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[摘 要]随着高校改革的深入，学校的管理权限不断下移，院系的发展面临着前所未有的挑战和机遇。院系要想提高工作效率、在竞争中脱颖而出，必须重视办公室的建设，实现管理模式的优化。
[关键词]院系办公室 以人为本 职能创新
高校院系办公室，作为基层运行的中枢机关，在教学、科研等各项管理工作中扮演着内外联系、承上启下、协调左右的桥梁角色。学院要想提高工作效率、在竞争中脱颖而出，必须重视办公室的建设，实现管理模式的创新。
一、院系办公室工作特点
1.工作冗杂。现行的高校管理体制中，学校行政机关与院系的工作联系是通过院系办公室开展起来的。学院在发展建设过程中遇到的形形色色问题，也需要院系辦公室协调解决。可以说，院系办公室承担的工作任务千头万绪，包罗万象。
2.强调时效性。现代社会越来越强调时效性，各机关职能部门在下达任务时总要强调完成任务的最后截止时间。如果所给期限短，再加上其他部门同时下达另外紧急任务，就会给院系办公室人员解决问题带来难度。超时完成任务或质量不高地完成任务都会使工作结果大打折扣，影响部门的整体工作水平。
3.工作影响广泛。院系办公室是部门的窗口，工作影响面大。无论是面对学校各机关职能部门，还是对其他兄弟学院，学院领导总是对办公室给予很高的期望值，希望在办公过程中，办公人员能够表现出良好的职业素质和高超的业务能力，从而推动本部门工作的顺利开展。
4.突发事件多。随机性与其他业务部门工作相对独立相比，办公室工作被动性强，突发事件多。处理事务既要符合领导意图，又要满足指标精神，办事的程序、方式都不能擅自做主，这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度，加班加点成了必然现象。
二、高校院系办公室管理所面临的困境
在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校办公室职能与目标任务建设正面临着诸多方面的挑战。高校在扩大办学规模，加快科研、教学设施建设，提高办学质量和学术声誉等方面会出现许多新问题，这就要求学院办公室必须充分地发挥高效、服务、创新等职能，积极为领导和师生提供一流的服务。随着学校的发展和社会需求的不断变化，办公室的服务职能和服务创新机制必须有所改变，服务的目标也必须有相应的调整。在这个过程中，要合理的制定自己的发展目标，积极促进职能的转换。同时要依靠有效的职能促进目标的不断发展，使二者之间形成一个良性的循环。
而事实上，我国高校院系行政人员中，真正学习行政管理或文秘专业的人相对较少，培训机会也较少，所以在业务的水平方面存在着一定的缺陷。同时，办公室人员的业务水平高低是与其自身所掌握的专业技能直接相关的。这就要求他们必须了解高校的运作过程、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等，通晓教育行政管理知识，掌握高校教育教学的发展规律。如果办公室人员积极性不高、服务意识淡薄，就会影响学校的声誉和教学质量。
三、创新管理观念，提升院系办公室的管理水平
1.院系办公室是学校的窗口单位，办公室工作人员工作情绪和状态不仅会感染学院内部的工作人员，还会影响到学校的其他部门人员，甚至会通过这个窗口将这种情绪传递到学校之外。学院需要努力营造和谐的工作氛围，使工作人员进人良好的工作状态，促使大家团结一致，形成核心竞争力，以便更好地实现目标。同时，在学术方面，要改变观念，把办公室人员的身份从行政人员转向专业人员，规范办公室工作人员职称晋升制度，依靠机制促进良好学术气氛的形成，激发工作人员学术交流的积极性，为工作人员的自我完善和发展提供更大的空间。
2.服务工作创新。首先是服务思维的模式创新。学院办公室工作人员要以服务社会，服务大众的心态投入工作，这样才能在实际的工作中快速的计划、实施和处理事务，从根本上提升学院办公室的管理水平，同时还需要在服务性理念上创新。这就要求管理者降低自己的位置。办公室工作人员要把自身、教师、学生放在平等的地位，共同围绕教学的终端——社会需求，来参与管理和服务。院系办公室一线的工作人员应以社会需求和学生的视角来看待问题和调整工作方式及方法，学习新的思路和观点，吸取新的营养，这才能真正地实现服务理念的创新。
其次，要创新服务机制。服务创新是始终贯穿于学院办公室工作中的一项长期任务。随着社会需求和学校的发展，服务也必须做出相应的调整。学院办公室应依靠不断发展的新管理方法和管理理念来寻求创新的思路和途径。譬如依靠人性化管理理念营造更有效的服务氛围，依靠信息化管理来促进高效的服务质量，创建新的服务模式。同时，可有序建立和完善各项规章制度，通过完善制度有效地鼓励每一位工作人员创新服务，对已创建的服务方式和模式，要建立发展的保障机制，真正做到依靠创新服务促协调，依靠创新服务促效率，依靠创新服务促发展，逐步地形成科学化、规范化、现代化的服务工作秩序，使每一项创新服务工作落到实处。
参考文献
[1]余开业．高校二级学院办公室工作初探[J].宁波教育学院学报，2005(2).
[2]赵益俊，宋宁华．浅谈新形式下高校二级学院的办公室管理[J]．邯郸农业高等专科学校学报，2005(1).
