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相较于上市公司、国企、大型私企，中小企业会计部门一般配置的人员少，对会计档案缺少组织管理要求；其次会计从业人员自身的知识体系里，对会计档案管理基本停留在初级阶段；第三虽然财政部下发了《会计档案管理办法》，但是由于没有财、税部门的检查要求，财务工作中不知道如何做到更规范的小伙伴还有很多。
结合我自己工作中的一些经验，从实务操作方面和大家分享一些心得，希望对大家有所帮助。
一、立卷、归档、保管
1.会计凭证。
1.1原始票据。规范的会计凭证装订，是从原始票据的正确粘贴开始的。原始票据粘贴的不合适，比如常见的中间厚两头薄的情况，想要订出一本结实美观的凭证是不可能的。其次胶水的使用，液体胶比固体胶更能让你粘贴的票据平整牢固，尤其是胶水干燥以后差异更明显。固体胶粘贴过路费票据和定额的餐费发票尤其不结实，经常会从凭证中掉落。由于会计凭证在使用中经常要翻阅，有时还会复印其中的发票、银行承兑汇票、批示等等，如果装订的过深，复印结果就无法使用。但是没有足够的装订深度，凭证又不牢固，如何解决呢？推荐方法：在原始单据粘贴时，在左侧边缘留出2.5厘米宽度的空白区域。这片空白区我们又用作废的凭证纸折叠后增加厚度粘贴填补，以保证整体凭证的高度和平整度。装订后的凭证不仅满足了各项需求，而且还比较美观。
1.2装订厚度。会计凭证的裝订厚度要求与凭证档案盒的厚度相关。凭证档案盒目前市面上有2钟，一种宽的、一种窄的。买宽的那种实用性要好，它不仅宽还厚，与增值税专用发票的大小一致，发票不仅省了折叠，后期查阅、复印也方便。
1.3会计凭证档案盒的使用。凭证档案盒在实际工作中应与装订好的凭证配合使用，将凭证裸放在档案柜中，很不方便查找，因为包角上的字迹很小，而且你拿开时上边的凭证会挤压掉落下来，不便于整理，少了凭证盒的保护会计凭证更容易毁损。
2.会计账簿。
2.1账簿首页的重要性。在实际工作中对于总账、明细账、日记账、多栏账、数量金额账要分别装订，大家都会区分。但是在哪里粘贴印花税票，却又一头雾水，经常看到若干年的账簿上没有一本粘贴印花税票的。不贴印花税票，会小税重罚的，亲。
在账簿首页右上角的空白处就是粘贴印花税票的地方，贴完了，记得用红色中性笔在税票的腰部水平划两条平行线。其他内容按账簿首页的文字要求填列即可。
2.2会计账簿封皮及档案盒的使用。会计账簿的封皮用牛皮纸或制作标书的彩色封皮都可，因为这两种材质都比较厚实耐用。推荐使用喷墨打印机，将封面内容打出，字迹会比较清晰。如果只有针式打印机，一定记得将档位调至3档以上，保护好打印针头的正常使用后再开始。
账簿封皮的内容一般包括：单位名称、所属年度、账簿种类、会计主管人员及装订人签章。
3.财务报告（纳税申报表）。这里我把纳税申报表放到财务报告同等重要的程度给大家分享。其他有关财务报告档案管理内容参照《会计档案管理办法》。
纳税申报表，在实务中是非常重要的会计档案资料，在《会计档案管理》中却没有特别提示，实务中如何操作对大多数中小企业财务人员都是一件标准很模糊的工作。
我们也是在工作中不断的探索，比如根据审计事务所检查数据的链条方向，以及市场上出售的相关包装材料，甚而向税务人员了解学习，总结了一些经验，与大家分享如下：
3.1专用发票抵扣联。一般纳税人企业每个月最重要的一件事就是关注本企业取得了多少进项发票，当月抵扣入账了多少？这是关乎企业的现金流和税负的重要依据之一，也是税务部门管控的重要风险点。因此其档案管理也尤其关键。如今认证发票基本实现了企业端的操作，财务人员取得增值税专用发票并确认当月入账的，要及时认证。对分批分次认证的抵扣联，在每一批次的首页附《进项发票认证清单和汇总表》，月末结束打印当月的汇总表附在当月已认证入账的所有抵扣联的首页。
装订抵扣联的牛皮纸封皮市面有售，在装订前一定要先核对以下几组数据：（1）每批 次的进项发票抵扣联（原件）认证金额与该批次的《认证清单和汇总表》抵扣联要份数一致，金额一致；（2）当月所有已认证批次的进项发票金额加计后与月度汇总金额一致；（3）月度认证入账进项发票汇总金额与增值税申报系统相关内容一致。以上内容核对无误后方可装订成册。
市面上没有售卖专门存放进项发票的档案盒，经过比较，将装订好的抵扣联放入凭证档案盒中较好，不合适的档案盒填写内容可以根据需要修改填列。
3.2国地税资料。国地税纳税申报现在均已实现网上申报，但是纸质的资料也必须留存。将数据长期存放于系统中，一旦系统升级或故障将无法打印历史资料，最好边申报边打印，减少遗漏。国地税资料不仅要分别装订，而且应该按月度、季度、年度分别装订，便于对外提供时酌情取用。
