准化
首先应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。
2． 2 管理制度标准化
从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对水利工程技术资料形成的每个重要环节，凡是有做出突出贡献的，组织上都应给予适应的奖励，对确实属于不重视档案工作，工作马马虎虎，对档案工作造成损失的，应给予必要的处分，从而在抓档案管理工作中，树立先进典型，起到示范带动作用，把档案管理工作进一步做好、做实。
2． 3 统计标准化
所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。
2． 4 其它方面
档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能像书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。
3 工程资料的整理
3． 1 工程资料整理的意义和现状
水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。就垦区而言，水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在，给工程资料的完整性、准确性带来困难。
3． 2 如何快速便捷地整理工程资料
3． 2． 1 建立合理的编码程序
合理的编码程度是水利工程资料建立和管理的基础，为资料的整理与查阅带来极大的方便，可根据不同的类别，建立相应的数据库。
3． 2． 2 建立资料库
根据不同的资料形式建立不同的资料库(分类) :
1) 对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各种资料，可直接建立保存到相应的资料目标( 文件夹) 。
2) 对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。
3) 对于工程文件，如: 工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，
存入相应的文件夹中。为了做好资料的管理，首先要根据编码程序进行资料目录编写，以超越链接方式进行分类和目录及子目录的查找。
3． 2． 3 资料库的管理
首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。
参考文献:
［1］李永强. 水利工程档案管理手册［R］. 北京: 中国水利水电出版社， 2001.
［2］姚丽娟，马庆霞，高万军. 浅析水利工程文件归档与管理［J］.黑龙江水利科技，2007，35( 1) : 134 － 35.