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摘 要：计算机的应用范围越来越广，我国的档案工作也开始大量的使用计算机，计算机参与到我国的档案管理事业中，这种管理方式便捷、有秩序，给查阅档案的用户带来了便利，同时也提高了档案管理的工作效率。但是在电子档案管理方式的产生前，传统的纸本档案的处理方式如何？在信息时代飞速发展的今天，纸本档案是否会被摒弃？本篇文章从几个不同方面进行探讨，简述了纸本档案在信息时代的发展，以促进我国档案事业更好的发展。
关键词：信息时代；管理；纸本档案
现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。
1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
[1]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008（9）.
[2]赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化，2009（12）.
[3]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部，2009（8）.
关键词：信息时代；管理；纸本档案
现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。
1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
[1]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008（9）.
[2]赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化，2009（12）.
[3]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部，2009（8）.