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摘 要：随着计算机网络的不断普及，计算机在人们的日常生活和工作过程中占的比例越来越大，政府、企业和个人所形成的信息开始以电子为重要的储存介质。相应的，对计算机电子信息和文档如何进行安全有效的管理也得到社会和有关人员的广泛关注。在这种情况下，开发出一套安全可靠的电子文件档案管理系统，对于电子文件档案的安全保存很有必要。笔者首先对电子文件档案管理系统的需求进行分析，然后在第一部分需求的基础上，设计出了电子文件档案管理系统的相应功能模块。
关键词：电子文件档案管理；系需求分析；设计原则；功能模块
一、電子文件档案管理系统需求分析
计算机网络快速发展，人们已经进入了信息化时代，计算机网络在人们日常工作和生活中所占的比例也越来越大。在这个数据大爆炸的时代，电子文件档案也随之产生。作为信息化的产物，电子文件档案的出现对于传统的档案产生了很大的冲击，由于其在管理环节与传统档案的管理方式的不同，使得管理工作人员要想对电子文件档案进行更有针对性和更高效的管理，就需要去摸索更多适用于电子文件档案的管理模式。由于电子文件档案是由计算机产生的，所以利用计算机对其进行管理是相对比较便捷的管理方式。所以设计一套应用于电子文件档案特点的计算机系统势在必行。
电子文件档案按照不同的内容可以分为专门和特种两种形式。主要是通过硬盘、磁盘等电子媒介对其进行保存。本文所探讨的软件系统主要是针对于企业在办公过程中直接形成的电子文件资料。这种电子文件档案的管理工作主要包括收集、整合、鉴别价值、保存、查阅等。与传统纸质档案管理的不同体现在以下环节。
（一）收集环节
电子文件档案管理在收集环节与传统纸质档案不同的是传统纸质档案主要是通过企业的各个部门对本部门的资料文档进行收集汇总之后，定期统一移交给专门的档案管理部门进行归档工作，这一操作主要由各个部门的专门人员执行。而由于电子文件的形成比较分散，其大部分掌握在负责有关工作的业务或研究人员的手中，数据庞大而种类繁多，要在电子文件档案的收集过程中，其完整性和真实性就难以得到有效保障。这就要求有一个统一的要求和制度能对其进行收集管理。
（二）移交环节
由于电子文件档案具有被别人进行更改操作之后却没有修改痕迹的特点。这就要求有关部门在对本部门或本人的档案移交过程中，对所移交的档案的完整性和原始性负责任。所以，在电子文件档案的移交过程中，不像传统档案那样统一交给档案管理部门之后，由专门的档案管理人员对其进行编号和分类工作。而是要求在部门移交档案时，就应该对所移交的档案进行文字说明和标注等相关辨别工作。
（三）保管环节
由于电子文件档案是由硬盘、磁盘等作为载体进行保管的。这些保管媒介都具有不宜长期保存、易老化的特点。这就要求档案管理人员定期定量对其进行备份和管理工作。
（四）查阅环节
电子文件档案的查阅管理与传统纸质档案的也不相同。由于纸质文档在查阅过程中，不能单独的将要查阅的内容交给相应的人员，就造成了档案的保密性的受到威胁。但是对于电子档案的查阅，档案管理人员就可以通过对档案查阅设置权限，使得查阅的人员只能对特定的内容查阅，大大的保证了档案管理的保密性要求。
通过以上对电子档案管理与传统纸质档案的对比，可以得出，电子档案文件对于计算机系统的依赖和需求。
1.对于网络的要求。对于电子档案进行更有效的管理必须要依赖于计算机网络，通过网络将办公室的电子文件系统与整个企业的电子文件系统进行有效的衔接，完成电子文档管理整体化，组成一个完成的档案管理系统。所以为了更好的实现电子文件档案管理系统的建设，计算机网络必不可少。
2.不应局限于管理方面的一体化。由于档案是对于社会、个人有价值的电子文档的集合，所以其不仅仅要求能在企业内部能够达到一体化的目标，其也应该能够方便其他外部的部门对其能够有效利用，所以电子文件档案不应只注重在管理方面上的一体化，也应注意在传播方面的一体化。
二、电子文件档案管理系统的设计与实现
