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随着经济发展和企业改革不断深入，企业的各项工作也随之推向更高、更新的层面上。施工企业只有练好内功，强化内部管理和工程管理，不断提升企业整体综合水平，才能适应日益发展的形势需要，在激烈的市场竞争中站稳脚跟。作为工程管理重头戏之一的施工档案是工程管理的一个重要环节。
按照行话“两头一中间”，即施工前的准备、施工过程、施工收尾施工资料上交。施工资料从产生到做卷归档涵盖了整个工程管理全过程。
反观过去，企业的施工档案在工程管理中所发挥的作用不尽人意，处于滞后、薄弱的状态，不能适应改革和发展的需要。
一、建筑施工单位施工档案的作用
1.在建筑工程中，施工档案是工程施工全过程的反映，是评定工程质量等级的主要根据，是查验工程质量等级的主要凭证，也是改（扩）建工程不可缺少的资料之一。当建筑施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在着质量隐患或养护措施不得力等原因，工程相继出现各种质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的档案，以便采取合适、有效的措施。工程技术规划和设计人员必须详细了解工程下面的各种工程管线的布局和走向，以便做出正确的规划和设计，这些资料可以通过查阅该工程的档案。
2.施工档案是工程质量的客观见证。质量就是“反映产品或服务满足明确或隐含需要能力的特征和特性的总和”。就建筑工程而讲，一项工程、一栋房屋、一条排水管道应满足建筑或者排放所需的功能和使用价值，应符合设计、规范要求和合同规定的质量标准。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的档案作为见证。
3.施工档案是施工企业管理水平的综合体现。建筑单位施工技术管理资料是在施工过程中逐步形成的技术文件材料转化而来的。它与完成工程主体有着同样的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、记载建筑单位主体及施工过程的重要文件，是建筑单位施工的直接成果之一，对施工起着指导和依据的作用。它代表着施工企业的综合管理水平。
二、建筑施工单位施工档案的基本要求
根据建筑施工单位的施工特点，施工档案也应有其基本的要求，现归纳如下：
1.施工档案应具有真实性。施工档案的真实性就是真实地反映工程实体的质量状况。真实性是施工档案的生命，否则施工档案的存档就毫无意义。我们知道，施工档案是工程质量评定验收备案的依据之一，也是工程建设和管理的依据，尤其是建筑单位进行维修、管理、使用、改建和扩建的依据。一旦这些依据丧失了真实性，就毫无使用价值。相反，虚假的技术依据不仅给建筑施工单位质量的评价带来错误的结论，而且也给工程的改建和扩建带来麻烦，甚至会造成难以想象的严重后果。
2.施工档案应具有规范性。施工档案的规范性就是在填写、整理施工档案时，应遵照有关的工程标准、规范和法规要求，文件成果应达到规定的广度和深度。工程技术管理人员，尤其是档案负责人、资料员应认真学习和实施国家、行业发布的技术法规，认真、全面地整理、填写施工档案，及时归档，使施工档案标准化、规范化。
3.施工档案应具有信息化要求。建筑施工单位施工档案经整理归档后，应及时送相关单位或部门存档。它是在城市基本建设和基本设施管理的过程中形成的，是对建筑单位建设的真实记录和实际反映，是工程建设、维护、管理、规划的可靠依据，是工程建设不可缺少的信息帮手，是具有实际社会价值和经济价值的信息源。
三、建筑工程施工档案管理中存在以下问题
1.施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用。
2.施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考作用。
3.施工记录不够规范、真实，以致归档后缺乏利用价值。
4.对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视，以致在决复审计时得不到有效利用。
5.施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。
6.原材料试验取样缺乏代表性。在我国现行的标准与试验规程中，对原材料试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确的规定。但是，因为试验人员水平参差不齐，或施工单位为了整理资料方便，或施工单位为了经济利益的考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切的现象频繁出现，所以试验结果不能较全面地反映工程的实际情况，有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中，给工程种下质量隐患。
7.施工资料和现场施工进度脱节。施工资料是施工活动中过程控制的重要体现，也是区别于传统的检验型质量管理体系与统计型质量管理体系的重要体现。所以，施工资料应该和现场施工进度同步。可是，当前一些项目的情况往往是：某种材料早已使用，但相应的产品合格证、质保单及材料复试结果还没有送达现场；有些项目不能在一个分项分部工程结束后及时整理与收集有关资料，而是集中在一起用“回忆录”的形式进行收集整理，导致施工资料和现场施工进度脱节。
