论文部分内容阅读
摘 要 档案是最原始、最可靠的信息资源，档案是历史的记录、知识的载体，具有不可估量的开发利用价值。档案开发与利用可以对检察干警进行院史教育，可以服务于办案需要，还可以为打击和预防职务犯罪。此次，加强档案服务能力、基础设施、管理机制建设，是提升档案服务水平的前提，是巩固增强档案服务的基础，是不断提高档案开发与利用的根本保障。
关键词 档案开发 档案利用 信息资源 服务能力 管理机制
作者简介：曹京华、张淑敏，北京市石景山区古城南里石景山区人民检察院。
中图分类号：D926.3 文献标识码：A 文章编号：1009-0592(2012)02-185-02
档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。检察档案是在各项检察工作中形成的，具有保存价值的文件材料，是第一手信息资料。检察档案的利用是为检察业务工作服务的重要途径，是实现档案工作目的的关键环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。加强检察档案信息的开发利用是维护检察机关历史真实面貌的一项重要工作，也是国家档案事业的一项基础性工程。我从事检察档案工作时间不长，只从自身岗位上浅谈做好检察档案开发和利用的一些想法，不足之处敬请指正。
一、加强软硬件建设，是做好检察档案开发利用工作的前提
（一）设施建设是做好检察档案开发利用工作的物质保障
档案安全是档案工作的首要问题，应当把档案安全工作作为大事、要事来抓，牢固树立“责任重于泰山，防范高于一切”的工作理念，严格落实档案安全领导负责制，完善监管制度，将档案安全工作落实到实处。根据《涉密信息系统分级保护方案》的要求，领导高度重视，提前谋划，将档案库房确定为重要的涉密部位。配置了安全防护设施，档案库房安装智能卡和门锁钥匙相结合电子门控系统，档案库房门设置了两道智能门禁锁，并与我院安防中心室连接，24小时进行实时监控，从保密性、安全性、防火、防盗问题上提升我院档案安全管理水平。加大资金投入，不断解决库房、阅览室及配套设备、设施问题，是做好档案工作的必要条件。在办公用房非常紧张的情况下，严格按照上级规定，档案库房使用面积达到150平方米，阅览室、办公用房32平方米，库房设置合理，远离了危险场所，实现了纸制档案库房、音像档案库房、阅览室和办公用房“四分开”，均达到用房面积的要求。专职档案人员经常对库房中的案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，不断改善档案保管条件和环境，添置档案管理必需的设施设备，对已配备设施设备，如档案柜、防盗门窗、电源电线等经常进行完好率检查，落实档案库房的“八防”措施，做好电子、纸质等各种档案的保密、保护工作，切实保障档案安全工作的顺利开展。
（二）制度建设是做好检察档案开发利用工作的规范保障
完善档案管理制度建设，坚持把档案管理工作法制化、规范化、科学化、制度化作为检察档案工作的基本要求，严格规范档案工作流程，建立健全档案管理各项规章制度，使检察档案开发利用工作有法可依、有章可循。不断加强档案工作的保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。一是健全规章制度。我院对《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案借阅制度》、《档案的鉴定、销毁制度》《阅览室注意事项》等相关制度进行重新修订，重新装裱悬挂档案库房和借阅室墙上，做到责任分工明确、管理规范、借阅手续齐全、鉴定严格、保管有序。二是探索创新。我院专职档案员注重档案探索创新，针对实物档案登记、编号没有统一的标准、文书归档纸张易损坏等实际问题，注重在规范化基础上创新出一套档案工作新方法，弥补现有档案管理工作不足，为档案工作科学管理奠定基础。三是整合资源。引导全院干警树立做好档案基础工作的大局责任意识，充分整合全院力量，提升对诉讼卷宗、文书材料、照片档案、会计档案及时归档责任意识，积极加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。四是档案培训经常化。