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摘要：高校学籍档案管理工作是一项综合性的工作，作为承载学生重要原始信息的资料，近几年来，随着高校办学规模普遍扩大和招生数量的增加，单纯依靠几台电脑来完成学籍档案管理的模式已不能适应日常工作的需要，网络化的学籍管理系统的设计与建立，已摆上高校档案管理工作者的议事日程。
关键词：高校 学籍档案 档案网络化管理
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（a）-0223-01
高校学籍档案管理工作是一项综合性的工作，作为承载学生重要原始信息的资料，近几年来，高校办学规模普遍呈扩大的之态，招生数量日益增加，尤其是高等院校的广泛建立分校，学生的来源及数量呈几何级的增长，原来半手工式的完成学生信息管理的方式已不适合当前的工作任务，录入学生的基本信息、查询检索学生的有关资料、了解学生的基本情况要依靠更加科学化的手段来办理和完成。如此，网络化的学籍管理系统的设计与建立，已摆上高校档案管理工作者的议事日程。
1 高校学籍档案走向网络化管理的必然趋势
数字化档案信息的方便与快捷可极大地简化工作程序，方便每一位使用者。当档案利用者操作有关系统时，不受时空限制，只需掌握有关密码及权限，在个人方便的情况下，只要一台能够上网的计算机，就可以进入管理系统搜索自己想得到的信息。有效的利用档案网络系统，使学籍管理工作进入了全新的时期。同时，学籍管理人员的工作量大为减少，只要系统建立起来，日常工作多为维护，及时和定期地输入有关信息，一些重复性的繁琐手工劳动将停止。减少了工作人员的劳动量，有关人员可在工作期间进行学习业务，或进行电子数据整理。
通过高校网络化信息使各职能部门在第一时间获取学生的各种信息，并进行有效利用。学生学籍基本情况、缴费信息等都一目了然。各职能部门充分利用自己的权限范围上网查找所需信息，通过数据格式进行传输，从而协调工作，提高高校内部学管、教学、财务、行政、后勤管理等有关部门的工作效率。
2 学籍管理系统的设计思路
我校的网络学籍管理系统有以下几部分组成：（1）学籍信息；（2）成绩信息；（3）教研室成绩报送；（4）信息查询。学生一入学，学生本人的基本信息就进入管理系统，直至学生毕业。中间涵盖了学生在校期间的学习、生活、表彰奖励等方方面面的信息。
（1）学籍信息管理模块。对于这个模块的数据可以进行批量录入，并且还能够从招生网等数据库导入相关学生的资料，按照学生所在的系和所学专业及所在班级和学号等方面，建立全校范围内学生的基本信息数据库。根据需要，可以方便快捷的查找各年级、专业学生的情况，对于休学、退学等学生的学籍异动进行管理。
充分利用现代化管理手段，将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联，使之衔接紧密，共享资源。这样既节省费用又方便信息查询。一方面使学生入学时编号一致，方便有关部门的管理，也方便学生的自我管理。在新生入学后，进行统一编班，学生管理部门根据学生的年级、系别、专业统一编制一年学号，转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库与学生处的电子档案库、财务处的收费档案库、后勤管理处的后勤服务库建立相应的关联和数据转换，做到各个数据库的数据共享，统一了数据，使数据库做到动态化、常态化管理，学籍方面的数据一有变动，校内相关的数据也随之更新，不但统一了学生的学号，还做到了学生信息的唯一性和准确性。
另一方面的好处是与财务处的收费库存资源共享。高校在对学生收费中存在着手续多的问题，学生往往要跑多个部门，办好几个手续，才完成交费，这个过程既浪费时间，还引来学生的不满。而利用数据共享，则可以简洁、方便地解决这方面的问题。学生学籍异动的条目，会在第一时间得到有效处理，会在第一时间在各个库的网络中得到及时体现与利用。学生可在本人的信息中查询有关个人交费情况，学生办理手续更加简化，更加人性化。同时提高有关部门的工作效率。
（2）成绩管理模块。把单机版的成绩库、补考库、重修库等合并成作为网络版的成绩库，里面的主要内容要素：学号、姓名、系处、培养层次、班级、专业等字段。
（3）成绩报送模块。考试结束后，由各教研室校园公文网之“学生综合信息管理系统”，录入学生个人考试成绩，做出试题分析、打印学生成绩频数图和成绩图册。在网上将成绩汇报给教务处，教务处审核认定后，再将成绩交到学校学生总成绩库。如此，有关人员可在校园网各终端机上查阅学生的成绩。
（4）学籍信息资料查询。各终端用户可根据权限上网查询在校学生人数、学生的个人资料、考试成绩；学生个人可查阅、校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印；各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。
3 数字化学籍管理档案系统的应用
（1）创建学生基本信息档案。首先，从招生库里把学生资料放入基本信息库中；其次，让学生自行填写学籍表；再次，将学籍表中的其他信息补录进数据库中。最后，通知学生登录校园网的档案系统，核实有关个人信息，将资料提交到基本信息库中。这种操作方式，方便了学生，更方便了工作人员，并确保了质量。