3.3税务变更资料及纳税检查资料。纳税项目变更的资料一般包括企业法人变更、经营地址变更、经营范围变更、股东变更等等，应当作为专项资料进行档案保管。纳税检查有查账、检查发票使用情况、各项税负自查等等，参照专项资料的保管要求归档。
4.其他。财务工作中还会有其他一些资料，比如：通知、制度办法、计划总结、政策法规、请示批复、预算执行反馈等，这些内容虽不属于会计档案资料的管理范畴，但也是重要的文书档案，依据文书档案的管理办法也要归档管理。对于《 通知》的下发格式，在实务中有一种格式比较实用，就是红头文件的格式，虽然常用于政府部门，但作为一种比较成熟的管理方法，实际使用在中小企业中效果也非常好，比如格式中不仅有关键字提示，而且年度发文总数也有标识，便于分类查阅。而且将重要的人事任命、制度下发、人员奖惩通过红头文件的形式下发，明显提高了被通知事项的认可度和执行力度。计划总结，一般是指年度工作总结和下年度工作计划，有个人的，也有部门的。加强计划总结的档案管理，其实是为今后加强岗位建设和部门职能提升，准备的历史数据，可作为参照评价的依据。
从一至四的内容主要讲述了立卷和归档时的一些实际操作。未涉及到的，请大家参照《会计档案管理办法》执行。
说到档案的管理，因为局限于中小企业的成本付出，一般不设置专门的档案管理机构，会计档案资料就存放于财务部门，由会计保管。依据岗位不相容性原则，出纳不得兼管。会计档案 保管期限：凭证15年、账簿25年、会计报告10年、会计年报永久、其他10年。
二、查阅、销毁
1.借阅档案登记表的使用。在实际工作中，中小企业的会计档案不仅由会计部门自己保管，而且该档案也是会计部门使用的最多，其他部门偶有借用的也会让借用人打个借条，借用部门领导或老板一般不会书面签字，但会口头打招呼。资料归还时会在借条上标注，会计会留存借条，但由于借条没有统一格式，并不便于长期保管。因此《档案借阅登记表》的使用就很规范。 具体内容大家可以参照《会计档案管理办法》 的相关要求。
2.销毁清册的使用。从业近20年的实务工作中，中小企业的存续能发展到销毁清册的年份，实属不多（指25年），能参与销毁会计档案工作的财务人员更少。这些年财务软件的普及使用，到期的电子账务如何销毁，在《会计档案管理》中也未提及。因此凡有财政部管理模糊的地方，大家可以咨询上级主管税务部门，更为妥当。
结合我自己工作中的一些经验，从实务操作方面和大家分享一些心得，希望对大家有所帮助。
一、立卷、归档、保管
1.会计凭证。
1.1原始票据。规范的会计凭证装订，是从原始票据的正确粘贴开始的。原始票据粘贴的不合适，比如常见的中间厚两头薄的情况，想要订出一本结实美观的凭证是不可能的。其次胶水的使用，液体胶比固体胶更能让你粘贴的票据平整牢固，尤其是胶水干燥以后差异更明显。固体胶粘贴过路费票据和定额的餐费发票尤其不结实，经常会从凭证中掉落。由于会计凭证在使用中经常要翻阅，有时还会复印其中的发票、银行承兑汇票、批示等等，如果装订的过深，复印结果就无法使用。但是没有足够的装订深度，凭证又不牢固，如何解决呢？推荐方法：在原始单据粘贴时，在左侧边缘留出2.5厘米宽度的空白区域。这片空白区我们又用作废的凭证纸折叠后增加厚度粘贴填补，以保证整体凭证的高度和平整度。装订后的凭证不仅满足了各项需求，而且还比较美观。
1.2装订厚度。会计凭证的裝订厚度要求与凭证档案盒的厚度相关。凭证档案盒目前市面上有2钟，一种宽的、一种窄的。买宽的那种实用性要好，它不仅宽还厚，与增值税专用发票的大小一致，发票不仅省了折叠，后期查阅、复印也方便。
1.3会计凭证档案盒的使用。凭证档案盒在实际工作中应与装订好的凭证配合使用，将凭证裸放在档案柜中，很不方便查找，因为包角上的字迹很小，而且你拿开时上边的凭证会挤压掉落下来，不便于整理，少了凭证盒的保护会计凭证更容易毁损。
2.会计账簿。
2.1账簿首页的重要性。在实际工作中对于总账、明细账、日记账、多栏账、数量金额账要分别装订，大家都会区分。但是在哪里粘贴印花税票，却又一头雾水，经常看到若干年的账簿上没有一本粘贴印花税票的。不贴印花税票，会小税重罚的，亲。
在账簿首页右上角的空白处就是粘贴印花税票的地方，贴完了，记得用红色中性笔在税票的腰部水平划两条平行线。其他内容按账簿首页的文字要求填列即可。
