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摘要:本文对图书馆书刊采购招标的背景与优缺点、特点与类型、原则与程序、招标经费、招标机构和招标委员会的构成、书商的选择与评价、中标合同的签订与控制等方面进行了探讨。
关键词:图书馆 书刊采购 采购招标
中图分类号：G253 文獻标识码：A
书刊采购招标是一种新的书刊采购方式。1999年，为了配合全国高校扩招，安徽省教委在增拨购书专项资金的同时，实行了政府采购制度。2000年底，集美大学图书馆对下一年度的大宗图书采购进行了招标。此后，书刊采购招标被越来越多的图书馆采用。本文对图书馆书刊采购招标的背景与优缺点、特点与类型、原则与程序、招标经费、招标机构和招标委员会的构成、书商的选择与评价、中标合同的签订与控制等方面进行探讨。
一、 图书馆书刊采购招标的背景与优缺点
（一）图书馆书刊采购招标的背景。
（1）图书市场的繁荣与竞争；（2）《中华人民共和国招标投标法》与《中华人民共和国政府采购法》等相关法律的实施；（3）高校的合并、扩招与评估对文献资源需求加大；（4）网络及物流业的迅速发展有力地支持了书刊采购招标工作。
（二）图书馆书刊采购招标的优越性。
（1）有利于改变书刊采访模式，创新书刊采访制度；（2）有利于发挥集体智慧，防止书刊采购盲目决策；（3）有利于规范书刊市场行为，保证书刊市场健康发展；（4）有利于选择资信优良的书商，保证书刊质量；（5）有利于获得较优惠的折扣，提高购书经费的使用效率；（6）有利于获得更多的配套服务，提高图书馆的工作效率；（7）有利于提高书刊采购的透明度，避免腐败现象的产生。
（三）图书馆书刊采购招标可能造成的负面影响。
（1）书刊品种不能满足图书馆的要求；（2）图书的质量得不到充分保证；（3）馆藏文献资源的连续性得不到保证；（4）图书供货的及时性受到影响；（5）服务质量难以保证。
二、图书馆书刊采购招标的特点、类型、原则与程序
（一）图书馆书刊采购招标的特点及适用范围。
图书馆图书采购具有种多册少，分批次、持续性进行，多种采购模式并用，先到货后付款等特点。这些特点决定了图书采购招标不同于一般商品采购招标。图书馆不可能每提交一次清单就招标一次，只能以购书经费的总额来进行集中招标，确定中标书商。图书馆每隔一段时间向中标书商提交一次采购清单，直到采购金额达到招标金额为止。并非所有的图书采购都可以通过中标书商去完成，大型丛书、工具书、读者推荐或急需的文献最好直接向出版社订购。招标采购不利于某些专业图书的采购，不利于年鉴类工具书的采购。
（二） 图书馆书刊采购招标的类型与方式。
招标分委托招标和自行招标两大类型，每一类型又分公开招标和邀请招标两种方式。委托招标是指招标人委托招标代理机构办理招标事宜。自行招标是指具有编制招标文件和组织评标能力的招标人自行办理招标事宜。公开招标是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标，即由招标委员会通过网站或书面信函发布广告公开向社会进行招标，根据书商的规模、服务质量、社会诚信度以及让利多少来决定中标单位，然后根据各书商实际情况签订采购代理合同，确定年采购金额以及其他事项。邀请招标是以招标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标，即由图书馆自行组成招标委员会，邀请与本馆有业务往来的书商投标，根据各书商提供的条件进行议标，确定中标书商。目前大多数高校图书馆的图书采购招标是由学校招标办等招标机构自行招标，少数高校委托政府招标机构招标。在招标方式的选择上，建议采用邀请招标的方式。
