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OA（办公自动化）是指利用先进计算机网络技术，将办公业务活动物化于人以外的各种设备之中，并由这些设备与办公人员构成服务于一定目标的人机信息处理系统。这种人机信息处理系统中，组织机构内部的人员可以跨越时间与空间的限制，借助于网络技术在同一网络办公平台系统中开展办公业务活动，从而极大地提高了工作效率。
办公自动化系统因其快速、高效、便捷等特点，被广泛应用于各单位的文书、事务处理系统，并由此催生了一种新型文件——电子文件。
一、电子文件的概念
（一）电子文件的定义
国际档案理事会对电子文件的定义是：“以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或空孔卡／带之上的文件／档案，它的内容只能通过机器来利用……”国际档案理事会电子文件委员会解释电子文件为：“在机械或个人活动的开展、执行或完成过程中产生或收到的记录信息，它由内容、上下文和结构组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。”简单来说，电子文件就是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的文件。
（二）电子文件的特点
1、电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用。OA条件下以往的纸质文件将被电子文件、机读文件和机读数据所替代，信息由计算机写入和读出，它的记录形式是数字化序列，将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码，即用若干个0和1来表示，这样就使人们不能用肉眼识读那些电子文件了。
2、存储的高密度性。办公自动化后，越来越多的办公活动原始记录以机读型新型载体的记录方式存在，这些机读型的电子文件信息具有体积小、存储量大等特点，可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间，一张普通的只读光盘可存储3.4亿文字，一张高密度的只读光盘可存储量就更为巨大了。
3、电子文件的利用是可共享的，不再受时间和空间的影响。电子文件的虚拟属性为文件的利用提供了便利。电子文件在其物理位置不变的情况下，可以实现在某一保管单位或某一保管空间内的自由调度，文件得以共享，形成了跨越时间、空间、文化、语言的全新传播方式，消除了文件传递和交流的时空障碍。
4、存储条件的特殊性。电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子文件必需依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有强大生命力，才能发挥它的作用，它从生成、处理到归档后的一切管理活动都要依赖计算机系统。
5、电子文件信息的可变性。办公自动化后产生的大量的电子文件信息容易更改，信息写入后即可抹去重写，就如光盘（指可重写光盘）可以随意删除修改，不留任何痕迹，这就使得电子文件的“具有保存价值的原始记录”这一真实性无法得到证实。
二、电子文件的管理现状
目前，我国许多高校已经正式开展办公自动化，相关电子文件不断膨胀，数量呈级数增加，电子文件如何及时归档管理，开发利用，成为高校档案馆必须思考的问题。从走访的几个单位电子文件管理现状分析，主要存在以下几个方面的问题：
1、办公自动化和档案工作脱节，电子文件的归档问题亟待解决。办公自动化流程中，文件归档只是停留在办文单位的保密员简单的自动归档存储这一环节，电子文件如何鉴定分类，提交档案馆，由档案馆接收后，如何集中统一管理等问题还没有得到有效解决，电子文件存储在虚拟空间处于无序无人监管的状态。
2、电子文件管理规划、相关规章制度、标准欠缺。OA条件下各办文单位基本上没有电子文件管理的整体规划或项目规划，电子文件管理的整体规划主要由档案馆和OA相关研发单位负责。电子文件管理的规章制度仍十分不健全，大多数档案室基本上没有相关规范性文件。
3、电子文件还没有得到有效利用。电子文件不像纸质文件那样可以白纸黑字一目了然，原始性与真实性显而易见。电子文件从起草、修改、签发到印制都是在计算机上完成的，因而有便于复制、修改等特性，因此电子文件的凭证作用还没有得到充分肯定，电子文件在凭证作用等方面暂没有得到有效利用。
4、档案馆专业人才缺乏。电子文件的管理工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前从事档案工作人员看，许多档案馆缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。
三、OA条件下推进电子文件管理的对策