8.施工资料不完整。不完整的档案会导致片面性，不能系统、全面地反映单位工程的质量状况。对于防水混凝土，不但要做普通混凝土的分项工程质量检验评定，而且还要做防水混凝土的分项工程质量评定。在工程中，可能会因某种原因造成局部没有及时施工，有些单位为保持资料在时间、部位上的延续与资料的整洁，不进行资料编制，或将此部分资料抽出，这也会造成资料漏项。
9.施工资料纵、横向不交圈。施工资料是一项管理和技术并重，执行和实践交叉的跨工种的综合性工作。施工资料的编制与整理人员（包括项目工程师、质检员、技术员、资料员、材料员、试验员、工班长等），因每人只负责其中某一部分的整理工作，假若缺乏交流或不严格按现场施工进度同步进行，施工资料的纵向（指某人整理的某部分资料） ，特别是施工资料的横向（指部门施工资料）就很难交圈吻合。 10.施工资料不真实。失去了真实性，施工资料便失去了本来意义。但事实是，一些工程资料完美得不切实际。比如某单位工程的所有分项工程都验收合格且没有任何缺陷，出现了真正的“零缺陷工程”。
如何发挥施工档案在工程管理的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是摆在我们面前的一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化，走上良性循环的轨道，首先要对资料管理人员加强培训，提高人员素质。可送人员外出进行档案管理方面的专业培训，系统地学习和掌握档案管理的专业知识，把学到的知识运用到具体实践中去。其次是把公司贯标中的档案管理办法和施工档案管理有机结合起来。
四、做好建筑工程档案管理的改进意见
1.建立健全施工资料管理部门。施工档案控制等级分三级：项目经理向公司分管生产的经理签定责任制；技术员向项目经理签定责任制；资料员向技术员签定责任制。各相关人员也须签定资料工作协调负责制。
只有建设、施工管理人员责任到位，各部门工作人员相互积极配合，真正认识工程档案在工程建设中的重要性，就不难杜绝资料和进度不相适应，资料滞后于进度的问题，确保档案的及时性与完整性。
2.认真贯彻执行新规范新标准。新规范、新标准的颁布是随着我国基本建设的发展而发展的，施工资料管理规程也作了较大的修改与补充。为了增强建筑工程施工资料的规范化管理，使之真实反映工程实体质量与技术管理水平，统一建筑工程施工资料的编制内容与要求，建立准确、真实、完整的工程档案，就需要各级施工资料的管理部门配备工程技术人员，经培训考试合格具备岗位资格证后，才能从事施工资料的编制、收集、整理与归档工作。
3.及时做好工程档案记录与收集。工程档案是对建筑实物质量情况的真实反映，所以要求各种资料必须根据建筑物施工的进度及时收集、整理。建筑工程所用钢材、水泥、铝合金等一些重要原材料与构配件的质量应从检查出厂合格证和材料取样试验情况加以确认。因为施工人员没有及时收集资料，待工程竣工时，才发现缺少某种材料试验报告或合格证。所以，在承建工程开工之时，应指定专人负责管理工程档案，负责对质保资料逐项跟踪收集，且及时做好分项分部质量评定等原始记录，使资料的整理和工程进度取得同步。
4.确保各种档案的真实性。真实性是做好工程档案的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法，资料的整理必须实事求是、客观准确。
5.准确性是做好工程档案的核心。
6.技术内业资料必须完整。不完整的技术内业资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
7.提高员工素质。项目部应组织技术员、资料员、质检员、试验员、工长等施工资料相关人员进行施工资料管理与国家规程、规范的培训，使他们明确工程档案在建筑施工中的重要性。
8.完善质量记录、做好资料整理。工程项目有很大部分的内在质量和功能质量是不能系统测试和显示出来的，要用一些质量记录材料来证明。所以，在工程项目的施工过程中，为了证明一些工程部位的质量状况，证明各项质量保证措施的有效运行，必须做到有完善的质量记录，做好资料整理和保管工作。使用户通过工程档案，对工程的质量面貌有一个全面系统的了解。同时，通过对这些资料的分析，又能体现企业的质量管理水平。工程档案是给用户看的，也是给后人看的，是供今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅的。资料的整理要系统，装订要整齐，保管要加强，使后人能方便查阅。
五、资料归档
1.资料须由专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密。
2.各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数。
3.文件存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠、及虫害。
4.第项工程资料单独集中存放、查取方便。
5.保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，整齐、有序。
六、责任及处罚