（一）系统设计原则
通过上文对电子文件档案管理系统的需求进行研究概括之后，系统设计者就开始了系统整体的设计工作。在整个设计过程中，要始终注意以下的系统设计原则。
1.采用先进的技术和语言。要想保证系统使用时间的长久性以及先进性，要求系统设计人员应该尽可能使用流行的开发语言、主流的建模技术，充分结合企业系统要求，设计出符合企业需要、适用性强的电子档案管理系统。
2.系统模块符合软件设计原则。系统设计人员在对系统进行设计的过程中，要注意模块之间“高内聚，低耦合”的设计要求，保证电子文件档案管理系统的运行效率，实现模块间的信息的充分共享。
3.设计过程规范化，界面友好原则。在对电子文件档案管理系统的设计过程中，要符合标准的软件开发和设计原则，使用规范化的程序代码。保证档案管理系统的界面的友好性。
（二）档案管理系统模块组成
笔者在上文对电子档案管理需求和设计的基础上，将电子文件档案管理系统主要分为以下六个模块。
1.档案收集录入模块。通过该模块，可以实现电子文件档案在系统中的录入工作，完成电子文件档案的收集工作。在具体的实现过程中，可以通过文件扫描器或RFID等技术完成该模块的功能的实现。在这一模块值得注意的是，应该对扫描录入的文档各自有唯一的标题，便于以后的分类归档功能的实现。
2.分类归档统计模块。系统可以通过这一模块，实现对由录入模块所收集的电子文件档案进行分类、统计等相关工作。用户可以通过这一模块自定义档案分类的归档的标准，根据企业特点对档案进行分类管理，还可以对现有的电子文件档案数量进行统计。
3.检索查阅模块。用户可以通过这一模块，对电子文件档案管理系统中的文献资料进行检索和查阅。而且档案系统能够根据登录用户的级别，快速的辨别其等级，对其查阅的内容实现权限管理，实现了电子文档保存的保密性要求。
参考文献：
[1]钟英.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006（6），65-68.
[2]邹喜玲.浅谈档案办公自动化管理[J].湖北广播电视大学学报，2003，21（3）：107-109.
[3]（美）鲍里斯·塞德兹.档案管理[M].哈尔滨：哈尔滨出版社，2009.
[4]张春炬.管理与管制[M].河北：河北大学出版社，2006.
关键词：电子文件档案管理；系需求分析；设计原则；功能模块
一、電子文件档案管理系统需求分析
计算机网络快速发展，人们已经进入了信息化时代，计算机网络在人们日常工作和生活中所占的比例也越来越大。在这个数据大爆炸的时代，电子文件档案也随之产生。作为信息化的产物，电子文件档案的出现对于传统的档案产生了很大的冲击，由于其在管理环节与传统档案的管理方式的不同，使得管理工作人员要想对电子文件档案进行更有针对性和更高效的管理，就需要去摸索更多适用于电子文件档案的管理模式。由于电子文件档案是由计算机产生的，所以利用计算机对其进行管理是相对比较便捷的管理方式。所以设计一套应用于电子文件档案特点的计算机系统势在必行。
电子文件档案按照不同的内容可以分为专门和特种两种形式。主要是通过硬盘、磁盘等电子媒介对其进行保存。本文所探讨的软件系统主要是针对于企业在办公过程中直接形成的电子文件资料。这种电子文件档案的管理工作主要包括收集、整合、鉴别价值、保存、查阅等。与传统纸质档案管理的不同体现在以下环节。
（一）收集环节
电子文件档案管理在收集环节与传统纸质档案不同的是传统纸质档案主要是通过企业的各个部门对本部门的资料文档进行收集汇总之后，定期统一移交给专门的档案管理部门进行归档工作，这一操作主要由各个部门的专门人员执行。而由于电子文件的形成比较分散，其大部分掌握在负责有关工作的业务或研究人员的手中，数据庞大而种类繁多，要在电子文件档案的收集过程中，其完整性和真实性就难以得到有效保障。这就要求有一个统一的要求和制度能对其进行收集管理。
（二）移交环节