积极参加区档案局举办的档案安全教育、岗位专业培训，从思想上增强档案人员的责任意识、保密意识、大局意识、全局意识，提升档案人员的使命感，做到归档类别齐全、完整、准确。利用内网对全院干警进行《档案法》、《保密法》、《北京市检察机关诉讼档案管理办法（试行）》和《北京市检察机关诉讼档案借阅办法（试行）》和《关于进一步加强北京市检察机关档案工作的意见》的学习，使档案学习全员覆盖，没有遗漏。定期对全院兼职档案员进行业务指导和培训，全面提升兼职档案员业务技能和水平，增强档案队伍凝聚力、战斗力，形成团结协作、锐意进取、争创一流的良好局面，推动档案事业健康发展。五是充分认识档案服务的重要性，做好90周年活动资料归档工作，牢固树立“以人为本，服务为先”理念，广泛收集纪念活动形成的影像资料、文字、信息和各种载体的档案，确保反映纪念活动中形成的档案齐全完整，进一步丰富档案资源，切实保证开发利用工作的顺利开展。
（三）队伍建设是做好检察档案开发利用工作的人员保障
重视人才培养，建设高素质档案队伍。档案工作是一项专业性较强的工作，涵盖知识领域较为广泛，因此，抓好档案人员的业务培训，培养档案人员爱岗敬业、无私奉献的精神，进一步提高档案管理水平。聘请专业人士讲解档案知识，指导档案业务，对档案的收集、整理、保管和利用情况进行监督检查。只有档案人员端正的工作态度和全身心的投入，提高档案人员对检察档案开发利用的能力和素質，才能真正做好检察档案的开发利用工作。
二、加强档案服务能力建设，是提升档案开发与利用前提
档案是历史缩影，是无形资产和信息资源。检察机关承载着维护社会和谐稳定、维护司法公正的艰巨任务，检察档案是记录检察历史、服务社会发展、传承办案经验的重要工作。我院充分发挥检察档案资源优势和信息化职能作用，努力提升档案工作综合实力，围绕中心，服务大局，为检察事业的科学发展提供全方位、多元素的优质服务。
（一）保证诉讼案卷及时归档
专职档案员定期到各处室指导诉讼案卷的装订、整理及归档工作，并与各处室兼职档案员建立沟通联系机制。各处室兼职档案员按时督促案件承办人及时归档，专职档案员每2个月归档一次,每年6月底之前完成上一年度诉讼卷宗的归档，及时进行收集、整理、编目、装盒上架等工作。
（二）做好文书及其它门类档案的收集归档
各处室兼职档案员应注意文书档案材料的收集工作，定期向档案室移交，专职档案员每年3月底之前完成上一年度文书材料的收集、鉴定、分类、整理、编目、录入等工作。专兼职档案人员应进一步加强数码照片、会计、实物、基建设备档案的收集归档工作，每年5月底之前全面完成上一年度的归档工作。数码照片要做到随时归档或阶段归档，确保齐全完整；当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；本单位新购置的设备，应在专职档案员监督下进行开箱验收，保修单和说明书应移送档案部门备案。新建办公楼施工结构、机电、管线图纸和施工会计凭证应移交档案部门保管，专职档案员应确保办公大楼整体施工、机电、管线图纸齐全完整。
（三）借阅档案及时催还，确保档案安全
严把档案借阅审批关，制定了《检察机关档案利用审批表》，审批表要求主管处长、检察长审批，处室兼职档案员和专职档案员签字，专职档案员定期催还，未按期归还的，需办理续借手续，借出档案严格履行出库登记、入库检查手续，避免档案丢失，确保档案利用安全。牢固树立“以人为本，服务为先”理念，积极做好档案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，为档案的开发和利用提供保障。
三、创新工作思路，充分发挥检察档案的服务功能
（一）发挥档案资源优势，围绕中心、服务大局为检察事业各项工作提供信息需求
今年1-8月区检察机关共查阅诉讼档案材料174件231人；其中上級检察机关复查案件2件2人；纪检监察处查阅案件2件2人；预防处查阅案件112件130人；公诉处查阅案件20件27人，行政处查阅会计凭证利用11册；上级检察机关对全市检察系统办案情况综合分析，查阅文书材料126份；公安系统追加犯罪事实查阅证据材料2份；技术处查阅办公大楼施工图纸1册等等。上述数据表明检察档案利用率非常高，工作人员档案利用意识强，充分发挥了检察档案服务检察工作应有作用。
（二）进一步开发检察档案信息资源，发挥服务功能