1.保管和借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责。
2.不及时归档者，给予警告处理。
3.保管人员未履行职责发放或丢失文件负全部责任。
（作者单位：河北广电网络集团承德有限公司）
按照行话“两头一中间”，即施工前的准备、施工过程、施工收尾施工资料上交。施工资料从产生到做卷归档涵盖了整个工程管理全过程。
反观过去，企业的施工档案在工程管理中所发挥的作用不尽人意，处于滞后、薄弱的状态，不能适应改革和发展的需要。
一、建筑施工单位施工档案的作用
1.在建筑工程中，施工档案是工程施工全过程的反映，是评定工程质量等级的主要根据，是查验工程质量等级的主要凭证，也是改（扩）建工程不可缺少的资料之一。当建筑施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在着质量隐患或养护措施不得力等原因，工程相继出现各种质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的档案，以便采取合适、有效的措施。工程技术规划和设计人员必须详细了解工程下面的各种工程管线的布局和走向，以便做出正确的规划和设计，这些资料可以通过查阅该工程的档案。
2.施工档案是工程质量的客观见证。质量就是“反映产品或服务满足明确或隐含需要能力的特征和特性的总和”。就建筑工程而讲，一项工程、一栋房屋、一条排水管道应满足建筑或者排放所需的功能和使用价值，应符合设计、规范要求和合同规定的质量标准。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的档案作为见证。
3.施工档案是施工企业管理水平的综合体现。建筑单位施工技术管理资料是在施工过程中逐步形成的技术文件材料转化而来的。它与完成工程主体有着同样的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、记载建筑单位主体及施工过程的重要文件，是建筑单位施工的直接成果之一，对施工起着指导和依据的作用。它代表着施工企业的综合管理水平。
二、建筑施工单位施工档案的基本要求
根据建筑施工单位的施工特点，施工档案也应有其基本的要求，现归纳如下：
1.施工档案应具有真实性。施工档案的真实性就是真实地反映工程实体的质量状况。真实性是施工档案的生命，否则施工档案的存档就毫无意义。我们知道，施工档案是工程质量评定验收备案的依据之一，也是工程建设和管理的依据，尤其是建筑单位进行维修、管理、使用、改建和扩建的依据。一旦这些依据丧失了真实性，就毫无使用价值。相反，虚假的技术依据不仅给建筑施工单位质量的评价带来错误的结论，而且也给工程的改建和扩建带来麻烦，甚至会造成难以想象的严重后果。
2.施工档案应具有规范性。施工档案的规范性就是在填写、整理施工档案时，应遵照有关的工程标准、规范和法规要求，文件成果应达到规定的广度和深度。工程技术管理人员，尤其是档案负责人、资料员应认真学习和实施国家、行业发布的技术法规，认真、全面地整理、填写施工档案，及时归档，使施工档案标准化、规范化。
3.施工档案应具有信息化要求。建筑施工单位施工档案经整理归档后，应及时送相关单位或部门存档。它是在城市基本建设和基本设施管理的过程中形成的，是对建筑单位建设的真实记录和实际反映，是工程建设、维护、管理、规划的可靠依据，是工程建设不可缺少的信息帮手，是具有实际社会价值和经济价值的信息源。
三、建筑工程施工档案管理中存在以下问题
1.施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、有力武器、必要条件和生动素材的一般作用。
2.施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考作用。
3.施工记录不够规范、真实，以致归档后缺乏利用价值。
4.对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视，以致在决复审计时得不到有效利用。
5.施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。
6.原材料试验取样缺乏代表性。在我国现行的标准与试验规程中，对原材料试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确的规定。但是，因为试验人员水平参差不齐，或施工单位为了整理资料方便，或施工单位为了经济利益的考虑，使得试验中取样缺乏代表性，取样频率不足，代表数量不确切的现象频繁出现，所以试验结果不能较全面地反映工程的实际情况，有可能使某些本不合格的材料因漏检而应用于工程中，给工程种下质量隐患。
7.施工资料和现场施工进度脱节。施工资料是施工活动中过程控制的重要体现，也是区别于传统的检验型质量管理体系与统计型质量管理体系的重要体现。所以，施工资料应该和现场施工进度同步。可是，当前一些项目的情况往往是：某种材料早已使用，但相应的产品合格证、质保单及材料复试结果还没有送达现场；有些项目不能在一个分项分部工程结束后及时整理与收集有关资料，而是集中在一起用“回忆录”的形式进行收集整理，导致施工资料和现场施工进度脱节。