（2）资源共享。在学校的学籍档案进行数字化处理后，基本实现了资源共享。有关部门及学生个人可查询、打印有关学生的学籍资料。如在校生人数、某生的个人学习考试成绩、班级交费情况等。各个部门和学生个人都达到一种需要上的最大化。
在档案管理上，网络信息化学生学籍管理是一个有效的尝试。
关键词：高校 学籍档案 档案网络化管理
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2012）11（a）-0223-01
高校学籍档案管理工作是一项综合性的工作，作为承载学生重要原始信息的资料，近几年来，高校办学规模普遍呈扩大的之态，招生数量日益增加，尤其是高等院校的广泛建立分校，学生的来源及数量呈几何级的增长，原来半手工式的完成学生信息管理的方式已不适合当前的工作任务，录入学生的基本信息、查询检索学生的有关资料、了解学生的基本情况要依靠更加科学化的手段来办理和完成。如此，网络化的学籍管理系统的设计与建立，已摆上高校档案管理工作者的议事日程。
1 高校学籍档案走向网络化管理的必然趋势
数字化档案信息的方便与快捷可极大地简化工作程序，方便每一位使用者。当档案利用者操作有关系统时，不受时空限制，只需掌握有关密码及权限，在个人方便的情况下，只要一台能够上网的计算机，就可以进入管理系统搜索自己想得到的信息。有效的利用档案网络系统，使学籍管理工作进入了全新的时期。同时，学籍管理人员的工作量大为减少，只要系统建立起来，日常工作多为维护，及时和定期地输入有关信息，一些重复性的繁琐手工劳动将停止。减少了工作人员的劳动量，有关人员可在工作期间进行学习业务，或进行电子数据整理。
通过高校网络化信息使各职能部门在第一时间获取学生的各种信息，并进行有效利用。学生学籍基本情况、缴费信息等都一目了然。各职能部门充分利用自己的权限范围上网查找所需信息，通过数据格式进行传输，从而协调工作，提高高校内部学管、教学、财务、行政、后勤管理等有关部门的工作效率。
2 学籍管理系统的设计思路
我校的网络学籍管理系统有以下几部分组成：（1）学籍信息；（2）成绩信息；（3）教研室成绩报送；（4）信息查询。学生一入学，学生本人的基本信息就进入管理系统，直至学生毕业。中间涵盖了学生在校期间的学习、生活、表彰奖励等方方面面的信息。
（1）学籍信息管理模块。对于这个模块的数据可以进行批量录入，并且还能够从招生网等数据库导入相关学生的资料，按照学生所在的系和所学专业及所在班级和学号等方面，建立全校范围内学生的基本信息数据库。根据需要，可以方便快捷的查找各年级、专业学生的情况，对于休学、退学等学生的学籍异动进行管理。
充分利用现代化管理手段，将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联，使之衔接紧密，共享资源。这样既节省费用又方便信息查询。一方面使学生入学时编号一致，方便有关部门的管理，也方便学生的自我管理。在新生入学后，进行统一编班，学生管理部门根据学生的年级、系别、专业统一编制一年学号，转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库与学生处的电子档案库、财务处的收费档案库、后勤管理处的后勤服务库建立相应的关联和数据转换，做到各个数据库的数据共享，统一了数据，使数据库做到动态化、常态化管理，学籍方面的数据一有变动，校内相关的数据也随之更新，不但统一了学生的学号，还做到了学生信息的唯一性和准确性。
另一方面的好处是与财务处的收费库存资源共享。高校在对学生收费中存在着手续多的问题，学生往往要跑多个部门，办好几个手续，才完成交费，这个过程既浪费时间，还引来学生的不满。而利用数据共享，则可以简洁、方便地解决这方面的问题。学生学籍异动的条目，会在第一时间得到有效处理，会在第一时间在各个库的网络中得到及时体现与利用。学生可在本人的信息中查询有关个人交费情况，学生办理手续更加简化，更加人性化。同时提高有关部门的工作效率。
（2）成绩管理模块。把单机版的成绩库、补考库、重修库等合并成作为网络版的成绩库，里面的主要内容要素：学号、姓名、系处、培养层次、班级、专业等字段。
（3）成绩报送模块。考试结束后，由各教研室校园公文网之“学生综合信息管理系统”，录入学生个人考试成绩，做出试题分析、打印学生成绩频数图和成绩图册。在网上将成绩汇报给教务处，教务处审核认定后，再将成绩交到学校学生总成绩库。如此，有关人员可在校园网各终端机上查阅学生的成绩。
（4）学籍信息资料查询。各终端用户可根据权限上网查询在校学生人数、学生的个人资料、考试成绩；学生个人可查阅、校对自己的学籍资料，查询各科学业成绩；学生的成绩单、学生证、考试证和学籍卡等可以打印；各相关部门、政治辅导员可在校园网上查阅学生的补考、重修人数、考试成绩、平均成绩、打印学生成绩册等。
3 数字化学籍管理档案系统的应用
（1）创建学生基本信息档案。首先，从招生库里把学生资料放入基本信息库中；其次，让学生自行填写学籍表；再次，将学籍表中的其他信息补录进数据库中。最后，通知学生登录校园网的档案系统，核实有关个人信息，将资料提交到基本信息库中。这种操作方式，方便了学生，更方便了工作人员，并确保了质量。
（2）资源共享。在学校的学籍档案进行数字化处理后，基本实现了资源共享。有关部门及学生个人可查询、打印有关学生的学籍资料。如在校生人数、某生的个人学习考试成绩、班级交费情况等。各个部门和学生个人都达到一种需要上的最大化。
在档案管理上，网络信息化学生学籍管理是一个有效的尝试。