加强信息化建设，着力提升档案信息化管理水平。通过电子化手段提高管理能力，进一步完善档案分级管理制度，规范档案管理流程，利用检察档案信息资源，服务检察信息、调研工作。检察档案作为检察信息工作中一个重要信息源，能够有效为检察信息工作提供素材，积极利用档案资源，围绕检察工作的重点、难点、热点以及领导、社会关注的问题，深度挖掘信息源，突出重点，及时为领导决策提供参考，促进检察工作健康发展，为检察工作科学发展提供高效、便捷、可靠的档案服务。检察档案除了日常的提供利用以外，还要做深层次的开发利用，进一步提高检察档案信息开发工作水平，为检察工作科学发展提供更全面、更深层次的服务。
1．利用检察档案为干警进行档案知识和院史教育。以检察档案为主旋律记录检察院光辉历程，记录着改革开放30周年检察机关的发展变化，检察院自建立以来，经历了创建、撤销、恢复、重建等历程，历代检察人无私奉献和拼搏精神，通过历史的照片、实物、资料等让干警更深的进行体会和了解。以举办档案展览等方式进行院史教育，深入开发检察档案信息资源，增强检察档案利用价值，增强检察干警对检察工作的认同感和归属感。
2．利用检察档案的凭证作用，为工作人员办案提供需要。检察诉讼卷宗资料是记录检察各项工作，反映检察工作成绩的有效载体，是复查案件、总结经验等各项工作的重要依据。控申部门针对群众举报、控告、申诉反映问题，对案件事实、证据进行复查，答复来信来访群众，需要查阅相关案件的诉讼档案，对案件事实和证据进行核实，准确及时答复举报人、申诉人。因此，检察诉讼档案为控申工作提供可靠依据，检察诉讼档案能够为疑难案件的处理提供参考作用，能够为复查案件提供帮助。检察诉讼档案完整记录了检察机关所办案件的具体情况及处理程序，记载着珍贵证据材料和办案经验，同时又经历着历史考验，为今后办案和总结提供大量的原始数据材料。
3．利用检察档案为预防职务犯罪提供了真实案例。通过具体生动、真实、鲜活的案例材料服务于预防职务犯罪工作，预防处结合典型案件研究预防对策，编写出《让家庭远离腐败》、《让岗位远离腐败》、《让权利远离腐败》、《让拆迁远离腐败》等书籍，增强国家公务人员依法行政、廉洁从业意识，受到社会各界和人民群众的大力称赞，为更加有力打击和预防职务犯罪起到宣传教育和警示作用。预防职务犯罪不能仅停留在法律条文上，还应配合具体的真实案例加以剖析说明，不断提高预防宣传工作的感染力和说服力，在预防职务犯罪的宣传上起到良好法律效果和社会效果。
关键词 档案开发 档案利用 信息资源 服务能力 管理机制
作者简介：曹京华、张淑敏，北京市石景山区古城南里石景山区人民检察院。
中图分类号：D926.3 文献标识码：A 文章编号：1009-0592(2012)02-185-02
档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。检察档案是在各项检察工作中形成的，具有保存价值的文件材料，是第一手信息资料。检察档案的利用是为检察业务工作服务的重要途径，是实现档案工作目的的关键环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础。加强检察档案信息的开发利用是维护检察机关历史真实面貌的一项重要工作，也是国家档案事业的一项基础性工程。我从事检察档案工作时间不长，只从自身岗位上浅谈做好检察档案开发和利用的一些想法，不足之处敬请指正。
一、加强软硬件建设，是做好检察档案开发利用工作的前提
（一）设施建设是做好检察档案开发利用工作的物质保障
档案安全是档案工作的首要问题，应当把档案安全工作作为大事、要事来抓，牢固树立“责任重于泰山，防范高于一切”的工作理念，严格落实档案安全领导负责制，完善监管制度，将档案安全工作落实到实处。根据《涉密信息系统分级保护方案》的要求，领导高度重视，提前谋划，将档案库房确定为重要的涉密部位。配置了安全防护设施，档案库房安装智能卡和门锁钥匙相结合电子门控系统，档案库房门设置了两道智能门禁锁，并与我院安防中心室连接，24小时进行实时监控，从保密性、安全性、防火、防盗问题上提升我院档案安全管理水平。加大资金投入，不断解决库房、阅览室及配套设备、设施问题，是做好档案工作的必要条件。在办公用房非常紧张的情况下，严格按照上级规定，档案库房使用面积达到150平方米，阅览室、办公用房32平方米，库房设置合理，远离了危险场所，实现了纸制档案库房、音像档案库房、阅览室和办公用房“四分开”，均达到用房面积的要求。专职档案人员经常对库房中的案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，不断改善档案保管条件和环境，添置档案管理必需的设施设备，对已配备设施设备，如档案柜、防盗门窗、电源电线等经常进行完好率检查，落实档案库房的“八防”措施，做好电子、纸质等各种档案的保密、保护工作，切实保障档案安全工作的顺利开展。