1、进一步完善OA系统中电子文件处理功能。各单位要根据自身特点，结合工作实际，进一步完善OA系统中文件处理功能。针对OA条件下电子文件的特点，研发部门的技术人员和档案部门的专业人员要共同研究，依据档案学理论、方法提出文件处理的具体要求，从功能、实用等方面加以改进和完善。按照电子文件特点，将电子文件从形成、归档甚至销毁整个生命周期各个阶段的管理要求设计在OA软件中。
2、建立健全电子文件归档制度。电子文件从形成到归档，跨越了多个部门，各单位要将形成的电子文件存储、积累下来，向专门档案部门进行网络移交。网络移交方式是通过OA系统向档案部门移交电子文件，因此，OA软件标准中要有电子文件的归档要求。档案部门要将档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计与电子文件特点结合起来，建立健全电子文件归档制度，使电子文件真实准确，完整系统。
3、做好电子文件与纸质文件的同步管理。鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件缺少认证功能，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。目前纸质文件和电子文件处于过渡时期，解决方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
4、加强对电子文件的安全防范。首先，从OA系统的源头――网络方面加以控制，可将上网的OA系统结点网站在物理层把内部系统与Internet网隔开，采用比较安全的局域网，建立完善的安全防护体系，为电子文件构筑基本安全屏障。其次，在OA内部采用各种技术对相关数据库进行数据加密，同时利用后台代理进程系统，记录并跟踪用户对文件的操作过程，全程监控文件的流转动态，确保整个OA系统中电子文件的安全可靠运行及保存与利用。最后，以统一身份认证系统和用户资料数据库为基础，从集成用户帐号管理、上网权限管理、网络登陆控制等方面加以防范，有效地防范网上违规违法事件的发生。
5、加强人才培养和队伍建设。电子文件管理利用网络的强大功能进行存储、检索、利用以及系统管理，这就要求档案工作人员除了专业知识外，对计算机操作、数据库、网络知识都要十分熟悉。所以，OA条件下，档案工作人员不但要有较高的专业素质，熟悉所保管的文件内容，熟悉档案法规，又要学习现代科技知识。档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，必须加强电子文件方面的研究，特别是计算机网络安全保密知识方面，使档案工作人员向复合型人才转化。
办公自动化系统因其快速、高效、便捷等特点，被广泛应用于各单位的文书、事务处理系统，并由此催生了一种新型文件——电子文件。
一、电子文件的概念
（一）电子文件的定义
国际档案理事会对电子文件的定义是：“以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或空孔卡／带之上的文件／档案，它的内容只能通过机器来利用……”国际档案理事会电子文件委员会解释电子文件为：“在机械或个人活动的开展、执行或完成过程中产生或收到的记录信息，它由内容、上下文和结构组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。”简单来说，电子文件就是指由计算机生成和处理，以数字代码形式记录信息的文件。
（二）电子文件的特点
1、电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用。OA条件下以往的纸质文件将被电子文件、机读文件和机读数据所替代，信息由计算机写入和读出，它的记录形式是数字化序列，将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码，即用若干个0和1来表示，这样就使人们不能用肉眼识读那些电子文件了。
2、存储的高密度性。办公自动化后，越来越多的办公活动原始记录以机读型新型载体的记录方式存在，这些机读型的电子文件信息具有体积小、存储量大等特点，可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间，一张普通的只读光盘可存储3.4亿文字，一张高密度的只读光盘可存储量就更为巨大了。
3、电子文件的利用是可共享的，不再受时间和空间的影响。电子文件的虚拟属性为文件的利用提供了便利。电子文件在其物理位置不变的情况下，可以实现在某一保管单位或某一保管空间内的自由调度，文件得以共享，形成了跨越时间、空间、文化、语言的全新传播方式，消除了文件传递和交流的时空障碍。