（三）图书馆书刊采购招标的程序。
图书采购招标工作的程序为：（1）组建图书采购招标工作小组；（2）由招标工作小组拟定招投标内容、方式、招投标日期；（3）由招标工作小组制定评标标准，并经各方讨论后确定；（4）拟定图书采购邀标书；（5）邀请符合条件的书商积极参与投标；（6）认证投标书商资格，确认参加投标的书商；（7）通知经确认具备投标资格的投标书商制作投标书及准备述标报告和投标答辩，并通知开标会议日期，投标书商应在规定的时间内将加盖了单位有效印章及法人代表或法人委托代理人印章的标书经密封后交(寄)招标工作组；（8）投标书商代表按抽签顺序分别陈述投标报告并进行答辩；（9）招标工作小组根据投标书商的投标书、述标情况及答辩情况，进行评标打分；（10） 统计结果并公布招标结果；（11）图书馆与中标单位进行商务谈判并签订合同。
三、图书馆书刊采购招标经费、招标机构与招标文件
（一）招标采购经费预算。
招标前要统筹规划经费预算，不能将购书经费全部用于招标采购，要划拨一部分经费作为“活钱”，由图书馆自主使用，这样图书馆就能应对某些特殊需求，进行应急采购，也可根据图书出版市场的变化采购非中标书商的图书及购置地方文献，起到拾遗补缺的作用。高校应建立以招标为主导的多元图书采购体制，划拨给图书馆一定比例的自行采购额度。
（二）招标机构的构成。
目前高校图书馆图书采购招标机构一般是高校的招标办公室或招标工作小组，通常由国资办(或资产处)、纪检、审计、财务等部门以及图书馆的相关人员组成，招标委员会也由上述部门的相关人员组成，但图书馆未能掌握主动权，招标机构充当的不是一个单纯的中介机构的角色，其职能远远超出了组织运作和管理，由于其角色转变及职能的延伸，招标过程及结果存在严重缺陷。由于招标机构和招标委员会设置不合理，作为招标人的图书馆所提出的合理要求往往不能实现，掌握主导权的国资办等部门由于不熟悉图书馆业务，对图书馆工作性质、藏书要求不甚了解，将图书采购等同于大宗商品的采购，有片面追求低标底的现象。
（三）评标委员会的构成。
公共图书馆评标委员会的组成一般是采购人业务代表1至2名、其它的多为文化局及新闻出版局的下属单位的人员；高校图书馆的评标委员会一般由图书馆的业务馆长、采编主任及本校的一些领导和老师组成。有学者建议在图书馆界，建立各省市及全国的图书资料招标评审专家库。有较高的业务素质和良好的职业道德，具有本科（含本科）以上文化程度、高级专业技术职称或者具有同等专业水平，熟悉图书采购情况，熟悉招标投标的相关政策法规和业务知识的在职或离退休人员，可由各图书馆推荐，经图书馆学会、学术委员会等专业团体评定后录入评审专家库。评审专家的管理与使用相对分离。
（四）图书馆书刊采购招标文件的内容和要求。
招标文件是招标人向投标人发出的旨在为投标人编写投标文件提供所需资料并向其通报招标投标所依据的规则、要求和程序的书面文件。其内容大致可分为关于编写和提交投标文件的规定、关于投标文件的评审标准和方法，关于合同的主要条款等三大类。招标文件一般应包括招标人须知，招标项目的性质、数量，技术规格，招标价格的要求及其计算方式，评标的标准和方法，交货和提供服务的时间，投标人应当提供的有关资格和资信证明文件，投标保证金的数额或其他形式的担保，投标文件的编制要求，提供投标文件的方式、地点和截止时间，开标、评标的日程安排等内容。编制招标文件前期准备工作应充分，招标文件内容应完整，应充分体现 “三公”原则，对采购招标项目的内容及要求要明确具体，招标文件中合同条款的编制应实事求是、合理合法，应制定详细的评标标准。
四、图书馆书刊采购招标中书商的选择与评价
（一）根据不同的采购模式选择多个合作书商。
