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[摘要] 电子公文是相对于传统意义上的纸质公文而言的,它伴随着现代信息管理技术的出现而产生，其传送和接收是在高度自由的网络环境中进行的。我们必须加强电子公文各方面的建设 ,确保传输和存储信息介质的有效运行。
[关键词] 电子公文 措施 加强
随着计算机的应用和普及，人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，党政各机关、各部门向无纸化办公发展，实现电子政务的脚步明显加快。电子公文作为电子政务的附属产品，随着我国教育科研网建设的启动和高校的校园网的初步建立并与Internet连接，给高校办公室的电子公文的应用提供了一个良好的平台。
1.电子公文的优越性
一般发文，首先是拟稿，纸质公文拟稿和电子公文的拟稿大致是一样的，都是由承办人起草，由部门负责人审核，都是要领会上级意图、收集资料，再起草公文，不同的只是一个在纸上书写，另一个直接用电脑操作。纸质公文是承办人员直接用书写的方式在纸上表达出来，电子公文则是由承办人员在电脑上打印出来的，它不仅节省了大量的收集资料的时间，更可以在电脑上完成拟稿、审核、签发、打印、存档这一系列的工作环节。一般来说，电子公文的审核要比纸质公文的审核简单一些。纸质公文要将拟写好的初稿送领导审批，而常常会遇到领导外出、开会等情况无法及时送审。而电子公文，可以直接通过专网将文稿发送到领导的个人工作平台，领导只要上网就可以直接审批了。更值得一提的是电子公文的标准化。按照《国家行政机关公文格式》标准及网省公司制定的统一标准，在电子公文处理系统中可自动生成各个文种格式的模板，可自动按规范化的程序排列主送、抄送单位等，明显更加标准和科学。
2.电子公文在应用中存在的问题和解决方法
2.1人员技能
电子公文流转过程中的所涉及的相关人员技能水平落后于电子公文的应用需求是一个客观现实。造成这种情况的原因有以下两方面：一是对电子公文的性质和作用认识不足，由于电子公文无法象纸质公文那样将红头、纸张、文字、印章等要素形成有机的整体，再加至多年来对纸质公文的习惯和依赖，使得部分人特别是作为公文签批主体的领导干部不愿使用电脑和网络处理办公业务，从而造成公文电子化链路的中断。二是目前电子公文系统的管理者、应用者和技术人员三方之间缺乏业务的有效沟通、协调和融合，而大部分文秘人员知识结构单一，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。从文秘人员自身的角度来讲，文秘人员不是简单的打字员，电脑也不只是一台打字机，要实现电子公文系统的全程管理，就要求文秘人员不仅要掌握公文处理业务，还要熟练掌握相关的网络信息技术，只有这样，才能在电子公文的各个流转环节上得心应手，处变不惊。
2.2安全性能待加强
电子公文的整个流转过程包括从公文起草到公文销毁等多个坏节，从安全角度而言，这是一个系统工程，任何一个环节出现安全问题整个系统的安全链条就断裂了。因此,我们必须高度重视电子公文的安全问题, 在电子公文处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制，并对登录的所有人员的工作时间、操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和登记。此外，不论任何公文数据，系统必须确保其安全，以防止由于硬件的偶然故障或人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全，做好数据备份，确保电子公文的信息安全。
2.3标准化问题
电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，完成从公文的草拟、审核、批示、传阅以及来文登记、承办、归档等一系列综合性的公文流转全程管理应用系统。标准化是电子公文的客观要求。电子公文处理系统的开发者往往并不是该系统的使用者，开发人员虽具有丰富的电脑软硬件知识，而对公文方面的知识比较欠缺。使用人员对纸质公文的使用比较熟悉，通常会要求开发人员按照普通公文的处理方式来设计电子公文处理系统。开发人员和使用人员之间的这种矛盾，客观上造成电子公文应用的标准化程度较低。
3.采取积极的措施
3.1加速培养复合型人才
现在，各级党政部门、大小企业、公司都配置了电脑，可以在电脑上办公。对每一个从事公文工作的人员来说，处在这个网络时代，应当怀着一种强烈的紧迫感，要不断地学习掌握新知识、新技能。只有这样，才能很好的驾驭它，不被它所淘汰。长期以来，一些人认为公文处理电子化就是办公室内的文字处理电脑化，我们要从根本上改变这一观念。要勇于面对挑战，接受挑战。要不断的跟上社会的进步脚步，去完善我们文秘人员的职责。要想做新时代的复合型人才，我们就必须熟练的做到公文处理电子化，熟悉公文处理业务，又能快速掌握现代信息技术。
3.2加强对电子公文的管理
电子公文和纸质公文具有同样的权威性和法律性，然而电子公文的生成、传输、归档等过程却和纸质公文有很大的不同。电子公文处理的各个环节，涉及所有参与电子公文处理的部门和人员。不同岗位人员所处的层次不同，对电子公文的要求和权限也不同；电子公文归档、保管、利用的流程和要求也存在很大差异。由于对电子公文这些特点认识不足，造成了对电子公文的管理不到位。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括网络软硬件管理人员对电子公文的管理，也包括电子公文使用人员对电子公文的管理；既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，是一个操作流程的规范化管理。只要有某一个环节管理不到位，就有可能出现电子公文的安全、时效和流转混乱等问题，势必影响全局的工作秩序。领导一定要重视电子公文的行政管理，安排责任心强、公文处理经验丰富和电脑操作技能好的人员，确保电子公文处理系统正常高效运转。同时，还应做好电子公文处理系统异常的预案机制
