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摘要现代档案的管理必须与时俱进,适应社会发展需要和信息化时代的要求。为了适应现代档案管理制度的创新,我们要对档案管理人员的整体素质进行提高,是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。
关键词档案管理人员;素质;问题;对策
中图分类号G271.6文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)071-0213-01
不断提高档案管理人员整体素质,意义深远而重大。只有档案管理人员的整体素质不断提高和强化。才能逐步适应和实现档案管理现代化。而对档案管理人员,经常进行专业对路的技能培训,严格考核,并实行公开招聘,公平竞争,优胜劣汰,则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证。也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。
1档案工作人员应具备的素质
1)较高的政治素质。档案工作是一项政治性很强的工作。企业档案管理人员首先必须具有较高的马列主义、毛泽东思想和邓小平理论知识,了解和掌握党的路线、方针、政策,熟悉企业档案工作的相关的法律、法规和各种规章制度,具有坚定正确的政治方向。
2)高尚的职业道德。档案工作是一项服务性劳动,是档案与利用者之间的媒介与纽带。默默无闻、无私奉献,是档案工作的突出特点。所以,企业档案管理人员应该树立正确的人生观、价值观,树立全心全意为企业生产和发展服务的思想,爱岗敬业,勤勤恳恳,不计名利,在平凡中创造不平凡。
3)大胆的创新精神。档案工作要在为企业建设服务中取得更大的生存空间,得到最大的发展,档案管理人员必须要解放思想、开拓创新,克服看门守摊、墨守陈规、自我封闭的旧思想,树立信息产品是商品,信息创造价值的新观念,善于用丰富的专业知识指导实践,分析新情况,解决新问题。
4)严谨的工作作风。严谨的工作作风,是企业档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中,必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度,对每卷档案,从整体到细微,都要尊重科学,尊重客观,做到精益求精,严谨务实,一丝不苟。
5)过硬的业务技能。档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁,因此,企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外,还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识,从而保证企业档案管理水平的提高。
2提高档案管理人员素质需要抓好四个环节
1)抓好档案工作网络建设。档案为企业带来的直接和间接效益使得公司决策层清醒地认识到要想企业保持健康快速发展,作为经营有机组成部分的档案工作就绝不能滞后。为进一步配合做好档案管理工作,各个公司档案分管领导协同档案室从兼职档案网络员中分别指定一名档案负责人,由其全面负责该公司的档案收集整理工作,并为此建立档案工作岗位责任制,直接与年终考核评比和工资资金挂钩,档案室对其档案工作进行监督、检查和指导。公司通过建网络,抓工作,大大强化了档案管理工作,为档案工作的全面开展创造了良好条件。
2)抓好档案队伍建设。在新形势下,要做好档案工作,没有强有力的档案管理人员作基础,没有开拓创新的精神,没有丰富的专业知识,强化档案工作就成为一句空话。档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识还要有服务意识和创新意识。同时,随着办公自动化的广泛应用,电子文件大量地出现在人们面前,因而形成大量的电子档案,使得电子档案与纸质档案并存,所以档案管理人员还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力等。针对档案队伍建设,海亮集团首先在选配档案管理人员时把好入口关,按照年纪轻、文化高、责任心强、热爱档案,工作的要求,选配好档案网络员,从而充分地提高档案网络员的自身素质提高素质。为公司档案管理规范化尽心尽职。
3)抓好档案现代化信息资源建设。现代化新形势下档案工作发展的必由之路。充分利用各种现代化信息和网络技术管理档案,使档案工作由传统的手工操作向自动化、现代化的管理迈出了巨大的一步。
4)利用现代化技术,实现档案管理规范化。做好档案管理工作,利用计算机管理档案,实现档案管理规范化,是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟,对档案工作人员的要求也越来越高,已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中,它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机,懂得规范准确地使用档案软件,还要具有创新意识,跟上现代化的步伐。因此,档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧,善于用现代科学管理手段来管理档案。
3创新服务手段
1)建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门应充分利用网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为各个单位提供更好的服务。
目前,国内许多单位的档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件数据库建设。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。
2)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,己成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”,该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。
3)开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化.社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。
