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【摘要】 如何借助发达的网络技术,通过网上银行支付系统与会计电算化财务系统的无缝对接实现无现金报销,减少现金流,规避现金风险,提高财务工作效率,已经成为各高校急需研究的重要课题。文章基于“报账通”无现金报账系统在苏州大学财务管理中的应用,探索如何创新高校财务管理手段,提高财务工作效率,从而达到提高财务管理水平的目的。
【关键词】 报账通; 财务管理; 创新
2007年1月16日,财政部、教育部印发《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》中规定:“高等学校应全面推进财务管理的信息化和网络化,充分利用现代信息技术,实现统一核算和实时监控,提高财务管理水平和会计信息质量。高等学校应逐步改变传统的资金收付方式,借助银行卡、网上银行等先进手段,大力推进资金收支业务的电子划转,最大限度地减少现金流动”。规定对高校的财务管理和会计核算工作提出了更高的要求。随着部门预算、国库集中支付、预算外资金收支两条线管理等财政体制改革的不断深入,高校规模不断扩大,高校资源日益增加,高校财务环境也日趋复杂。高校传统的资金结算方式已滞后于高校财务管理工作。如何借助发达的网络技术,通过网上银行支付系统与会计电算化财务系统的无缝对接实现无现金报销,减少现金流,规避现金风险,提高财务工作效率,已经成为各高校急需研究的重要课题。苏州大学自1991年实施会计电算化,迈出了会计信息化的第一步。之后,学校以会计电算化为平台,不断进行无现金结算改革,先后在教工工资和学生补助发放、学生学费收缴、校园“一卡通”、零星收费、“报账通”无现金报账等方面实现无现金结算,尤其是“报账通”无现金报账系统在国内属首创。
一、“报账通”无现金报账系统的研发背景
(一)现金安全问题凸现
1.现金流量日益增加。随着学校教育事业的蓬勃发展,苏州大学教育事业经费不断增加,2004年教育事业经费达5.4亿元,全年库存现金流量2.72亿元;2005年教育事业经费达6.3亿元,全年库存现金流量3.30亿元,现金流量较上年增长21.32%;2006年教育事业经费达6.9亿元,新校区建设贷款资金14.33亿元,日均现金流量达几十万元。现金出纳岗位风险巨大,财务工作面临如何降低出纳岗位风险,确保现金收付安全问题。
2.多校区办学现金问题。2005年8月,学校正式启用新校区,随着8个学院1.5万名师生入住新校区,学校要求财务处在新校区设立报销点。由于学校只有一套印鉴章,首先面临如何解决新校区每天现金备用金及现金安全问题,其次,转账业务也无法及时办理,影響了教学和科研的开展。
(二)财务人员紧缺
学校核定财务处编制数为32人,与同规模高校相比,校财务人员较少,在学校教育事业费日益增长及多校区办学的情况下,财务人员编制数与需求数的矛盾日益突出,如何合理设置岗位,提高财务人员工作效率,节省人力资源,成为财务部门面临的现实问题。
随着银行网银支付系统及公务卡的推行,许多高校利用银行网银系统、公务卡来实现无现金结算,规避现金风险,但数据需二次输入,会增加财务人员的工作量,为了使数据不重复录入,提高数据准确性,节省财务人员的劳动力,只要学校财务系统与银行系统直接无缝对接,使各项付款业务不需二次录入,就能完成学校银行账户与其他单位或个人银行卡之间的资金划转,实现无现金结算。2005年初,校财务处、交通银行、上海复旦天翼公司三家单位合作,经过反复论证,研发、完成了“报账通”无现金报账系统的开发。2005年该系统在新校区试行,2006年在本部全面推开。
二、“报账通”无现金报账系统功能及特点
“报账通”系统主要依托学校财务系统和银行网银支付系统完成付款,财务审核人员凭用户名和密码登录财务系统,编制记账凭证后交出纳员,出纳员凭钥匙盘和密码登录“报账通”系统,核对每笔付款业务的相关信息,按记账凭证编号实施支付,从而完成学校银行账户与其他单位或个人银行卡之间的资金划转,实现无现金支付。由于记账凭证编号的唯一性,避免了该系统发生重复付款的可能。若审核、出纳人员各司其职,相互配合,实时处理报销业务,则每笔付款业务由单位账户支付到同行个人账户只需5分钟就能完成。