3.3要提高科学性，尽快制定统一的标准
以往与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》，这些多是针对纸质公文制定的。虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。应尽快提出新的标准和办法，使得全国的标准统一。另外，人们对于电子公文的开发和利用也还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件、重建设、轻应用、重网络、轻信息的现象仍然存在。长期以来各级党政信息部门的大量建设资金投入到硬件建设上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。有关部门应与技术人员多沟通，加大协调力度，多开发符合实际需要的系统软件。
3.4要实现法制化，有效提供法律性保障。
电子公文处理是较为复杂的系统，其复杂度体现在两个方面：首先，公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构系统。从纵向看，公文系统被多级组织共同使用;从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点，不同组织级别的公文处理流程有较大的差异，由于受到多方面因素的影响变得复杂多样。由于这个特殊性，我们在送达、接收文件时，需要设置一定的权限，譬如说电子签名、电子签章或电子指纹，经确认后才能打开文件。与此同时，我国电子公文尚不具备与纸质公文同等的法定效力，这是当前迫切需要解决的问题。目前，法律地位的不确定，对电子公文的发展使用带来了许多麻烦，从而阻挡了电子公文发展的前进方向。解决了这个问题，电子公文无论是权威性还是可信度都具有了很强的法定效力，是被法律所认同的公文。电子公文还有一特殊认证，那就是电子印章。对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志，而电子公文也是通过印章来认定公文生效的，电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机。以往电子印章和纸质公文所用的印章不完全相同，经过技术人员的改造，现在这一问题已经得到解决，有了广阔的前景。
参考文献：
[1] 文斌. 浅析电子公文的利弊与发展[J]. 西昌学院学报(自然科学版) 2004,03.
[2] 彭光芒.对电子公文的思考[J].秘书,2001,04.
[3] 张蕴华. 电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J].十堰职业技术学院学报，2007,1.
[关键词] 电子公文 措施 加强
随着计算机的应用和普及，人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，党政各机关、各部门向无纸化办公发展，实现电子政务的脚步明显加快。电子公文作为电子政务的附属产品，随着我国教育科研网建设的启动和高校的校园网的初步建立并与Internet连接，给高校办公室的电子公文的应用提供了一个良好的平台。
1.电子公文的优越性
一般发文，首先是拟稿，纸质公文拟稿和电子公文的拟稿大致是一样的，都是由承办人起草，由部门负责人审核，都是要领会上级意图、收集资料，再起草公文，不同的只是一个在纸上书写，另一个直接用电脑操作。纸质公文是承办人员直接用书写的方式在纸上表达出来，电子公文则是由承办人员在电脑上打印出来的，它不仅节省了大量的收集资料的时间，更可以在电脑上完成拟稿、审核、签发、打印、存档这一系列的工作环节。一般来说，电子公文的审核要比纸质公文的审核简单一些。纸质公文要将拟写好的初稿送领导审批，而常常会遇到领导外出、开会等情况无法及时送审。而电子公文，可以直接通过专网将文稿发送到领导的个人工作平台，领导只要上网就可以直接审批了。更值得一提的是电子公文的标准化。按照《国家行政机关公文格式》标准及网省公司制定的统一标准，在电子公文处理系统中可自动生成各个文种格式的模板，可自动按规范化的程序排列主送、抄送单位等，明显更加标准和科学。
2.电子公文在应用中存在的问题和解决方法
2.1人员技能
电子公文流转过程中的所涉及的相关人员技能水平落后于电子公文的应用需求是一个客观现实。造成这种情况的原因有以下两方面：一是对电子公文的性质和作用认识不足，由于电子公文无法象纸质公文那样将红头、纸张、文字、印章等要素形成有机的整体，再加至多年来对纸质公文的习惯和依赖，使得部分人特别是作为公文签批主体的领导干部不愿使用电脑和网络处理办公业务，从而造成公文电子化链路的中断。二是目前电子公文系统的管理者、应用者和技术人员三方之间缺乏业务的有效沟通、协调和融合，而大部分文秘人员知识结构单一，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。从文秘人员自身的角度来讲，文秘人员不是简单的打字员，电脑也不只是一台打字机，要实现电子公文系统的全程管理，就要求文秘人员不仅要掌握公文处理业务，还要熟练掌握相关的网络信息技术，只有这样，才能在电子公文的各个流转环节上得心应手，处变不惊。