（二）制度建设是做好检察档案开发利用工作的规范保障
完善档案管理制度建设，坚持把档案管理工作法制化、规范化、科学化、制度化作为检察档案工作的基本要求，严格规范档案工作流程，建立健全档案管理各项规章制度，使检察档案开发利用工作有法可依、有章可循。不断加强档案工作的保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。一是健全规章制度。我院对《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案借阅制度》、《档案的鉴定、销毁制度》《阅览室注意事项》等相关制度进行重新修订，重新装裱悬挂档案库房和借阅室墙上，做到责任分工明确、管理规范、借阅手续齐全、鉴定严格、保管有序。二是探索创新。我院专职档案员注重档案探索创新，针对实物档案登记、编号没有统一的标准、文书归档纸张易损坏等实际问题，注重在规范化基础上创新出一套档案工作新方法，弥补现有档案管理工作不足，为档案工作科学管理奠定基础。三是整合资源。引导全院干警树立做好档案基础工作的大局责任意识，充分整合全院力量，提升对诉讼卷宗、文书材料、照片档案、会计档案及时归档责任意识，积极加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。四是档案培训经常化。积极参加区档案局举办的档案安全教育、岗位专业培训，从思想上增强档案人员的责任意识、保密意识、大局意识、全局意识，提升档案人员的使命感，做到归档类别齐全、完整、准确。利用内网对全院干警进行《档案法》、《保密法》、《北京市检察机关诉讼档案管理办法（试行）》和《北京市检察机关诉讼档案借阅办法（试行）》和《关于进一步加强北京市检察机关档案工作的意见》的学习，使档案学习全员覆盖，没有遗漏。定期对全院兼职档案员进行业务指导和培训，全面提升兼职档案员业务技能和水平，增强档案队伍凝聚力、战斗力，形成团结协作、锐意进取、争创一流的良好局面，推动档案事业健康发展。五是充分认识档案服务的重要性，做好90周年活动资料归档工作，牢固树立“以人为本，服务为先”理念，广泛收集纪念活动形成的影像资料、文字、信息和各种载体的档案，确保反映纪念活动中形成的档案齐全完整，进一步丰富档案资源，切实保证开发利用工作的顺利开展。
（三）队伍建设是做好检察档案开发利用工作的人员保障
重视人才培养，建设高素质档案队伍。档案工作是一项专业性较强的工作，涵盖知识领域较为广泛，因此，抓好档案人员的业务培训，培养档案人员爱岗敬业、无私奉献的精神，进一步提高档案管理水平。聘请专业人士讲解档案知识，指导档案业务，对档案的收集、整理、保管和利用情况进行监督检查。只有档案人员端正的工作态度和全身心的投入，提高档案人员对检察档案开发利用的能力和素質，才能真正做好检察档案的开发利用工作。
二、加强档案服务能力建设，是提升档案开发与利用前提
档案是历史缩影，是无形资产和信息资源。检察机关承载着维护社会和谐稳定、维护司法公正的艰巨任务，检察档案是记录检察历史、服务社会发展、传承办案经验的重要工作。我院充分发挥检察档案资源优势和信息化职能作用，努力提升档案工作综合实力，围绕中心，服务大局，为检察事业的科学发展提供全方位、多元素的优质服务。
（一）保证诉讼案卷及时归档
专职档案员定期到各处室指导诉讼案卷的装订、整理及归档工作，并与各处室兼职档案员建立沟通联系机制。各处室兼职档案员按时督促案件承办人及时归档，专职档案员每2个月归档一次,每年6月底之前完成上一年度诉讼卷宗的归档，及时进行收集、整理、编目、装盒上架等工作。
（二）做好文书及其它门类档案的收集归档