与传统网银支付系统相比,“报账通”无现金报账系统具有以下特点:
(一)有效整合了两个系统的业务流程
由于学校财务系统和银行网银系统是两套独立的系统,各个系统都有一套完整独立的业务流程,而这些业务流程之间又存在着密切的联系。传统网银支付系统要求有数据录入、数据复核的环节,学校财务系统中也有同样的环节,在“报账通”系统下,对重复的业务环节进行了有效的整合,使得两个环节只要一次操作,就能够完成两个系统的全部业务流程。
(二)实现了数据共享,保证了数据的一致性
学校财务系统数据库与银行网银系统数据库存在大量重复的数据信息,通过“报账通”系统,可以把财务系统中的电子数据由系统自动提交给网银支付服务器,既减少了二次录入工作量,又规避了因二次录入而产生的差错,实现了数据共享,保证了网银支付系统提交的电子数据与财务系统数据的一致性。
三、“报账通”无现金报账系统的优点
(一)规避了现金风险
在实施无现金报账系统之前,学校每天现金流量高达数十万元。在无现金报账系统下,报销款通过无现金报账系统直接转入个人银行卡,现金收款业务通过POS机刷卡转账收取,收、付款业务都不涉及现金,实现了零库存现金核算、管理,彻底避免了现金保管和周转过程中不可预见的风险,确保了现金安全。
(二)保证了付款信息准确
每笔付款业务先由审核人员登录财务系统填制记账凭证,再由出纳人员登录“报账通”系统,根据复核后的记账凭证,按凭证号核对付款金额、用户名、卡号及开户行等付款信息,核对无误后进行支付操作。这样,一笔业务经过两人核对,避免了现金付款时,只有出纳一人付款操作可能带来的差错,确保了付款信息准确无误。
(三)极大提高了工作效率
首先,在无现金报账系统下,每日终了无需盘点库存现金。其次,银行出纳人员可以随时从无现金报账系统中下载标准格式的对账单,导入财务系统的银行对账模块实现自动对账,从而减轻工作量。再次,“报账通”系统付款信息只需审核人员一次录入,如对个人报销业务,审核人员可直接从工资系统中获取收款人和卡号等信息;对单位付款业务,第一次发生支付业务时,审核人员要将该收款单位的户名、开户行及账号完整输入财务系统中,以后发生同一单位转账业务时,只要输入其单位全称或账号,财务系统就会自动跳出相关信息,减少了录入工作量,大大提高了工作效率。
(四)加强了内部会计控制
银企端通讯机系统和财务无现金报账系统有很好的内控机制,分别设置专用钥匙盘及系统口令。钥匙盘和系统口令两者缺一不可,否则将无法进入财务无现金报账系统。每个操作人员都有USBKEY客户证书和各自的操作密码,操作指令系统中都留有记录,安全可靠。出纳付款时无法修改付款信息,发现信息有误只能提请原审核人员修改,进一步加强了内部会计控制,确保了网上资金的安全。
(五)提升了财务服务质量
在无现金报账系统下,报销人员只需将原始单据交财务审核人员录入财务系统,通过财务处内部传递,出纳人员将报销款直接付到报销人卡上,节省了教职工二次排队等候时间,如果教职工开通了手机“银信通”业务,就能通过短信及时了解报销款的到账时间、到账金额以及信用卡余额。安全、方便、快捷的支付手段,为教职工提供了更好的服务渠道,提升了服务质量。
(六)有利于科学设置财务岗位
在无现金报账系统下,财务岗位设置可在不违背内控制度的前提下,进一步优化岗位设置,减少岗位间的流转环节,提高工作效率。如可以不设现金出纳岗,银行收款兼收入审核岗,银行付款兼复核岗等。各个学校可根据实际情况,合理设置出纳岗、审核岗、复核岗,明确各岗位的工作职责,从而提高全处的工作效率,提升财务管理水平。
四、实施无现金报账系统的体会
(一)学校领导支持是无现金报账系统实施的前提
每一项改革措施的出台,都会有个让人接受的过程,一开始实施无现金报账时,人们习惯于报销后拿到现金,当看不到现金货币后,心里总感到不踏实,于是会想出各种理由反映到学校领导层,若得不到学校领导的支持,改革就很难推行。苏州大学在实施无现金报账过程中,得到了学校领导的大力支持,校领导带头使用无现金结算方式,有力地促进了这项新型支付方式的顺利实现。