2.2安全性能待加强
电子公文的整个流转过程包括从公文起草到公文销毁等多个坏节，从安全角度而言，这是一个系统工程，任何一个环节出现安全问题整个系统的安全链条就断裂了。因此,我们必须高度重视电子公文的安全问题, 在电子公文处理系统中应建立安全可靠的加密机制和分级权限控制，并对登录的所有人员的工作时间、操作过程、拟稿和修改的内容进行全过程的跟踪和登记。此外，不论任何公文数据，系统必须确保其安全，以防止由于硬件的偶然故障或人为损坏所引起的数据丢失。为确保数据安全，做好数据备份，确保电子公文的信息安全。
2.3标准化问题
电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，完成从公文的草拟、审核、批示、传阅以及来文登记、承办、归档等一系列综合性的公文流转全程管理应用系统。标准化是电子公文的客观要求。电子公文处理系统的开发者往往并不是该系统的使用者，开发人员虽具有丰富的电脑软硬件知识，而对公文方面的知识比较欠缺。使用人员对纸质公文的使用比较熟悉，通常会要求开发人员按照普通公文的处理方式来设计电子公文处理系统。开发人员和使用人员之间的这种矛盾，客观上造成电子公文应用的标准化程度较低。
3.采取积极的措施
3.1加速培养复合型人才
现在，各级党政部门、大小企业、公司都配置了电脑，可以在电脑上办公。对每一个从事公文工作的人员来说，处在这个网络时代，应当怀着一种强烈的紧迫感，要不断地学习掌握新知识、新技能。只有这样，才能很好的驾驭它，不被它所淘汰。长期以来，一些人认为公文处理电子化就是办公室内的文字处理电脑化，我们要从根本上改变这一观念。要勇于面对挑战，接受挑战。要不断的跟上社会的进步脚步，去完善我们文秘人员的职责。要想做新时代的复合型人才，我们就必须熟练的做到公文处理电子化，熟悉公文处理业务，又能快速掌握现代信息技术。
3.2加强对电子公文的管理
电子公文和纸质公文具有同样的权威性和法律性，然而电子公文的生成、传输、归档等过程却和纸质公文有很大的不同。电子公文处理的各个环节，涉及所有参与电子公文处理的部门和人员。不同岗位人员所处的层次不同，对电子公文的要求和权限也不同；电子公文归档、保管、利用的流程和要求也存在很大差异。由于对电子公文这些特点认识不足，造成了对电子公文的管理不到位。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括网络软硬件管理人员对电子公文的管理，也包括电子公文使用人员对电子公文的管理；既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。电子公文的管理是一个全过程的系统管理，是一个操作流程的规范化管理。只要有某一个环节管理不到位，就有可能出现电子公文的安全、时效和流转混乱等问题，势必影响全局的工作秩序。领导一定要重视电子公文的行政管理，安排责任心强、公文处理经验丰富和电脑操作技能好的人员，确保电子公文处理系统正常高效运转。同时，还应做好电子公文处理系统异常的预案机制
3.3要提高科学性，尽快制定统一的标准
以往与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》，这些多是针对纸质公文制定的。虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。应尽快提出新的标准和办法，使得全国的标准统一。另外，人们对于电子公文的开发和利用也还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件、重建设、轻应用、重网络、轻信息的现象仍然存在。长期以来各级党政信息部门的大量建设资金投入到硬件建设上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。有关部门应与技术人员多沟通，加大协调力度，多开发符合实际需要的系统软件。
3.4要实现法制化，有效提供法律性保障。
电子公文处理是较为复杂的系统，其复杂度体现在两个方面：首先，公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构系统。从纵向看，公文系统被多级组织共同使用;从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点，不同组织级别的公文处理流程有较大的差异，由于受到多方面因素的影响变得复杂多样。由于这个特殊性，我们在送达、接收文件时，需要设置一定的权限，譬如说电子签名、电子签章或电子指纹，经确认后才能打开文件。与此同时，我国电子公文尚不具备与纸质公文同等的法定效力，这是当前迫切需要解决的问题。目前，法律地位的不确定，对电子公文的发展使用带来了许多麻烦，从而阻挡了电子公文发展的前进方向。解决了这个问题，电子公文无论是权威性还是可信度都具有了很强的法定效力，是被法律所认同的公文。电子公文还有一特殊认证，那就是电子印章。对于纸质公文来说，印章是公文生效的重要标志，而电子公文也是通过印章来认定公文生效的，电子印章是通过专用软件生成的，并且需要较为昂贵的彩色激光打印机。以往电子印章和纸质公文所用的印章不完全相同，经过技术人员的改造，现在这一问题已经得到解决，有了广阔的前景。
参考文献：
[1] 文斌. 浅析电子公文的利弊与发展[J]. 西昌学院学报(自然科学版) 2004,03.
[2] 彭光芒.对电子公文的思考[J].秘书,2001,04.
[3] 张蕴华. 电子公文在高职院校办公室工作中的应用[J].十堰职业技术学院学报，2007,1.