各处室兼职档案员应注意文书档案材料的收集工作，定期向档案室移交，专职档案员每年3月底之前完成上一年度文书材料的收集、鉴定、分类、整理、编目、录入等工作。专兼职档案人员应进一步加强数码照片、会计、实物、基建设备档案的收集归档工作，每年5月底之前全面完成上一年度的归档工作。数码照片要做到随时归档或阶段归档，确保齐全完整；当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；本单位新购置的设备，应在专职档案员监督下进行开箱验收，保修单和说明书应移送档案部门备案。新建办公楼施工结构、机电、管线图纸和施工会计凭证应移交档案部门保管，专职档案员应确保办公大楼整体施工、机电、管线图纸齐全完整。
（三）借阅档案及时催还，确保档案安全
严把档案借阅审批关，制定了《检察机关档案利用审批表》，审批表要求主管处长、检察长审批，处室兼职档案员和专职档案员签字，专职档案员定期催还，未按期归还的，需办理续借手续，借出档案严格履行出库登记、入库检查手续，避免档案丢失，确保档案利用安全。牢固树立“以人为本，服务为先”理念，积极做好档案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，为档案的开发和利用提供保障。
三、创新工作思路，充分发挥检察档案的服务功能
（一）发挥档案资源优势，围绕中心、服务大局为检察事业各项工作提供信息需求
今年1-8月区检察机关共查阅诉讼档案材料174件231人；其中上級检察机关复查案件2件2人；纪检监察处查阅案件2件2人；预防处查阅案件112件130人；公诉处查阅案件20件27人，行政处查阅会计凭证利用11册；上级检察机关对全市检察系统办案情况综合分析，查阅文书材料126份；公安系统追加犯罪事实查阅证据材料2份；技术处查阅办公大楼施工图纸1册等等。上述数据表明检察档案利用率非常高，工作人员档案利用意识强，充分发挥了检察档案服务检察工作应有作用。
（二）进一步开发检察档案信息资源，发挥服务功能
加强信息化建设，着力提升档案信息化管理水平。通过电子化手段提高管理能力，进一步完善档案分级管理制度，规范档案管理流程，利用检察档案信息资源，服务检察信息、调研工作。检察档案作为检察信息工作中一个重要信息源，能够有效为检察信息工作提供素材，积极利用档案资源，围绕检察工作的重点、难点、热点以及领导、社会关注的问题，深度挖掘信息源，突出重点，及时为领导决策提供参考，促进检察工作健康发展，为检察工作科学发展提供高效、便捷、可靠的档案服务。检察档案除了日常的提供利用以外，还要做深层次的开发利用，进一步提高检察档案信息开发工作水平，为检察工作科学发展提供更全面、更深层次的服务。
1．利用检察档案为干警进行档案知识和院史教育。以检察档案为主旋律记录检察院光辉历程，记录着改革开放30周年检察机关的发展变化，检察院自建立以来，经历了创建、撤销、恢复、重建等历程，历代检察人无私奉献和拼搏精神，通过历史的照片、实物、资料等让干警更深的进行体会和了解。以举办档案展览等方式进行院史教育，深入开发检察档案信息资源，增强检察档案利用价值，增强检察干警对检察工作的认同感和归属感。
2．利用检察档案的凭证作用，为工作人员办案提供需要。检察诉讼卷宗资料是记录检察各项工作，反映检察工作成绩的有效载体，是复查案件、总结经验等各项工作的重要依据。控申部门针对群众举报、控告、申诉反映问题，对案件事实、证据进行复查，答复来信来访群众，需要查阅相关案件的诉讼档案，对案件事实和证据进行核实，准确及时答复举报人、申诉人。因此，检察诉讼档案为控申工作提供可靠依据，检察诉讼档案能够为疑难案件的处理提供参考作用，能够为复查案件提供帮助。检察诉讼档案完整记录了检察机关所办案件的具体情况及处理程序，记载着珍贵证据材料和办案经验，同时又经历着历史考验，为今后办案和总结提供大量的原始数据材料。
3．利用检察档案为预防职务犯罪提供了真实案例。通过具体生动、真实、鲜活的案例材料服务于预防职务犯罪工作，预防处结合典型案件研究预防对策，编写出《让家庭远离腐败》、《让岗位远离腐败》、《让权利远离腐败》、《让拆迁远离腐败》等书籍，增强国家公务人员依法行政、廉洁从业意识，受到社会各界和人民群众的大力称赞，为更加有力打击和预防职务犯罪起到宣传教育和警示作用。预防职务犯罪不能仅停留在法律条文上，还应配合具体的真实案例加以剖析说明，不断提高预防宣传工作的感染力和说服力，在预防职务犯罪的宣传上起到良好法律效果和社会效果。