(二)选择合作银行是实现无现金报账的关键
无现金报账系统主要是实现学校财务系统与银行网银系统的直接对接,因此,一定要选擇一家网银技术较强的银行,确保系统安全对接,实现无现金结算。同时,为方便教职工报销款能及时付到个人信用卡上,一般应选择教职工工资卡所属银行作为合作伙伴,而且,该行应在学校各校区内设有服务网点或ATM机,方便教职工及时取款或缴款。如苏州大学学校财务处办公地附近就有银行服务网点和ATM机,银行服务网点还承担了学校零星解款业务。
(三)做好宣传和服务工作是实施无现金报账的保障
在实施无现金报账前,先利用校园网进行广泛的宣传,宣传实施无现金报账的意义及具体运行方案,同时,在启用初期,经常有教职工忘记带卡,财务处随时提供查询卡号服务,让广大教职工亲身体会到方便、快捷、优质的服务,保证无现金报账系统得以顺利实施。各个学校可以根据实际情况,广泛做好实施前的宣传工作,在实践中不断地完善无现金报账系统,为广大教职工提供更优质的服务。
(四)以无现金报账为契机,不断探索财务核算新模式
目前,因条件限制,校“报账通”系统还不包括国库支付系统的业务。2010年年初,财务处积极与省财政厅联系,设想将国库支付系统纳入“报账通”系统,充分发挥无现金结算优势,减少数据二次录入,全面实现审核一次录入、出纳核对付款。同时正在研发将银行公务卡结算纳入“报账通”系统,进一步扩大无现金报账范围,实现纵向延伸管理。
(五)进一步探索财务服务途径,创新财务管理理念
苏州大学“报账通”系统已实行了三年多,整个工作运行良好,全校师生普遍满意。为了进一步提高服务水平,财务处利用“报账通”系统这个平台,推出“预约报销”服务模式,报销人员只需通过网络提供必要的信息,报销单据“打包”后送交财务处即可完成报销业务。从而为广大教职工提供更优质的服务,进一步缩短了教职工报销时间,提高了报销效率。
总之,开发无现金报账系统,实现无现金结算,是高校财会电算化的发展趋势,对创新财务管理手段、提高财务工作效率,避免现金保管和流通过程中不可预见的风险,提高财务管理水平有着积极的意义。我们将以“报账通”无现金报账系统为契机,进一步推进财务管理的信息化和网络化建设,创新财务管理理念,不断提高财务管理水平。●
【关键词】 报账通; 财务管理; 创新
2007年1月16日,财政部、教育部印发《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》中规定:“高等学校应全面推进财务管理的信息化和网络化,充分利用现代信息技术,实现统一核算和实时监控,提高财务管理水平和会计信息质量。高等学校应逐步改变传统的资金收付方式,借助银行卡、网上银行等先进手段,大力推进资金收支业务的电子划转,最大限度地减少现金流动”。规定对高校的财务管理和会计核算工作提出了更高的要求。随着部门预算、国库集中支付、预算外资金收支两条线管理等财政体制改革的不断深入,高校规模不断扩大,高校资源日益增加,高校财务环境也日趋复杂。高校传统的资金结算方式已滞后于高校财务管理工作。如何借助发达的网络技术,通过网上银行支付系统与会计电算化财务系统的无缝对接实现无现金报销,减少现金流,规避现金风险,提高财务工作效率,已经成为各高校急需研究的重要课题。苏州大学自1991年实施会计电算化,迈出了会计信息化的第一步。之后,学校以会计电算化为平台,不断进行无现金结算改革,先后在教工工资和学生补助发放、学生学费收缴、校园“一卡通”、零星收费、“报账通”无现金报账等方面实现无现金结算,尤其是“报账通”无现金报账系统在国内属首创。
一、“报账通”无现金报账系统的研发背景
(一)现金安全问题凸现
1.现金流量日益增加。随着学校教育事业的蓬勃发展,苏州大学教育事业经费不断增加,2004年教育事业经费达5.4亿元,全年库存现金流量2.72亿元;2005年教育事业经费达6.3亿元,全年库存现金流量3.30亿元,现金流量较上年增长21.32%;2006年教育事业经费达6.9亿元,新校区建设贷款资金14.33亿元,日均现金流量达几十万元。现金出纳岗位风险巨大,财务工作面临如何降低出纳岗位风险,确保现金收付安全问题。