8.施工资料不完整。不完整的档案会导致片面性，不能系统、全面地反映单位工程的质量状况。对于防水混凝土，不但要做普通混凝土的分项工程质量检验评定，而且还要做防水混凝土的分项工程质量评定。在工程中，可能会因某种原因造成局部没有及时施工，有些单位为保持资料在时间、部位上的延续与资料的整洁，不进行资料编制，或将此部分资料抽出，这也会造成资料漏项。
9.施工资料纵、横向不交圈。施工资料是一项管理和技术并重，执行和实践交叉的跨工种的综合性工作。施工资料的编制与整理人员（包括项目工程师、质检员、技术员、资料员、材料员、试验员、工班长等），因每人只负责其中某一部分的整理工作，假若缺乏交流或不严格按现场施工进度同步进行，施工资料的纵向（指某人整理的某部分资料） ，特别是施工资料的横向（指部门施工资料）就很难交圈吻合。 10.施工资料不真实。失去了真实性，施工资料便失去了本来意义。但事实是，一些工程资料完美得不切实际。比如某单位工程的所有分项工程都验收合格且没有任何缺陷，出现了真正的“零缺陷工程”。
如何发挥施工档案在工程管理的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是摆在我们面前的一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化，走上良性循环的轨道，首先要对资料管理人员加强培训，提高人员素质。可送人员外出进行档案管理方面的专业培训，系统地学习和掌握档案管理的专业知识，把学到的知识运用到具体实践中去。其次是把公司贯标中的档案管理办法和施工档案管理有机结合起来。
四、做好建筑工程档案管理的改进意见
1.建立健全施工资料管理部门。施工档案控制等级分三级：项目经理向公司分管生产的经理签定责任制；技术员向项目经理签定责任制；资料员向技术员签定责任制。各相关人员也须签定资料工作协调负责制。
只有建设、施工管理人员责任到位，各部门工作人员相互积极配合，真正认识工程档案在工程建设中的重要性，就不难杜绝资料和进度不相适应，资料滞后于进度的问题，确保档案的及时性与完整性。
2.认真贯彻执行新规范新标准。新规范、新标准的颁布是随着我国基本建设的发展而发展的，施工资料管理规程也作了较大的修改与补充。为了增强建筑工程施工资料的规范化管理，使之真实反映工程实体质量与技术管理水平，统一建筑工程施工资料的编制内容与要求，建立准确、真实、完整的工程档案，就需要各级施工资料的管理部门配备工程技术人员，经培训考试合格具备岗位资格证后，才能从事施工资料的编制、收集、整理与归档工作。
3.及时做好工程档案记录与收集。工程档案是对建筑实物质量情况的真实反映，所以要求各种资料必须根据建筑物施工的进度及时收集、整理。建筑工程所用钢材、水泥、铝合金等一些重要原材料与构配件的质量应从检查出厂合格证和材料取样试验情况加以确认。因为施工人员没有及时收集资料，待工程竣工时，才发现缺少某种材料试验报告或合格证。所以，在承建工程开工之时，应指定专人负责管理工程档案，负责对质保资料逐项跟踪收集，且及时做好分项分部质量评定等原始记录，使资料的整理和工程进度取得同步。
4.确保各种档案的真实性。真实性是做好工程档案的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法，资料的整理必须实事求是、客观准确。
5.准确性是做好工程档案的核心。
6.技术内业资料必须完整。不完整的技术内业资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。
7.提高员工素质。项目部应组织技术员、资料员、质检员、试验员、工长等施工资料相关人员进行施工资料管理与国家规程、规范的培训，使他们明确工程档案在建筑施工中的重要性。
8.完善质量记录、做好资料整理。工程项目有很大部分的内在质量和功能质量是不能系统测试和显示出来的，要用一些质量记录材料来证明。所以，在工程项目的施工过程中，为了证明一些工程部位的质量状况，证明各项质量保证措施的有效运行，必须做到有完善的质量记录，做好资料整理和保管工作。使用户通过工程档案，对工程的质量面貌有一个全面系统的了解。同时，通过对这些资料的分析，又能体现企业的质量管理水平。工程档案是给用户看的，也是给后人看的，是供今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅的。资料的整理要系统，装订要整齐，保管要加强，使后人能方便查阅。
五、资料归档
1.资料须由专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密。
2.各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数。
3.文件存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠、及虫害。
4.第项工程资料单独集中存放、查取方便。
5.保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，整齐、有序。
六、责任及处罚
1.保管和借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责。
2.不及时归档者，给予警告处理。
3.保管人员未履行职责发放或丢失文件负全部责任。
（作者单位：河北广电网络集团承德有限公司）