4、存储条件的特殊性。电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子文件必需依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有强大生命力，才能发挥它的作用，它从生成、处理到归档后的一切管理活动都要依赖计算机系统。
5、电子文件信息的可变性。办公自动化后产生的大量的电子文件信息容易更改，信息写入后即可抹去重写，就如光盘（指可重写光盘）可以随意删除修改，不留任何痕迹，这就使得电子文件的“具有保存价值的原始记录”这一真实性无法得到证实。
二、电子文件的管理现状
目前，我国许多高校已经正式开展办公自动化，相关电子文件不断膨胀，数量呈级数增加，电子文件如何及时归档管理，开发利用，成为高校档案馆必须思考的问题。从走访的几个单位电子文件管理现状分析，主要存在以下几个方面的问题：
1、办公自动化和档案工作脱节，电子文件的归档问题亟待解决。办公自动化流程中，文件归档只是停留在办文单位的保密员简单的自动归档存储这一环节，电子文件如何鉴定分类，提交档案馆，由档案馆接收后，如何集中统一管理等问题还没有得到有效解决，电子文件存储在虚拟空间处于无序无人监管的状态。
2、电子文件管理规划、相关规章制度、标准欠缺。OA条件下各办文单位基本上没有电子文件管理的整体规划或项目规划，电子文件管理的整体规划主要由档案馆和OA相关研发单位负责。电子文件管理的规章制度仍十分不健全，大多数档案室基本上没有相关规范性文件。
3、电子文件还没有得到有效利用。电子文件不像纸质文件那样可以白纸黑字一目了然，原始性与真实性显而易见。电子文件从起草、修改、签发到印制都是在计算机上完成的，因而有便于复制、修改等特性，因此电子文件的凭证作用还没有得到充分肯定，电子文件在凭证作用等方面暂没有得到有效利用。
4、档案馆专业人才缺乏。电子文件的管理工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前从事档案工作人员看，许多档案馆缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。
三、OA条件下推进电子文件管理的对策
1、进一步完善OA系统中电子文件处理功能。各单位要根据自身特点，结合工作实际，进一步完善OA系统中文件处理功能。针对OA条件下电子文件的特点，研发部门的技术人员和档案部门的专业人员要共同研究，依据档案学理论、方法提出文件处理的具体要求，从功能、实用等方面加以改进和完善。按照电子文件特点，将电子文件从形成、归档甚至销毁整个生命周期各个阶段的管理要求设计在OA软件中。
2、建立健全电子文件归档制度。电子文件从形成到归档，跨越了多个部门，各单位要将形成的电子文件存储、积累下来，向专门档案部门进行网络移交。网络移交方式是通过OA系统向档案部门移交电子文件，因此，OA软件标准中要有电子文件的归档要求。档案部门要将档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计与电子文件特点结合起来，建立健全电子文件归档制度，使电子文件真实准确，完整系统。
3、做好电子文件与纸质文件的同步管理。鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件缺少认证功能，电子文件本身也存在着目前技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。目前纸质文件和电子文件处于过渡时期，解决方法只能是电子文件与纸质文件同步归档。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。
4、加强对电子文件的安全防范。首先，从OA系统的源头――网络方面加以控制，可将上网的OA系统结点网站在物理层把内部系统与Internet网隔开，采用比较安全的局域网，建立完善的安全防护体系，为电子文件构筑基本安全屏障。其次，在OA内部采用各种技术对相关数据库进行数据加密，同时利用后台代理进程系统，记录并跟踪用户对文件的操作过程，全程监控文件的流转动态，确保整个OA系统中电子文件的安全可靠运行及保存与利用。最后，以统一身份认证系统和用户资料数据库为基础，从集成用户帐号管理、上网权限管理、网络登陆控制等方面加以防范，有效地防范网上违规违法事件的发生。
5、加强人才培养和队伍建设。电子文件管理利用网络的强大功能进行存储、检索、利用以及系统管理，这就要求档案工作人员除了专业知识外，对计算机操作、数据库、网络知识都要十分熟悉。所以，OA条件下，档案工作人员不但要有较高的专业素质，熟悉所保管的文件内容，熟悉档案法规，又要学习现代科技知识。档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，必须加强电子文件方面的研究，特别是计算机网络安全保密知识方面，使档案工作人员向复合型人才转化。