在图书馆书刊采购招标中，不能全部选一种模式的书商，也不宜同一模式只选择一个书商，应结合不同的采购模式选择不同的书商。只选择一个书商会造成采购图书的种类及专业面太窄，不利于高校图书馆采购目标的实现，选择两个以上的书商，可以促使书商间竞争，给图书馆带来更多的利益。
（二）要对竞标书商综合实力进行考察。
书商的综合实力包括书商的代理资格、能力、信誉、服务质量和图书折扣等几个方面。不同类型的书商各有优势，选择书商的时候应进行优化组合，优势互补，以满足不同需要。在设定评标标准前应对书商进行分类，对同类书商采用相同的标准进行打分，然后再按类别和既定数量从高分到低分选取书商，以确保入选的书商为最佳组合。为确保期刊的采购质量及最优性价比，应逐步建立书商资料库，选择优秀的书商要确定一套科学的评价体系，其中包括发行规模、书刊定到率、发行速度以及售后服务等。
（三）招标评标标准。
国内学者提出了多种图书采购招标评标标准：（1）总分100分，其中采访数据10分，编目数据10分，后续编目10分，送货3分，到书质量5分，退换3分，加工20分，到书周期3，到书率10分，配准率3分，执行合同3分，经济信用3分，现采基地3分，资产规模3分，合作高校3分，折扣8分。（2）总分100分，其中折扣30分（小于15%得0分，等于15%得20分，在15%的基础上每增加1%加1分），服务（到书率、送货、退换、包装、工作协助、付款方式、到书时间、书目信息）25分，数据（采访数据、编目数据）10分，加工（磁条、条形码、馆藏章、提供工作配合）20分，信用度（注册资金、最新银行验资、信誉情况）10分，合作单位相关参考5分。
五、图书馆书刊采购招标中标合同的签订与控制
（一）中标合同的签订。
协议内容应包含双方责任，到书时间、到书率、图书发行折让率、包装运输、加工服务、财务结算、违约责任等条款；协议附件内容应包括图书加工服务标准、MARC数据著录标准等。中标合同条款应细化，对关键业务环节的规定不得出现纰漏。合同中要将核心出版社具体列表，中标单位对图书馆提供的核心出版社的订单要保证较高的到书率，一般情况下，核心出版社的到书率应制定得比一般出版社的到书率略高。其他书商需提供的后续编目等服务细节也要纳入合同，合同中要注意付款方式的约定。
（二）中标合同的控制。
为防止书商不履行合同，应要求书商给图书馆一定的保证金。针对在实行最低价中标法初期可能出现的压价抢标现象，可以在合理确定成本分析参考价的基础上，提高对履约保证金的要求。采购人提前公布估算价，以指导投标人报价，同时将投标人平均的报价和采购人估算价的平均值作为评标基准价，将评标基准价的90%为成本分析参考价；以成本分析参考价为限，低于成本分析参考价中標者，必须按照招标文件的规定，除提供合同价10％的履约担保金外，还要提供中标价与成本分析参考价差额的1倍至数倍的现金担保。
（作者：华中师范大学信息管理系博士研究生，发表论文多篇）
参考文献：
[1]吴锦荣.高校图书馆图书采购招标新论.图书馆,2006(4):92-94.
[2]唐军.高职院图书馆中文图书采购招标及外包加工的实践与思考.农业图书情报学刊,2006(7):49-52.
[3]陈伟.高校图书馆图书采购招标工作新探.图书馆学研究,2004(5):44-47.
[4]张宏.招标采购在期刊管理中的应用.图书馆工作与研究,2005(4):27-28.
[5]龚菲.对高校图书馆中文图书采购招标的再认识.科技情报开发与经济,2005(14):14-15.
[6]潘艳.高校图书馆图书采购招标工作的误区.图书馆学研究,2005(12):40-42.
[7]陶国清,潘小艳.图书采购招标存在的弊端和改进措施.图书馆界,2006(1):56-59.
