收入循环内部控制研究之一

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  [摘 要] 收入循环中的3个主要环节是客户订购、应收账款和现金收款,AIS设计应使这3个环节的执行效率最大化。AIS必须集成足够的内部控制过程以降低类似订单错误、无法收回的应收账款、存货和现金的丢失或被侵占等事件发生的风险,也需要控制过程来保证为决策提供的信息是准确的、完整的。本文重点论述了收入循环中的第一个主要环节:客户订购管理业务流程及其内部控制,对这一主要环节的业务流程作了比较详尽规范的论述。考虑到内部控制的重要性,对该环节给出了可应用的控制过程,以保证业务流与信息流安全、有序、顺畅地运转。
  [关键词] 会计信息系统;收入循环;内部控制;客户订购
  [中图分类号]F232;F233[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2008)16-0017-04
  
  一、引 言
  
  收入循环是为客户提供产品和服务并收回现款过程中的商业活动及其相关信息处理操作的一种循环(如图1所示),主要的外部信息交换是与客户相关的。收入循环活动的信息也流向其他会计循环。例如,支出和生产循环利用销售业务信息决定满足需要的采购和生产量;人力资源管理和工资循环利用销售信息计算工资和奖金;财务部门利用收入循环信息准备财务报告和业绩报告。
  