2.多校区办学现金问题。2005年8月,学校正式启用新校区,随着8个学院1.5万名师生入住新校区,学校要求财务处在新校区设立报销点。由于学校只有一套印鉴章,首先面临如何解决新校区每天现金备用金及现金安全问题,其次,转账业务也无法及时办理,影響了教学和科研的开展。
(二)财务人员紧缺
学校核定财务处编制数为32人,与同规模高校相比,校财务人员较少,在学校教育事业费日益增长及多校区办学的情况下,财务人员编制数与需求数的矛盾日益突出,如何合理设置岗位,提高财务人员工作效率,节省人力资源,成为财务部门面临的现实问题。
随着银行网银支付系统及公务卡的推行,许多高校利用银行网银系统、公务卡来实现无现金结算,规避现金风险,但数据需二次输入,会增加财务人员的工作量,为了使数据不重复录入,提高数据准确性,节省财务人员的劳动力,只要学校财务系统与银行系统直接无缝对接,使各项付款业务不需二次录入,就能完成学校银行账户与其他单位或个人银行卡之间的资金划转,实现无现金结算。2005年初,校财务处、交通银行、上海复旦天翼公司三家单位合作,经过反复论证,研发、完成了“报账通”无现金报账系统的开发。2005年该系统在新校区试行,2006年在本部全面推开。
二、“报账通”无现金报账系统功能及特点
“报账通”系统主要依托学校财务系统和银行网银支付系统完成付款,财务审核人员凭用户名和密码登录财务系统,编制记账凭证后交出纳员,出纳员凭钥匙盘和密码登录“报账通”系统,核对每笔付款业务的相关信息,按记账凭证编号实施支付,从而完成学校银行账户与其他单位或个人银行卡之间的资金划转,实现无现金支付。由于记账凭证编号的唯一性,避免了该系统发生重复付款的可能。若审核、出纳人员各司其职,相互配合,实时处理报销业务,则每笔付款业务由单位账户支付到同行个人账户只需5分钟就能完成。
与传统网银支付系统相比,“报账通”无现金报账系统具有以下特点:
(一)有效整合了两个系统的业务流程
由于学校财务系统和银行网银系统是两套独立的系统,各个系统都有一套完整独立的业务流程,而这些业务流程之间又存在着密切的联系。传统网银支付系统要求有数据录入、数据复核的环节,学校财务系统中也有同样的环节,在“报账通”系统下,对重复的业务环节进行了有效的整合,使得两个环节只要一次操作,就能够完成两个系统的全部业务流程。
(二)实现了数据共享,保证了数据的一致性
学校财务系统数据库与银行网银系统数据库存在大量重复的数据信息,通过“报账通”系统,可以把财务系统中的电子数据由系统自动提交给网银支付服务器,既减少了二次录入工作量,又规避了因二次录入而产生的差错,实现了数据共享,保证了网银支付系统提交的电子数据与财务系统数据的一致性。
三、“报账通”无现金报账系统的优点
(一)规避了现金风险
在实施无现金报账系统之前,学校每天现金流量高达数十万元。在无现金报账系统下,报销款通过无现金报账系统直接转入个人银行卡,现金收款业务通过POS机刷卡转账收取,收、付款业务都不涉及现金,实现了零库存现金核算、管理,彻底避免了现金保管和周转过程中不可预见的风险,确保了现金安全。
(二)保证了付款信息准确
每笔付款业务先由审核人员登录财务系统填制记账凭证,再由出纳人员登录“报账通”系统,根据复核后的记账凭证,按凭证号核对付款金额、用户名、卡号及开户行等付款信息,核对无误后进行支付操作。这样,一笔业务经过两人核对,避免了现金付款时,只有出纳一人付款操作可能带来的差错,确保了付款信息准确无误。
(三)极大提高了工作效率
首先,在无现金报账系统下,每日终了无需盘点库存现金。其次,银行出纳人员可以随时从无现金报账系统中下载标准格式的对账单,导入财务系统的银行对账模块实现自动对账,从而减轻工作量。再次,“报账通”系统付款信息只需审核人员一次录入,如对个人报销业务,审核人员可直接从工资系统中获取收款人和卡号等信息;对单位付款业务,第一次发生支付业务时,审核人员要将该收款单位的户名、开户行及账号完整输入财务系统中,以后发生同一单位转账业务时,只要输入其单位全称或账号,财务系统就会自动跳出相关信息,减少了录入工作量,大大提高了工作效率。