由于电子文件档案具有被别人进行更改操作之后却没有修改痕迹的特点。这就要求有关部门在对本部门或本人的档案移交过程中，对所移交的档案的完整性和原始性负责任。所以，在电子文件档案的移交过程中，不像传统档案那样统一交给档案管理部门之后，由专门的档案管理人员对其进行编号和分类工作。而是要求在部门移交档案时，就应该对所移交的档案进行文字说明和标注等相关辨别工作。
（三）保管环节
由于电子文件档案是由硬盘、磁盘等作为载体进行保管的。这些保管媒介都具有不宜长期保存、易老化的特点。这就要求档案管理人员定期定量对其进行备份和管理工作。
（四）查阅环节
电子文件档案的查阅管理与传统纸质档案的也不相同。由于纸质文档在查阅过程中，不能单独的将要查阅的内容交给相应的人员，就造成了档案的保密性的受到威胁。但是对于电子档案的查阅，档案管理人员就可以通过对档案查阅设置权限，使得查阅的人员只能对特定的内容查阅，大大的保证了档案管理的保密性要求。
通过以上对电子档案管理与传统纸质档案的对比，可以得出，电子档案文件对于计算机系统的依赖和需求。
1.对于网络的要求。对于电子档案进行更有效的管理必须要依赖于计算机网络，通过网络将办公室的电子文件系统与整个企业的电子文件系统进行有效的衔接，完成电子文档管理整体化，组成一个完成的档案管理系统。所以为了更好的实现电子文件档案管理系统的建设，计算机网络必不可少。
2.不应局限于管理方面的一体化。由于档案是对于社会、个人有价值的电子文档的集合，所以其不仅仅要求能在企业内部能够达到一体化的目标，其也应该能够方便其他外部的部门对其能够有效利用，所以电子文件档案不应只注重在管理方面上的一体化，也应注意在传播方面的一体化。
二、电子文件档案管理系统的设计与实现
（一）系统设计原则
通过上文对电子文件档案管理系统的需求进行研究概括之后，系统设计者就开始了系统整体的设计工作。在整个设计过程中，要始终注意以下的系统设计原则。
1.采用先进的技术和语言。要想保证系统使用时间的长久性以及先进性，要求系统设计人员应该尽可能使用流行的开发语言、主流的建模技术，充分结合企业系统要求，设计出符合企业需要、适用性强的电子档案管理系统。
2.系统模块符合软件设计原则。系统设计人员在对系统进行设计的过程中，要注意模块之间“高内聚，低耦合”的设计要求，保证电子文件档案管理系统的运行效率，实现模块间的信息的充分共享。
3.设计过程规范化，界面友好原则。在对电子文件档案管理系统的设计过程中，要符合标准的软件开发和设计原则，使用规范化的程序代码。保证档案管理系统的界面的友好性。
（二）档案管理系统模块组成
笔者在上文对电子档案管理需求和设计的基础上，将电子文件档案管理系统主要分为以下六个模块。
1.档案收集录入模块。通过该模块，可以实现电子文件档案在系统中的录入工作，完成电子文件档案的收集工作。在具体的实现过程中，可以通过文件扫描器或RFID等技术完成该模块的功能的实现。在这一模块值得注意的是，应该对扫描录入的文档各自有唯一的标题，便于以后的分类归档功能的实现。
2.分类归档统计模块。系统可以通过这一模块，实现对由录入模块所收集的电子文件档案进行分类、统计等相关工作。用户可以通过这一模块自定义档案分类的归档的标准，根据企业特点对档案进行分类管理，还可以对现有的电子文件档案数量进行统计。
3.检索查阅模块。用户可以通过这一模块，对电子文件档案管理系统中的文献资料进行检索和查阅。而且档案系统能够根据登录用户的级别，快速的辨别其等级，对其查阅的内容实现权限管理，实现了电子文档保存的保密性要求。
参考文献：
[1]钟英.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006（6），65-68.
[2]邹喜玲.浅谈档案办公自动化管理[J].湖北广播电视大学学报，2003，21（3）：107-109.
[3]（美）鲍里斯·塞德兹.档案管理[M].哈尔滨：哈尔滨出版社，2009.
[4]张春炬.管理与管制[M].河北：河北大学出版社，2006.