2010年～2011年，我参与《中原油田志》的修志工作，利用档案较多，利用面涵盖了中原油田1975年～2009年整个库存档案。借阅利用档案时，发现个别卷内文件材料有错误之处。为恢复历史的真实面貌，为利用者提供真实的档案信息，与文件起草、文件制发及保管单位协商后，同意让文件材料产生单位予以修正。在修正中，采取了以下几种方法，是否正确，现提出与同仁们商榷。
　　1 修正的原因
　　简要地讲，档案是原始的历史记录，体现历史的真实面貌。如档案中的文件材料出现笔误或印制的错误，造成历史不真实，会给利用者提供错误的信息，将会以讹传讹，后患无穷，所以，应予以修正。
　　2 修正的原则
　　在修正档案中文件材料时，要把握以下六个原则。
　　2.1 “实事求是”的原则。如油田“会战”初期，叫“东濮石油勘探会战指挥部”。其中的“濮”字，制作的文件头、制发的文件和使用的公章均错用了“洑”字。“东濮”是取东明县和濮阳县的首字组成的，濮阳自始以来从没有叫过“洑阳”，为免给后人造成误解，所以，将“洑”修正成“濮”。
　　2.2 “顾全大局”的原则。有的只是取舍角度不同，造成两种结果。如油田的油气年产量，有时，年终总结的数字和统计年报数字不一致，因统计年报已进入国家统计序列，这样的情况不予修正。
　　2.3 修“主”不修“次”的原则。如机构（单位）的名称、地域的名称、重要人物的姓名、重要文件发生的时间等出现明显的错误都应修正，文件中不重要的错别字不予修正。
　　2.4 “直修和注修”的原则。直修是在文件材料上直接修正，注修是在案卷备考表上注释。永久保存的档案在文件上直修，长期保存而利用频繁的档案在文件上直修。利用较少长期保存的档案和短期保存的档案在备考表中注释。有些误点大家已经认识到，而后又更正过的不直修只注修，如东洑的“洑”字。
　　2.5 “修与不修”的原则。文件材料引用的数据，因印刷等出现明显错误，文件材料制发单位日后已予以纠正，这样的数据可修正。企业形成已存档的经济往来的记账会计凭证等材料，以及已上报的统计报表，如有错误，不能在材料上修正，只在备考表中加注。
　　2.6 “文中材料产生单位修正”的原则。档案管理部门发现后，应和产生单位协商提出建议，不能擅自修正。
　　3 修正的做法
　　根据中原油田档案管理的实际，在档案中文件材料的修正采取“直修”、“注修”或者“直修注修”相结合的方法。如2004年，勘探局下发的《关于表彰油田第七次工人技术比赛优胜单位和个人的决定》的文件，其中：“……根据局人劳字[2004]158号文件”《关于开展油田第七次工人技术比赛的通知》……引文号错了，引文号应是“134号”，我们带上两个文件，先找文件制发管理部门，又找到文件的起草部门，原因是起草人的笔误，征得两部门同意后，在文件上将“158号”修改为“134号”后又加盖公章，并在备考表注释了修正时间。又如在多份文件中，发现同一单位同职务的一位负责人，姓名中间一个字用了同音字的“人”、“仁”字，我们找到本人进行落实，因文件份数很多未直修只在备考表中注释。2006年9月，勘探局表彰油田第八次工人技术比赛的优胜单位和个人的文件，文中记载团体第一名井下特种作业处，第二名井下作业二处，第三名井下作业二处，我们认为，不可能一个单位既是第二名又是第三名，道理说不通，肯定是单位名字写错了。我们到比赛的具体组织部门，查着当时评奖的材料，才发现是井下作业二处下属的两个参赛单位分别获第二和第三名，不是井下作业二处既获得第二名又获得第三名，是主语残缺造成的误解。因表彰是这样定的，为尊重历史和便于利用者不产生误解，在案卷备考表中注释是该处下属的两个队分别获得，因只表彰局直属单位，故出现此情况。同时，因考虑到现在是单位文件组卷，又在文件上作了同样注释。
　　以上是一些不成熟的想法和做法，错误在所难免，敬请同仁指教。
　　（作者单位：中原油田档案管理处 来稿日期：2012-02-08）