[关键词]院系办公室 以人为本 职能创新
高校院系办公室，作为基层运行的中枢机关，在教学、科研等各项管理工作中扮演着内外联系、承上启下、协调左右的桥梁角色。学院要想提高工作效率、在竞争中脱颖而出，必须重视办公室的建设，实现管理模式的创新。
一、院系办公室工作特点
1.工作冗杂。现行的高校管理体制中，学校行政机关与院系的工作联系是通过院系办公室开展起来的。学院在发展建设过程中遇到的形形色色问题，也需要院系辦公室协调解决。可以说，院系办公室承担的工作任务千头万绪，包罗万象。
2.强调时效性。现代社会越来越强调时效性，各机关职能部门在下达任务时总要强调完成任务的最后截止时间。如果所给期限短，再加上其他部门同时下达另外紧急任务，就会给院系办公室人员解决问题带来难度。超时完成任务或质量不高地完成任务都会使工作结果大打折扣，影响部门的整体工作水平。
3.工作影响广泛。院系办公室是部门的窗口，工作影响面大。无论是面对学校各机关职能部门，还是对其他兄弟学院，学院领导总是对办公室给予很高的期望值，希望在办公过程中，办公人员能够表现出良好的职业素质和高超的业务能力，从而推动本部门工作的顺利开展。
4.突发事件多。随机性与其他业务部门工作相对独立相比，办公室工作被动性强，突发事件多。处理事务既要符合领导意图，又要满足指标精神，办事的程序、方式都不能擅自做主，这种被动性在某种程度上增加了办公室开展工作的难度，加班加点成了必然现象。
二、高校院系办公室管理所面临的困境
在高等教育改革与发展步伐不断加快的今天，我国高校办公室职能与目标任务建设正面临着诸多方面的挑战。高校在扩大办学规模，加快科研、教学设施建设，提高办学质量和学术声誉等方面会出现许多新问题，这就要求学院办公室必须充分地发挥高效、服务、创新等职能，积极为领导和师生提供一流的服务。随着学校的发展和社会需求的不断变化，办公室的服务职能和服务创新机制必须有所改变，服务的目标也必须有相应的调整。在这个过程中，要合理的制定自己的发展目标，积极促进职能的转换。同时要依靠有效的职能促进目标的不断发展，使二者之间形成一个良性的循环。
而事实上，我国高校院系行政人员中，真正学习行政管理或文秘专业的人相对较少，培训机会也较少，所以在业务的水平方面存在着一定的缺陷。同时，办公室人员的业务水平高低是与其自身所掌握的专业技能直接相关的。这就要求他们必须了解高校的运作过程、教学过程、科研工作、学生工作、人事工作等等，通晓教育行政管理知识，掌握高校教育教学的发展规律。如果办公室人员积极性不高、服务意识淡薄，就会影响学校的声誉和教学质量。
三、创新管理观念，提升院系办公室的管理水平
1.院系办公室是学校的窗口单位，办公室工作人员工作情绪和状态不仅会感染学院内部的工作人员，还会影响到学校的其他部门人员，甚至会通过这个窗口将这种情绪传递到学校之外。学院需要努力营造和谐的工作氛围，使工作人员进人良好的工作状态，促使大家团结一致，形成核心竞争力，以便更好地实现目标。同时，在学术方面，要改变观念，把办公室人员的身份从行政人员转向专业人员，规范办公室工作人员职称晋升制度，依靠机制促进良好学术气氛的形成，激发工作人员学术交流的积极性，为工作人员的自我完善和发展提供更大的空间。
2.服务工作创新。首先是服务思维的模式创新。学院办公室工作人员要以服务社会，服务大众的心态投入工作，这样才能在实际的工作中快速的计划、实施和处理事务，从根本上提升学院办公室的管理水平，同时还需要在服务性理念上创新。这就要求管理者降低自己的位置。办公室工作人员要把自身、教师、学生放在平等的地位，共同围绕教学的终端——社会需求，来参与管理和服务。院系办公室一线的工作人员应以社会需求和学生的视角来看待问题和调整工作方式及方法，学习新的思路和观点，吸取新的营养，这才能真正地实现服务理念的创新。
其次，要创新服务机制。服务创新是始终贯穿于学院办公室工作中的一项长期任务。随着社会需求和学校的发展，服务也必须做出相应的调整。学院办公室应依靠不断发展的新管理方法和管理理念来寻求创新的思路和途径。譬如依靠人性化管理理念营造更有效的服务氛围，依靠信息化管理来促进高效的服务质量，创建新的服务模式。同时，可有序建立和完善各项规章制度，通过完善制度有效地鼓励每一位工作人员创新服务，对已创建的服务方式和模式，要建立发展的保障机制，真正做到依靠创新服务促协调，依靠创新服务促效率，依靠创新服务促发展，逐步地形成科学化、规范化、现代化的服务工作秩序，使每一项创新服务工作落到实处。
参考文献
[1]余开业．高校二级学院办公室工作初探[J].宁波教育学院学报，2005(2).
[2]赵益俊，宋宁华．浅谈新形式下高校二级学院的办公室管理[J]．邯郸农业高等专科学校学报，2005(1).