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为有效应对突发事件和自然灾害，确保国家重要档案的安全，今年，国家、省、市档案工作会议都对建立重要档案异地备份库、开展重要档案异地、异质备份工作做了安排和部署，但国家和省里要求备份的是保存在各级档案馆里的档案，虽然焦作市将此范围扩大到了市直相关单位，但仍不包括民营企业。
笔者所在的河南省中纬测绘规划信息工程有限公司，原名“焦作市中纬测绘地理信息有限公司”，是河南省测绘行业第一个由事业体制改制的民营专业测绘科技企业，拥有国家甲级测绘资质、国家甲级土地规划资质、国家甲级工程勘察资质，现有员工230人，其中各类专业技术人员162人。河南“中纬”历经20多年的风雨征程，特别是1998年“改制”以来，以测绘为基础，以规划为先导，以地理信息为核心，延展相关专业，先后完成“南水北调”、“西气东输”等各种大型项目300多项，每年完成的中小型项目有1000多项。在公司的发展壮大过程中，我们不仅锻造了一支高、中、初级梯次结构的工程技术人员队伍，购置了各种高精尖的软硬件装备设施，还形成积累了万余件宝贵档案资料。尤其是在城市基础数字地形测图、数据建库、土地详查、地下管线普查、土地规划、土地开发整理设计、地图编制等工程中形成积累的纸质、电子测绘成果档案，不仅是公司的宝贵财富，对国家和社会也都具有重要的保存和利用价值。
为保存好这些宝贵的档案资料，在公司主要领导的重视和支持下，我们一是实行异质备份，对库存重要的、利用率高的纸质文本测绘成果档案进行数字化扫描；另外，对近年来通过测绘软件制作的重要电子成果档案除保存电子档案外，统一要求出两套纸质图交档案室，一套封存、一套备查。二是实行电子档案“多套制”保存，各业务部门的测绘成果类电子文件由专用计算机保存，定期用移动硬盘进行备份，项目(工程)结束或阶段性完工后及时刻录成光盘交档案室保存，档案室同时将数据导入专用移动硬盘封存。
通过以上措施，档案保管和利用都方便了许多。但近年来，一些大地震、大火灾等突发事件和自然灾害给我们敲响了警钟：把这些重要档案保存在一个大楼里，一旦遇到大的不可抗力，还是无法保证档案的安全。而随着市档案馆将重要档案备份保存到距离较远，处于不同地震带、不同大河流域，地质条件较好、保管条件较完备的专用备份档案库房无疑是更好的选择。
经过咨询，我们了解到档案局、档案馆对公司保存档案的重要程度是认可的，也同意将我们的档案进行异地备份。但作为一家民营科技企业，将自己的档案经本地档案局备份到其他地方的档案馆，还是有许多顾虑，需要从理论上进行解释，在实践中加以解决。
一是档案的所有权要明晰。集体、私人档案分别归集体和私人所有，对自有档案享有占有、使用、收益和处分的权利，而且，这种权利具有排他性。但根据《档案法》第16条的规定，集体和私人档案的保管、赠予和出卖等权利受到限制，所有者不能按自己的意志占有和处分档案。所有权被限制的原因是这些档案“对国家和社会具有保存价值”、“或者应当保密”，而我公司的档案恰恰符合这两条。现在，档案在公司手里，主动权在我们手里，如果通过备份的方式，将这些企业的重要资产经本地档案行政管理部门保存到异地的档案馆，我们还会有主动权吗?对行政机关和其他国有单位来说，将重要档案进行异地备份，就意味着提前将档案的所有权移交给了代表国家保管档案的档案馆，但对于我们民营企业来说，则应是一种寄存关系，是一种纯粹的商业行为。
二是异地备份档案库的保管条件要已知。本地档案馆的保管条件我们知道，但异地备份档案库的保管条件如何，是利用现有馆舍还是新建专门库房，是否防震，库房保管条件如何，装具是什么，是否防磁、防潮、防火、防盗，等等。在这些情况不明了的时候，我们无法下决心对重要档案进行异地备份。
三是电子档案的封存技术要过关。对我公司而言，除少量纸质文本的重要档案外，需异地备份的将主要是以移动硬盘或磁带形式保存的电子档案。而电子档案的易修改性和不易被查觉性，要求我们不仅要保管好档案的载体，更要保存好档案所包含的信息。
四是档案异地备份的收费标准要明确。对行政机关和其他国有单位来说，不存在此问题，由财政支付。但对非国有单位，要不要收费，按什么标准收费，要有个标准。对企业有益的事，我们愿意交纳一定费用，但如果标准很随意或者收费太高，我们还不如去租用商业性的保险箱来保存重要档案。