(四)加强了内部会计控制
银企端通讯机系统和财务无现金报账系统有很好的内控机制,分别设置专用钥匙盘及系统口令。钥匙盘和系统口令两者缺一不可,否则将无法进入财务无现金报账系统。每个操作人员都有USBKEY客户证书和各自的操作密码,操作指令系统中都留有记录,安全可靠。出纳付款时无法修改付款信息,发现信息有误只能提请原审核人员修改,进一步加强了内部会计控制,确保了网上资金的安全。
(五)提升了财务服务质量
在无现金报账系统下,报销人员只需将原始单据交财务审核人员录入财务系统,通过财务处内部传递,出纳人员将报销款直接付到报销人卡上,节省了教职工二次排队等候时间,如果教职工开通了手机“银信通”业务,就能通过短信及时了解报销款的到账时间、到账金额以及信用卡余额。安全、方便、快捷的支付手段,为教职工提供了更好的服务渠道,提升了服务质量。
(六)有利于科学设置财务岗位
在无现金报账系统下,财务岗位设置可在不违背内控制度的前提下,进一步优化岗位设置,减少岗位间的流转环节,提高工作效率。如可以不设现金出纳岗,银行收款兼收入审核岗,银行付款兼复核岗等。各个学校可根据实际情况,合理设置出纳岗、审核岗、复核岗,明确各岗位的工作职责,从而提高全处的工作效率,提升财务管理水平。
四、实施无现金报账系统的体会
(一)学校领导支持是无现金报账系统实施的前提
每一项改革措施的出台,都会有个让人接受的过程,一开始实施无现金报账时,人们习惯于报销后拿到现金,当看不到现金货币后,心里总感到不踏实,于是会想出各种理由反映到学校领导层,若得不到学校领导的支持,改革就很难推行。苏州大学在实施无现金报账过程中,得到了学校领导的大力支持,校领导带头使用无现金结算方式,有力地促进了这项新型支付方式的顺利实现。
(二)选择合作银行是实现无现金报账的关键
无现金报账系统主要是实现学校财务系统与银行网银系统的直接对接,因此,一定要选擇一家网银技术较强的银行,确保系统安全对接,实现无现金结算。同时,为方便教职工报销款能及时付到个人信用卡上,一般应选择教职工工资卡所属银行作为合作伙伴,而且,该行应在学校各校区内设有服务网点或ATM机,方便教职工及时取款或缴款。如苏州大学学校财务处办公地附近就有银行服务网点和ATM机,银行服务网点还承担了学校零星解款业务。
(三)做好宣传和服务工作是实施无现金报账的保障
在实施无现金报账前,先利用校园网进行广泛的宣传,宣传实施无现金报账的意义及具体运行方案,同时,在启用初期,经常有教职工忘记带卡,财务处随时提供查询卡号服务,让广大教职工亲身体会到方便、快捷、优质的服务,保证无现金报账系统得以顺利实施。各个学校可以根据实际情况,广泛做好实施前的宣传工作,在实践中不断地完善无现金报账系统,为广大教职工提供更优质的服务。
(四)以无现金报账为契机,不断探索财务核算新模式
目前,因条件限制,校“报账通”系统还不包括国库支付系统的业务。2010年年初,财务处积极与省财政厅联系,设想将国库支付系统纳入“报账通”系统,充分发挥无现金结算优势,减少数据二次录入,全面实现审核一次录入、出纳核对付款。同时正在研发将银行公务卡结算纳入“报账通”系统,进一步扩大无现金报账范围,实现纵向延伸管理。
(五)进一步探索财务服务途径,创新财务管理理念
苏州大学“报账通”系统已实行了三年多,整个工作运行良好,全校师生普遍满意。为了进一步提高服务水平,财务处利用“报账通”系统这个平台,推出“预约报销”服务模式,报销人员只需通过网络提供必要的信息,报销单据“打包”后送交财务处即可完成报销业务。从而为广大教职工提供更优质的服务,进一步缩短了教职工报销时间,提高了报销效率。
总之,开发无现金报账系统,实现无现金结算,是高校财会电算化的发展趋势,对创新财务管理手段、提高财务工作效率,避免现金保管和流通过程中不可预见的风险,提高财务管理水平有着积极的意义。我们将以“报账通”无现金报账系统为契机,进一步推进财务管理的信息化和网络化建设,创新财务管理理念,不断提高财务管理水平。●