[8]徐卫江,鲁晓阳,李恩科.规范高校图书馆采购招投标.图书馆理论与实践, 2006(4):81-83.
关键词:图书馆 书刊采购 采购招标
中图分类号：G253 文獻标识码：A
书刊采购招标是一种新的书刊采购方式。1999年，为了配合全国高校扩招，安徽省教委在增拨购书专项资金的同时，实行了政府采购制度。2000年底，集美大学图书馆对下一年度的大宗图书采购进行了招标。此后，书刊采购招标被越来越多的图书馆采用。本文对图书馆书刊采购招标的背景与优缺点、特点与类型、原则与程序、招标经费、招标机构和招标委员会的构成、书商的选择与评价、中标合同的签订与控制等方面进行探讨。
一、 图书馆书刊采购招标的背景与优缺点
（一）图书馆书刊采购招标的背景。
（1）图书市场的繁荣与竞争；（2）《中华人民共和国招标投标法》与《中华人民共和国政府采购法》等相关法律的实施；（3）高校的合并、扩招与评估对文献资源需求加大；（4）网络及物流业的迅速发展有力地支持了书刊采购招标工作。
（二）图书馆书刊采购招标的优越性。
（1）有利于改变书刊采访模式，创新书刊采访制度；（2）有利于发挥集体智慧，防止书刊采购盲目决策；（3）有利于规范书刊市场行为，保证书刊市场健康发展；（4）有利于选择资信优良的书商，保证书刊质量；（5）有利于获得较优惠的折扣，提高购书经费的使用效率；（6）有利于获得更多的配套服务，提高图书馆的工作效率；（7）有利于提高书刊采购的透明度，避免腐败现象的产生。
（三）图书馆书刊采购招标可能造成的负面影响。
（1）书刊品种不能满足图书馆的要求；（2）图书的质量得不到充分保证；（3）馆藏文献资源的连续性得不到保证；（4）图书供货的及时性受到影响；（5）服务质量难以保证。
二、图书馆书刊采购招标的特点、类型、原则与程序
（一）图书馆书刊采购招标的特点及适用范围。
图书馆图书采购具有种多册少，分批次、持续性进行，多种采购模式并用，先到货后付款等特点。这些特点决定了图书采购招标不同于一般商品采购招标。图书馆不可能每提交一次清单就招标一次，只能以购书经费的总额来进行集中招标，确定中标书商。图书馆每隔一段时间向中标书商提交一次采购清单，直到采购金额达到招标金额为止。并非所有的图书采购都可以通过中标书商去完成，大型丛书、工具书、读者推荐或急需的文献最好直接向出版社订购。招标采购不利于某些专业图书的采购，不利于年鉴类工具书的采购。
（二） 图书馆书刊采购招标的类型与方式。
招标分委托招标和自行招标两大类型，每一类型又分公开招标和邀请招标两种方式。委托招标是指招标人委托招标代理机构办理招标事宜。自行招标是指具有编制招标文件和组织评标能力的招标人自行办理招标事宜。公开招标是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标，即由招标委员会通过网站或书面信函发布广告公开向社会进行招标，根据书商的规模、服务质量、社会诚信度以及让利多少来决定中标单位，然后根据各书商实际情况签订采购代理合同，确定年采购金额以及其他事项。邀请招标是以招标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标，即由图书馆自行组成招标委员会，邀请与本馆有业务往来的书商投标，根据各书商提供的条件进行议标，确定中标书商。目前大多数高校图书馆的图书采购招标是由学校招标办等招标机构自行招标，少数高校委托政府招标机构招标。在招标方式的选择上，建议采用邀请招标的方式。
（三）图书馆书刊采购招标的程序。