总之,档案管理必须实现现代化。以档案现代化管理为突破口,理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段,提升管理质量和管理水平,使档案管理工作与时俱进,紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平,使之更好地服务于经济建设、服务社会的发展和进步,服务于我国改革开放和建设有中国特色社会主义的伟大事业。
关键词档案管理人员;素质;问题;对策
中图分类号G271.6文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)071-0213-01
不断提高档案管理人员整体素质,意义深远而重大。只有档案管理人员的整体素质不断提高和强化。才能逐步适应和实现档案管理现代化。而对档案管理人员,经常进行专业对路的技能培训,严格考核,并实行公开招聘,公平竞争,优胜劣汰,则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证。也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。
1档案工作人员应具备的素质
1)较高的政治素质。档案工作是一项政治性很强的工作。企业档案管理人员首先必须具有较高的马列主义、毛泽东思想和邓小平理论知识,了解和掌握党的路线、方针、政策,熟悉企业档案工作的相关的法律、法规和各种规章制度,具有坚定正确的政治方向。
2)高尚的职业道德。档案工作是一项服务性劳动,是档案与利用者之间的媒介与纽带。默默无闻、无私奉献,是档案工作的突出特点。所以,企业档案管理人员应该树立正确的人生观、价值观,树立全心全意为企业生产和发展服务的思想,爱岗敬业,勤勤恳恳,不计名利,在平凡中创造不平凡。
3)大胆的创新精神。档案工作要在为企业建设服务中取得更大的生存空间,得到最大的发展,档案管理人员必须要解放思想、开拓创新,克服看门守摊、墨守陈规、自我封闭的旧思想,树立信息产品是商品,信息创造价值的新观念,善于用丰富的专业知识指导实践,分析新情况,解决新问题。
4)严谨的工作作风。严谨的工作作风,是企业档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中,必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度,对每卷档案,从整体到细微,都要尊重科学,尊重客观,做到精益求精,严谨务实,一丝不苟。
5)过硬的业务技能。档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁,因此,企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外,还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识,从而保证企业档案管理水平的提高。
2提高档案管理人员素质需要抓好四个环节
1)抓好档案工作网络建设。档案为企业带来的直接和间接效益使得公司决策层清醒地认识到要想企业保持健康快速发展,作为经营有机组成部分的档案工作就绝不能滞后。为进一步配合做好档案管理工作,各个公司档案分管领导协同档案室从兼职档案网络员中分别指定一名档案负责人,由其全面负责该公司的档案收集整理工作,并为此建立档案工作岗位责任制,直接与年终考核评比和工资资金挂钩,档案室对其档案工作进行监督、检查和指导。公司通过建网络,抓工作,大大强化了档案管理工作,为档案工作的全面开展创造了良好条件。
2)抓好档案队伍建设。在新形势下,要做好档案工作,没有强有力的档案管理人员作基础,没有开拓创新的精神,没有丰富的专业知识,强化档案工作就成为一句空话。档案管理人员不仅要掌握档案管理基础知识还要有服务意识和创新意识。同时,随着办公自动化的广泛应用,电子文件大量地出现在人们面前,因而形成大量的电子档案,使得电子档案与纸质档案并存,所以档案管理人员还需具备广博的知识、现代信息技术应用能力、信息加工处理能力等。针对档案队伍建设,海亮集团首先在选配档案管理人员时把好入口关,按照年纪轻、文化高、责任心强、热爱档案,工作的要求,选配好档案网络员,从而充分地提高档案网络员的自身素质提高素质。为公司档案管理规范化尽心尽职。
3)抓好档案现代化信息资源建设。现代化新形势下档案工作发展的必由之路。充分利用各种现代化信息和网络技术管理档案,使档案工作由传统的手工操作向自动化、现代化的管理迈出了巨大的一步。
4)利用现代化技术,实现档案管理规范化。做好档案管理工作,利用计算机管理档案,实现档案管理规范化,是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟,对档案工作人员的要求也越来越高,已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中,它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机,懂得规范准确地使用档案软件,还要具有创新意识,跟上现代化的步伐。因此,档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧,善于用现代科学管理手段来管理档案。
3创新服务手段
1)建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门应充分利用网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为各个单位提供更好的服务。
目前,国内许多单位的档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件数据库建设。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。
2)电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,己成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”,该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。
3)开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化.社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。
总之,档案管理必须实现现代化。以档案现代化管理为突破口,理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和管理手段,提升管理质量和管理水平,使档案管理工作与时俱进,紧跟信息化发展的步伐。真正实现档案管理的智能化、自动化、提高档案管理的整体水平,使之更好地服务于经济建设、服务社会的发展和进步,服务于我国改革开放和建设有中国特色社会主义的伟大事业。