(李兴利组稿，作者单位：河南省中纬测绘规划信息工程有限公司)
笔者所在的河南省中纬测绘规划信息工程有限公司，原名“焦作市中纬测绘地理信息有限公司”，是河南省测绘行业第一个由事业体制改制的民营专业测绘科技企业，拥有国家甲级测绘资质、国家甲级土地规划资质、国家甲级工程勘察资质，现有员工230人，其中各类专业技术人员162人。河南“中纬”历经20多年的风雨征程，特别是1998年“改制”以来，以测绘为基础，以规划为先导，以地理信息为核心，延展相关专业，先后完成“南水北调”、“西气东输”等各种大型项目300多项，每年完成的中小型项目有1000多项。在公司的发展壮大过程中，我们不仅锻造了一支高、中、初级梯次结构的工程技术人员队伍，购置了各种高精尖的软硬件装备设施，还形成积累了万余件宝贵档案资料。尤其是在城市基础数字地形测图、数据建库、土地详查、地下管线普查、土地规划、土地开发整理设计、地图编制等工程中形成积累的纸质、电子测绘成果档案，不仅是公司的宝贵财富，对国家和社会也都具有重要的保存和利用价值。
为保存好这些宝贵的档案资料，在公司主要领导的重视和支持下，我们一是实行异质备份，对库存重要的、利用率高的纸质文本测绘成果档案进行数字化扫描；另外，对近年来通过测绘软件制作的重要电子成果档案除保存电子档案外，统一要求出两套纸质图交档案室，一套封存、一套备查。二是实行电子档案“多套制”保存，各业务部门的测绘成果类电子文件由专用计算机保存，定期用移动硬盘进行备份，项目(工程)结束或阶段性完工后及时刻录成光盘交档案室保存，档案室同时将数据导入专用移动硬盘封存。
通过以上措施，档案保管和利用都方便了许多。但近年来，一些大地震、大火灾等突发事件和自然灾害给我们敲响了警钟：把这些重要档案保存在一个大楼里，一旦遇到大的不可抗力，还是无法保证档案的安全。而随着市档案馆将重要档案备份保存到距离较远，处于不同地震带、不同大河流域，地质条件较好、保管条件较完备的专用备份档案库房无疑是更好的选择。
经过咨询，我们了解到档案局、档案馆对公司保存档案的重要程度是认可的，也同意将我们的档案进行异地备份。但作为一家民营科技企业，将自己的档案经本地档案局备份到其他地方的档案馆，还是有许多顾虑，需要从理论上进行解释，在实践中加以解决。
一是档案的所有权要明晰。集体、私人档案分别归集体和私人所有，对自有档案享有占有、使用、收益和处分的权利，而且，这种权利具有排他性。但根据《档案法》第16条的规定，集体和私人档案的保管、赠予和出卖等权利受到限制，所有者不能按自己的意志占有和处分档案。所有权被限制的原因是这些档案“对国家和社会具有保存价值”、“或者应当保密”，而我公司的档案恰恰符合这两条。现在，档案在公司手里，主动权在我们手里，如果通过备份的方式，将这些企业的重要资产经本地档案行政管理部门保存到异地的档案馆，我们还会有主动权吗?对行政机关和其他国有单位来说，将重要档案进行异地备份，就意味着提前将档案的所有权移交给了代表国家保管档案的档案馆，但对于我们民营企业来说，则应是一种寄存关系，是一种纯粹的商业行为。
二是异地备份档案库的保管条件要已知。本地档案馆的保管条件我们知道，但异地备份档案库的保管条件如何，是利用现有馆舍还是新建专门库房，是否防震，库房保管条件如何，装具是什么，是否防磁、防潮、防火、防盗，等等。在这些情况不明了的时候，我们无法下决心对重要档案进行异地备份。
三是电子档案的封存技术要过关。对我公司而言，除少量纸质文本的重要档案外，需异地备份的将主要是以移动硬盘或磁带形式保存的电子档案。而电子档案的易修改性和不易被查觉性，要求我们不仅要保管好档案的载体，更要保存好档案所包含的信息。
四是档案异地备份的收费标准要明确。对行政机关和其他国有单位来说，不存在此问题，由财政支付。但对非国有单位，要不要收费，按什么标准收费，要有个标准。对企业有益的事，我们愿意交纳一定费用，但如果标准很随意或者收费太高，我们还不如去租用商业性的保险箱来保存重要档案。
(李兴利组稿，作者单位：河南省中纬测绘规划信息工程有限公司)