2.2会计账簿封皮及档案盒的使用。会计账簿的封皮用牛皮纸或制作标书的彩色封皮都可，因为这两种材质都比较厚实耐用。推荐使用喷墨打印机，将封面内容打出，字迹会比较清晰。如果只有针式打印机，一定记得将档位调至3档以上，保护好打印针头的正常使用后再开始。
账簿封皮的内容一般包括：单位名称、所属年度、账簿种类、会计主管人员及装订人签章。
3.财务报告（纳税申报表）。这里我把纳税申报表放到财务报告同等重要的程度给大家分享。其他有关财务报告档案管理内容参照《会计档案管理办法》。
纳税申报表，在实务中是非常重要的会计档案资料，在《会计档案管理》中却没有特别提示，实务中如何操作对大多数中小企业财务人员都是一件标准很模糊的工作。
我们也是在工作中不断的探索，比如根据审计事务所检查数据的链条方向，以及市场上出售的相关包装材料，甚而向税务人员了解学习，总结了一些经验，与大家分享如下：
3.1专用发票抵扣联。一般纳税人企业每个月最重要的一件事就是关注本企业取得了多少进项发票，当月抵扣入账了多少？这是关乎企业的现金流和税负的重要依据之一，也是税务部门管控的重要风险点。因此其档案管理也尤其关键。如今认证发票基本实现了企业端的操作，财务人员取得增值税专用发票并确认当月入账的，要及时认证。对分批分次认证的抵扣联，在每一批次的首页附《进项发票认证清单和汇总表》，月末结束打印当月的汇总表附在当月已认证入账的所有抵扣联的首页。
装订抵扣联的牛皮纸封皮市面有售，在装订前一定要先核对以下几组数据：（1）每批 次的进项发票抵扣联（原件）认证金额与该批次的《认证清单和汇总表》抵扣联要份数一致，金额一致；（2）当月所有已认证批次的进项发票金额加计后与月度汇总金额一致；（3）月度认证入账进项发票汇总金额与增值税申报系统相关内容一致。以上内容核对无误后方可装订成册。
市面上没有售卖专门存放进项发票的档案盒，经过比较，将装订好的抵扣联放入凭证档案盒中较好，不合适的档案盒填写内容可以根据需要修改填列。
3.2国地税资料。国地税纳税申报现在均已实现网上申报，但是纸质的资料也必须留存。将数据长期存放于系统中，一旦系统升级或故障将无法打印历史资料，最好边申报边打印，减少遗漏。国地税资料不仅要分别装订，而且应该按月度、季度、年度分别装订，便于对外提供时酌情取用。
3.3税务变更资料及纳税检查资料。纳税项目变更的资料一般包括企业法人变更、经营地址变更、经营范围变更、股东变更等等，应当作为专项资料进行档案保管。纳税检查有查账、检查发票使用情况、各项税负自查等等，参照专项资料的保管要求归档。
4.其他。财务工作中还会有其他一些资料，比如：通知、制度办法、计划总结、政策法规、请示批复、预算执行反馈等，这些内容虽不属于会计档案资料的管理范畴，但也是重要的文书档案，依据文书档案的管理办法也要归档管理。对于《 通知》的下发格式，在实务中有一种格式比较实用，就是红头文件的格式，虽然常用于政府部门，但作为一种比较成熟的管理方法，实际使用在中小企业中效果也非常好，比如格式中不仅有关键字提示，而且年度发文总数也有标识，便于分类查阅。而且将重要的人事任命、制度下发、人员奖惩通过红头文件的形式下发，明显提高了被通知事项的认可度和执行力度。计划总结，一般是指年度工作总结和下年度工作计划，有个人的，也有部门的。加强计划总结的档案管理，其实是为今后加强岗位建设和部门职能提升，准备的历史数据，可作为参照评价的依据。
从一至四的内容主要讲述了立卷和归档时的一些实际操作。未涉及到的，请大家参照《会计档案管理办法》执行。
说到档案的管理，因为局限于中小企业的成本付出，一般不设置专门的档案管理机构，会计档案资料就存放于财务部门，由会计保管。依据岗位不相容性原则，出纳不得兼管。会计档案 保管期限：凭证15年、账簿25年、会计报告10年、会计年报永久、其他10年。
二、查阅、销毁
1.借阅档案登记表的使用。在实际工作中，中小企业的会计档案不仅由会计部门自己保管，而且该档案也是会计部门使用的最多，其他部门偶有借用的也会让借用人打个借条，借用部门领导或老板一般不会书面签字，但会口头打招呼。资料归还时会在借条上标注，会计会留存借条，但由于借条没有统一格式，并不便于长期保管。因此《档案借阅登记表》的使用就很规范。 具体内容大家可以参照《会计档案管理办法》 的相关要求。
2.销毁清册的使用。从业近20年的实务工作中，中小企业的存续能发展到销毁清册的年份，实属不多（指25年），能参与销毁会计档案工作的财务人员更少。这些年财务软件的普及使用，到期的电子账务如何销毁，在《会计档案管理》中也未提及。因此凡有财政部管理模糊的地方，大家可以咨询上级主管税务部门，更为妥当。