  二、客户订购管理业务流程
  
  客户订购管理业务流程从收到客户订单开始,收发订单部门报告给销售部经理,完成了订单进入的过程。如图2所示,订单进入过程可以分成3个步骤:收录客户订单;检查和确定客户的信用状况;确定可用存货数量。还有一项销售部门或单独的客服部门控制的重要相关事件就是对客户需求的回复。
  1. 收录客户订单
  如图2中的①所示。客户订单可以通过很多方式收到:商场订货、收发邮件、电话、网上订购或者找某地区销售代理。例如零售商像其他众多邮购订单的公司一样,在已打印出来的订单上标记客户名、商品编号和数量,这种订单可由光学字符识别(OCR)设备阅读。
  利用IT技术能使订单进入过程更加有效率,网站提供了自动化销售订单录入的方式[3]。它允许客户自己输入销售订单数据,由网站自动生成销售订单。利用这种方式不仅削减了采集客户销售订单的成本,而且允许客户设计自己的产品,提供了增加销售量的机会。这种交互式订单进入系统是与选择范围相关的。例如,戴尔电脑网站的浏览者可以选择大量的元件、特色功能组合,直到他们发现一种电脑配置符合他们的需要、价格也可以承受为止。这不仅增加了销售量,同时也能使戴尔公司根据订单设计产品,因此减少了大量的完工产品存货数量。更重要的是戴尔公司在收到订单的同时收到付款,他们的现金流入也大大增加。
  增加销售订单进入的另一个方式是应用电子数据交换(EDI)与客户建立直接的联系。通过电子数据交换,零售商可以按规定的电子格式录入数据,将销售订单直接报送给公司的销售订单系统。一些制造商和分销商还可利用电子数据交换来假定零售客户存货的保管责任,这种安排涉及卖方控制的存货量(VMI)。通过卖方控制的存货量,客户从自己的销售系统向供应商提供数据。供应商利用这些数据来管理客户的存货水平,同时当存货数量下降到特定水平时自动发出补货提示。卖方控制存货量的管理方法的优点是:①零售商通过外部资源利用、减少存货管理成本来节约资金,降低了销售量下降和库存积压的风险;②生产者和分销商能够更精确地预计销售量,使他们能够优化生产和交货计划,在降低零售商库存积压的可能性的同时,提高了销售总量,从而获得更大的利润。
  信息技术也提供了许多机会来改善销售执行力和销售效果,这个过程与销售执行力的自动化是相关的。例如,在向销售人员传递价格变动和促销信息时,在提醒他们个别客户的特殊需要和兴趣时,电子邮件是一种节约的方式,它也方便管理人员对特殊业务的实时批复。电子邮件也可以减少销售人员返回办公室的需要,因此增加了他们与客户交流的时间。IT技术同时也可以提高销售表达的质量。例如,销售人员制作多媒体演示稿,可以提高他们展示和解释复杂技术产品性能与特征的能力。
  不管客户订单最初是如何收到的,收集和准确记录所有需要处理的订单数据都是非常重要的。因此,为确保数据完全准确,必须进行以下编辑检查:
  (1)有效性检查:把客户账户和存货项目编号分别与客户和存货主文件信息核对。
  (2)完整性测试:保证所有必要的信息都存在,包括客户的运输地址和票据地址。
  (3)合理性测试:将目前订单的数量和同一商品同一客户的历史数据相比较。
  当执行上述编辑检查时,数据被记录在销售订单文件中。这些文件通常以电子表格的形式显示在电脑屏幕上,包括商品编号、数量、价格和其他销售相关信息。
  2. 信用审批
  大多数企业之间的电子商务都是信用交易、赊欠买卖。赊销交易之前都应经过信用审批(如图2中的②所示)。对于现存的具有良好付款记录的客户,每次销售的正式信用检查一般是不需要的,反而,订单收录员对这类客户的订单拥有批准的一般授权,该授权依据每一客户以往的信用记录和支付能力建立信用上限,即最大可允许的赊销额度。在这种情况下,客户信用审批通过检查客户主文件证实其账户存在,识别客户信用上限,确认以往订单总额加上当前赊销额度没有超过这个上限。这一过程通过订单录入程序的上限检查自动进行。如果新订单没有导致客户赊销额度超过信用上限,则该订单被接受;否则,一封电子邮件信息会发送给信用经理,由他来决定是批准还是拒绝该订单。信用审批的特殊授权往往用于新客户。当一份订单超过了该客户的信用上限,或者该客户有未偿付的到期货款时,这种类型的信用审批应该由信用经理来执行。
  3. 确认存货可用数量
  这一步骤(如图2中的③所示)要决定是否有足够的可用存货来执行订单,以便可以通知客户预计发货日期。这种过程的精确性是非常重要的,因为如果存货记录不准确或者不是最新的,当执行订单时发生意外延期,自然会引起客户的不满。
  如果仓库可用存货量足以执行订单,则将该笔销售业务通知到运输部门、存货控制部门和单据部门,给客户寄送一份销售确认书后,可以执行该销售订单。随着订单数量的增加,在存货文件中的每件预定商品的可用量逐渐下降。如果暂时没有足够的存货来支付订单,就需要对缺货商品制作一份延期交货订单,通知客户和采购部门。若是生产型企业还要通知生产部门进行缺货产品的生产。
  一旦确定了库存量,系统就会创建一个记录客户订单每项货物数量的选货单。该选货单会批准库存控制部门把商品交给运输部门。尽管传统上都是用书面文件,现在的单据却通常是电子形式,可以用一种便携设备或局域网进行操作。为了进一步提高效率,该单据通常按仓库里货物存放的顺序列出出库清单,而不是按销售订单的货物顺序列表。
  4. 对客户咨询的答复
  除了处理客户订单,客户订购管理业务流程中还包含对客户咨询的答复(如图2中的④所示)。这些咨询可能在客户发出订单之前或之后。不管是哪种情况,对客户咨询的答复都是极其重要的。事实上,对客户服务的质量往往是一个公司成功的关键。因此,很多公司都应用了客户关系管理(CRM)系统这一专门的软件包来支持这一关键过程。CRM系统会帮助组织客户的细节数据,以便对客户进行更有效、更个性化的服务。例如,关于客户偏好和交易历史的信息能够用于向客户推荐其想要的其他产品,关于客户需求和市场实践的细节数据能够用于积极地发现未来订单。
  客户关系管理的目的是留住客户。一个普遍的市场规律是:吸引一个新客户并完成销售所花费的精力是重复销售给已有客户所花精力的5倍。留住客户不仅仅是使客户满意,更需要创造出忠诚度。研究表明,将客户满意度划分为1~5五个等级,5代表完全满意,1代表完全不满意。如果客户的满意度是5,他就比满意度是4的客户持续购买的可能性大很多倍,而且留住客户、使客户完全满意的关键是以往销售时与客户接触的质量和性质。因此,CRM系统不是完全自动地保持客户和与客户交流的方式,而是一种改善客户服务水平的工具,其目的是通过丰富客户关系把满意客户变为忠诚客户。
  不管用何种方式,许多客户咨询只是日常事务。因此,公司可以利用信息技术自动回复一些类似赊销额度、订单状态等通常的提问,以便集中时间和精力处理复杂的非常规的咨询。例如,网站提供传统的免费服务热线,自动处理一些频繁提及的问题;提供客户留言簿,使客户可以共享信息和来自其他客户的有用的提示;还可以使客户直接获取他们的账户信息并检查订单状态。
  尽管如此,期望自动回答每个客户的提问是不可能的。因此,为向客户提供服务而设计的网站应该尽可能具有即时信息或互动特点,使客户能够实时地获得专家的帮助和建议,以处理那些频繁问题列表中没有的特殊问题。
  网站的营销效果在很大程度上取决于网站的设计。一个难用的网站会使客户丧失信心,从而影响销售量。相反,一个设计良好的网站可能带来销量的增长。公司应该定期观察客户在网站上的浏览记录以尽快地识别潜在的问题。例如,公司可从网站访问者中分析出哪种产品最引人注目。当销售经理意识到这一新的热点时,他们能够修订销售预测并尽早给出生产建议以满足市场对该产品增长的需求。如果没有这种网站访问分析的事先提醒,公司可能不会做好准备来应对客户需求的高潮,并很可能从竞争者处丧失那些新的订单。
  
