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随着20世纪后50年信息技术的发展，档案工作向电子化、网络化方向发展，档案界对电子文件产生这一问题越来越关注。要想弄清这一问题，首先要了解电子文件的概念。丁海斌教授在《电子文件管理基础》一书中是这么定义这种文件的：“以数字代码形态存在，通过计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。”从中可以看出，电子文件产生的微观条件：一是数字；二是电子。