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摘要：利用Excel建立教师业务档案数据库，可以实现对教师业务档案信息的动态统计，有效地构建教师业务档案数据管理平台，实现对教师业务档案信息的动态管理。
关键词：Excel ；教师业务；档案管理
一、用Excel建立教师业务档案数据库
首先我们打开一个新的Excel表建立一个教师业务档案信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。教师的业务档案一般包括：
1.个人基本信息表
2.职称变动情况表
3.职务变动情况表
4.学历学位变动情况表
5.教学情况表
6.教研、科研情况表
7.奖励情况表
8.进修、培训情况表等
我们可以在一个工作薄中建立以上八种工作表，工作表标签分别命名为如图1所示，表和表之间进行关联。
二、用Excel管理教师业务档案数据库
（一）数据的输入、编辑
1.函数的使用。
在数据输入前我们不要急着录入教师的个人信息，我们可以对表中的信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。比如在“个人基本信息表”中我们可以对“性别”、“出生年月”、“年龄”进行函数设置，公式如下：
（1）性别： =IF（MOD（IF（LEN（E3）=15，MID（E3，15，1），MID（E3，17，1）），2）=1，“男”，“女”）
（2）出生年月： =DATE（MID（E3，7，4），MID（E3，11，2），MID（E3，13，2））
（3）年龄： =DATEDIF（G3，TODAY（），“Y”）
当我们在E3单元格中输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。在教师档案中我们还可以利用函数计算试用期时间、评审到期提醒等，公式如下：
（1）试用期到期时间： =DATE（YEAR（P3），MONTH（P3）+3，DAY（P3）-1）
（2）职称评审提前7天提醒： =IF（DATEDIF（TODAY（），Q3，“d”）=7，“职称评审开始”，“”）
2. 数据的录入。
逐行的键入教师个人信息，会让人很快产生疲劳感，甚至会出现串行或输错信息的工作失误。为了避免错误信息的录入，我们可以采用Excel自带的“记录单”功能来解决这个问题，如图所示。在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“Enter”键或“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。
在录入数据时，有时我们又希望单元格能够象下拉框一样，让我们可以在下拉菜单中选择输入。比如，在录入教师所在教研组时就可以设置成下拉菜单，菜单中包括英语组，语文组，数学组等。这里我们可以采用“数据有效性”进行设置，有两种设置方法：
（1）直接自定义序列——序列值相对较少时采用
（2）利用表内数据作为序列源——序列值较多时采用
（二）数据的查询、筛选
1.用“窗口冻结”查询数据。
当我们录入完数据后，我们希望能够非常方便的查询信息，但是由于信息库所涉及的项目很多，我们常常会遇到这样的情况：看到左边的信息又看不到右边的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所对应的信息项。这时我们可以采用“窗口冻结”功能。让所需处理的信息可视化，暂不处理的信息隐藏化。
2.用“自动筛选”统计数据。
有时我们想非常快速的得到一些数据，比如研究生学历的男教师有多少人？这时我们可以采用“自动筛选”功能。“自动筛选”是用来隐藏除符合指定条件外的所有数据。我们首先点击“自动筛选”按钮，然后在“学历”项，选择研究生，这时会自动显示所有学历为研究生的教师，接下来我们在“性别”项，选择男，这时Excel显示的就是符合条件的有研究生学历的男教师了。
3.用“自定义排序”分析数据。
Excel提供了查询、筛选、排序、合并等许多功能，在对数据进行操作时，可以方便地处理和分析数据。根据实际工作需要，可用指定的条件对数据重新按行或按列，以升序或降序、考虑或不考虑大写进行排序，如对教师的年龄排序就可用此功能。
三、Excel教師业务档案数据库的应用
（一）教师业务档案统计表
每学期末我们需要对这一学期的人事情况进行大量的信息总结，比如教师的离职情况，入职情况，各类教学评比情况等。为了做好这项工作，我们可以利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。具体操作步骤为：打开Excel教师业务档案数据库，以教师业务档案信息库为数据源，点击“数据”菜单栏中的“数据透视表和数据透视图”选项，选择“数据透视图（数据透视表）”后，点击“下一步”即可，Excel系统一般会自动将整个教师业务档案信息库区域设置成我们需要确定建立数据透视图与透视表的数据源区域。在出现“数据透视表和数据透视图”时，可选择“现有工作表”，将统计情况存放在教师业务档案管理库的工作表中。点击“完成”后，我们便可以将相关项目用鼠标拖至指定位置，系统就会自动出现相关信息的统计数据和统计图。通过点击数据透视表编辑菜单栏上的图例图标，我们可以自由选择图例显示类型，还可以根据自己的需要来设置布局。
（二）教师业务档案数据的输出
Excel具有所见即所得的功能，凡是在工作表上能显示出来的内容均可打印出来。下面介绍几种打印技巧：
1.表格缩印。
有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面 设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就 可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。
2.一次打印多个工作表。
在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作， 即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表 打印出来。
3.首行重复打印。
当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来 只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入：：类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。