  三、客户订购管理业务流程中的内部控制
  
  客户订购管理业务流程中的主要目标是准确高效地处理客户订单,保证公司从所有赊销业务中获得付款,保证所有销售是合理合法的,保证由不良存货管理引发的收入损失最小化。因此,订购程序中的交易循环内部控制主要集中在表1所示的4个方面。
  
  1. 数据录入的编辑控制
  在销售订单录入过程中,不安全因素之一是与订单相关的重要数据遗漏或不准确。这不仅需要给客户回电核实和重新录入订单,造成效率降低,而且对客户会产生负面影响,不利于将来的销售。数据录入的各种编辑控制措施能够减少这种不安全因素。例如,相关数据(如客户主文件中的客户地址等)的自动填写能防止这类错误的发生;完整性检查能保证录入了所有需要的数据;合理性测试把订单中的商品数量与以往的销售记录相比较以检查数据的合理性。这些数据录入编辑控制措施也可应用于网站上的数据录入编辑检查。
  2. 特殊授权的信用审批控制
  第二个不安全因素是赊销后的应收账款收不回来形成坏账。减少这种因素的内部控制是赋予每一笔赊销业务适当的授权。一般而言,可以为每一客户设置一个信用上限,授予销售人员批准额外赊销的一般权限,这种赊销只针对老客户,并且对该客户的累计赊销额度不会超过核准的信用上限。对需要特殊授权的情况(如新客户或老客户额外的信用延期或信用额度的提高等),由信用经理而不是销售代表授权批准。这种职责分离体现在信用经理与市场部经理是相互独立的,由信用经理负责制定销售政策以及对新客户的信用延期和对老客户的信用上限的提高。为加强这种集成在线管理信息系统的职责分离,销售订单录入员对每一客户信用上限信息有只读权限而不能修改。
  为了保证这种内控措施的有效性,信用审批必须在发货之前进行,并且维护客户赊销额度和信用上限的准确性、即时记录和更新是非常重要的。
  3. 订单的合法性控制
  传统意义上的客户订单的合法性建立在来自客户的采购订单上的签名联收据的基础之上。随着电子商务交易的增加,使用数字签名和数字认证是确认和识别订单的各个部分所必需的。
  4. 库存控制
  库存短缺是订单丧失的不安全因素之一。相反,库存过剩则提高了存货资金占用成本、存货减价。针对这些问题,公司可以建立起精确的存货控制和销售预测系统。在线的会计信息系统能促进持续的存货方法的应用,因此,能确保用于销售的可用存货量的准确性。定期存货盘点也能帮助确认记载数量的准确性。为准确起见,应经常对销售预测进行评价和修订。另外,必须监控供应商的供货能力,如及时交货率等。
  
  四、结束语
  
  本文重点讨论了收入循环中客户订购管理业务流程及其内部控制。对该环节的业务流程作了较为详尽、规范的论述。AIS设计应使收入循环中的客户订购环节的执行效率最大化。为准确、完整地提供决策所需的信息,会计信息系统也必须集成足够的内部控制过程以降低类似订单错误等事件发生的风险。最后,为推进战略决策的制定,会计信息系统设计应能够适应内部产生的数据与外部数据源的集成。
  
  主要参考文献
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