图书采购招标工作的程序为：（1）组建图书采购招标工作小组；（2）由招标工作小组拟定招投标内容、方式、招投标日期；（3）由招标工作小组制定评标标准，并经各方讨论后确定；（4）拟定图书采购邀标书；（5）邀请符合条件的书商积极参与投标；（6）认证投标书商资格，确认参加投标的书商；（7）通知经确认具备投标资格的投标书商制作投标书及准备述标报告和投标答辩，并通知开标会议日期，投标书商应在规定的时间内将加盖了单位有效印章及法人代表或法人委托代理人印章的标书经密封后交(寄)招标工作组；（8）投标书商代表按抽签顺序分别陈述投标报告并进行答辩；（9）招标工作小组根据投标书商的投标书、述标情况及答辩情况，进行评标打分；（10） 统计结果并公布招标结果；（11）图书馆与中标单位进行商务谈判并签订合同。
三、图书馆书刊采购招标经费、招标机构与招标文件
（一）招标采购经费预算。
招标前要统筹规划经费预算，不能将购书经费全部用于招标采购，要划拨一部分经费作为“活钱”，由图书馆自主使用，这样图书馆就能应对某些特殊需求，进行应急采购，也可根据图书出版市场的变化采购非中标书商的图书及购置地方文献，起到拾遗补缺的作用。高校应建立以招标为主导的多元图书采购体制，划拨给图书馆一定比例的自行采购额度。
（二）招标机构的构成。
目前高校图书馆图书采购招标机构一般是高校的招标办公室或招标工作小组，通常由国资办(或资产处)、纪检、审计、财务等部门以及图书馆的相关人员组成，招标委员会也由上述部门的相关人员组成，但图书馆未能掌握主动权，招标机构充当的不是一个单纯的中介机构的角色，其职能远远超出了组织运作和管理，由于其角色转变及职能的延伸，招标过程及结果存在严重缺陷。由于招标机构和招标委员会设置不合理，作为招标人的图书馆所提出的合理要求往往不能实现，掌握主导权的国资办等部门由于不熟悉图书馆业务，对图书馆工作性质、藏书要求不甚了解，将图书采购等同于大宗商品的采购，有片面追求低标底的现象。
（三）评标委员会的构成。
公共图书馆评标委员会的组成一般是采购人业务代表1至2名、其它的多为文化局及新闻出版局的下属单位的人员；高校图书馆的评标委员会一般由图书馆的业务馆长、采编主任及本校的一些领导和老师组成。有学者建议在图书馆界，建立各省市及全国的图书资料招标评审专家库。有较高的业务素质和良好的职业道德，具有本科（含本科）以上文化程度、高级专业技术职称或者具有同等专业水平，熟悉图书采购情况，熟悉招标投标的相关政策法规和业务知识的在职或离退休人员，可由各图书馆推荐，经图书馆学会、学术委员会等专业团体评定后录入评审专家库。评审专家的管理与使用相对分离。
（四）图书馆书刊采购招标文件的内容和要求。
招标文件是招标人向投标人发出的旨在为投标人编写投标文件提供所需资料并向其通报招标投标所依据的规则、要求和程序的书面文件。其内容大致可分为关于编写和提交投标文件的规定、关于投标文件的评审标准和方法，关于合同的主要条款等三大类。招标文件一般应包括招标人须知，招标项目的性质、数量，技术规格，招标价格的要求及其计算方式，评标的标准和方法，交货和提供服务的时间，投标人应当提供的有关资格和资信证明文件，投标保证金的数额或其他形式的担保，投标文件的编制要求，提供投标文件的方式、地点和截止时间，开标、评标的日程安排等内容。编制招标文件前期准备工作应充分，招标文件内容应完整，应充分体现 “三公”原则，对采购招标项目的内容及要求要明确具体，招标文件中合同条款的编制应实事求是、合理合法，应制定详细的评标标准。
四、图书馆书刊采购招标中书商的选择与评价
（一）根据不同的采购模式选择多个合作书商。
在图书馆书刊采购招标中，不能全部选一种模式的书商，也不宜同一模式只选择一个书商，应结合不同的采购模式选择不同的书商。只选择一个书商会造成采购图书的种类及专业面太窄，不利于高校图书馆采购目标的实现，选择两个以上的书商，可以促使书商间竞争，给图书馆带来更多的利益。