参考文献：
[1]Excel行政与人力资源管理高级应用——办公软件高级应用系列中国青年出版社
[2]学校档案管理理论与实务上海交通大学出版社
关键词：Excel ；教师业务；档案管理
一、用Excel建立教师业务档案数据库
首先我们打开一个新的Excel表建立一个教师业务档案信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。教师的业务档案一般包括：
1.个人基本信息表
2.职称变动情况表
3.职务变动情况表
4.学历学位变动情况表
5.教学情况表
6.教研、科研情况表
7.奖励情况表
8.进修、培训情况表等
我们可以在一个工作薄中建立以上八种工作表，工作表标签分别命名为如图1所示，表和表之间进行关联。
二、用Excel管理教师业务档案数据库
（一）数据的输入、编辑
1.函数的使用。
在数据输入前我们不要急着录入教师的个人信息，我们可以对表中的信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。比如在“个人基本信息表”中我们可以对“性别”、“出生年月”、“年龄”进行函数设置，公式如下：
（1）性别： =IF（MOD（IF（LEN（E3）=15，MID（E3，15，1），MID（E3，17，1）），2）=1，“男”，“女”）
（2）出生年月： =DATE（MID（E3，7，4），MID（E3，11，2），MID（E3，13，2））
（3）年龄： =DATEDIF（G3，TODAY（），“Y”）
当我们在E3单元格中输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。在教师档案中我们还可以利用函数计算试用期时间、评审到期提醒等，公式如下：
（1）试用期到期时间： =DATE（YEAR（P3），MONTH（P3）+3，DAY（P3）-1）
（2）职称评审提前7天提醒： =IF（DATEDIF（TODAY（），Q3，“d”）=7，“职称评审开始”，“”）
2. 数据的录入。
逐行的键入教师个人信息，会让人很快产生疲劳感，甚至会出现串行或输错信息的工作失误。为了避免错误信息的录入，我们可以采用Excel自带的“记录单”功能来解决这个问题，如图所示。在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“Enter”键或“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。
在录入数据时，有时我们又希望单元格能够象下拉框一样，让我们可以在下拉菜单中选择输入。比如，在录入教师所在教研组时就可以设置成下拉菜单，菜单中包括英语组，语文组，数学组等。这里我们可以采用“数据有效性”进行设置，有两种设置方法：
（1）直接自定义序列——序列值相对较少时采用
（2）利用表内数据作为序列源——序列值较多时采用
（二）数据的查询、筛选
1.用“窗口冻结”查询数据。
当我们录入完数据后，我们希望能够非常方便的查询信息，但是由于信息库所涉及的项目很多，我们常常会遇到这样的情况：看到左边的信息又看不到右边的信息，或者看到下面的信息又不知道此信息所对应的信息项。这时我们可以采用“窗口冻结”功能。让所需处理的信息可视化，暂不处理的信息隐藏化。
2.用“自动筛选”统计数据。
有时我们想非常快速的得到一些数据，比如研究生学历的男教师有多少人？这时我们可以采用“自动筛选”功能。“自动筛选”是用来隐藏除符合指定条件外的所有数据。我们首先点击“自动筛选”按钮，然后在“学历”项，选择研究生，这时会自动显示所有学历为研究生的教师，接下来我们在“性别”项，选择男，这时Excel显示的就是符合条件的有研究生学历的男教师了。
3.用“自定义排序”分析数据。
Excel提供了查询、筛选、排序、合并等许多功能，在对数据进行操作时，可以方便地处理和分析数据。根据实际工作需要，可用指定的条件对数据重新按行或按列，以升序或降序、考虑或不考虑大写进行排序，如对教师的年龄排序就可用此功能。
三、Excel教師业务档案数据库的应用
（一）教师业务档案统计表
每学期末我们需要对这一学期的人事情况进行大量的信息总结，比如教师的离职情况，入职情况，各类教学评比情况等。为了做好这项工作，我们可以利用Excel自带的“数据透视表”功能为我们排忧解难。具体操作步骤为：打开Excel教师业务档案数据库，以教师业务档案信息库为数据源，点击“数据”菜单栏中的“数据透视表和数据透视图”选项，选择“数据透视图（数据透视表）”后，点击“下一步”即可，Excel系统一般会自动将整个教师业务档案信息库区域设置成我们需要确定建立数据透视图与透视表的数据源区域。在出现“数据透视表和数据透视图”时，可选择“现有工作表”，将统计情况存放在教师业务档案管理库的工作表中。点击“完成”后，我们便可以将相关项目用鼠标拖至指定位置，系统就会自动出现相关信息的统计数据和统计图。通过点击数据透视表编辑菜单栏上的图例图标，我们可以自由选择图例显示类型，还可以根据自己的需要来设置布局。
（二）教师业务档案数据的输出
Excel具有所见即所得的功能，凡是在工作表上能显示出来的内容均可打印出来。下面介绍几种打印技巧：
1.表格缩印。
有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面 设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就 可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。
2.一次打印多个工作表。
在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作， 即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表 打印出来。
3.首行重复打印。
当工作表大于1页时，用户一般希望在打印时能在每一页中均能包含首行，你可以这样设置，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡，接下来 只需在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入：：类似的字符，或用鼠标将工作表中的首行拖过来也可以，以后就该表格首行就会打印在每页了。
参考文献：
[1]Excel行政与人力资源管理高级应用——办公软件高级应用系列中国青年出版社
[2]学校档案管理理论与实务上海交通大学出版社