（二）要对竞标书商综合实力进行考察。
书商的综合实力包括书商的代理资格、能力、信誉、服务质量和图书折扣等几个方面。不同类型的书商各有优势，选择书商的时候应进行优化组合，优势互补，以满足不同需要。在设定评标标准前应对书商进行分类，对同类书商采用相同的标准进行打分，然后再按类别和既定数量从高分到低分选取书商，以确保入选的书商为最佳组合。为确保期刊的采购质量及最优性价比，应逐步建立书商资料库，选择优秀的书商要确定一套科学的评价体系，其中包括发行规模、书刊定到率、发行速度以及售后服务等。
（三）招标评标标准。
国内学者提出了多种图书采购招标评标标准：（1）总分100分，其中采访数据10分，编目数据10分，后续编目10分，送货3分，到书质量5分，退换3分，加工20分，到书周期3，到书率10分，配准率3分，执行合同3分，经济信用3分，现采基地3分，资产规模3分，合作高校3分，折扣8分。（2）总分100分，其中折扣30分（小于15%得0分，等于15%得20分，在15%的基础上每增加1%加1分），服务（到书率、送货、退换、包装、工作协助、付款方式、到书时间、书目信息）25分，数据（采访数据、编目数据）10分，加工（磁条、条形码、馆藏章、提供工作配合）20分，信用度（注册资金、最新银行验资、信誉情况）10分，合作单位相关参考5分。
五、图书馆书刊采购招标中标合同的签订与控制
（一）中标合同的签订。
协议内容应包含双方责任，到书时间、到书率、图书发行折让率、包装运输、加工服务、财务结算、违约责任等条款；协议附件内容应包括图书加工服务标准、MARC数据著录标准等。中标合同条款应细化，对关键业务环节的规定不得出现纰漏。合同中要将核心出版社具体列表，中标单位对图书馆提供的核心出版社的订单要保证较高的到书率，一般情况下，核心出版社的到书率应制定得比一般出版社的到书率略高。其他书商需提供的后续编目等服务细节也要纳入合同，合同中要注意付款方式的约定。
（二）中标合同的控制。
为防止书商不履行合同，应要求书商给图书馆一定的保证金。针对在实行最低价中标法初期可能出现的压价抢标现象，可以在合理确定成本分析参考价的基础上，提高对履约保证金的要求。采购人提前公布估算价，以指导投标人报价，同时将投标人平均的报价和采购人估算价的平均值作为评标基准价，将评标基准价的90%为成本分析参考价；以成本分析参考价为限，低于成本分析参考价中標者，必须按照招标文件的规定，除提供合同价10％的履约担保金外，还要提供中标价与成本分析参考价差额的1倍至数倍的现金担保。
（作者：华中师范大学信息管理系博士研究生，发表论文多篇）
参考文献：
[1]吴锦荣.高校图书馆图书采购招标新论.图书馆,2006(4):92-94.
[2]唐军.高职院图书馆中文图书采购招标及外包加工的实践与思考.农业图书情报学刊,2006(7):49-52.
[3]陈伟.高校图书馆图书采购招标工作新探.图书馆学研究,2004(5):44-47.
[4]张宏.招标采购在期刊管理中的应用.图书馆工作与研究,2005(4):27-28.
[5]龚菲.对高校图书馆中文图书采购招标的再认识.科技情报开发与经济,2005(14):14-15.
[6]潘艳.高校图书馆图书采购招标工作的误区.图书馆学研究,2005(12):40-42.
[7]陶国清,潘小艳.图书采购招标存在的弊端和改进措施.图书馆界,2006(1):56-59.
[8]徐卫江,鲁晓阳,李恩科.规范高校图书馆采购招投标.图书馆理论与实践, 2006(4):81-83.