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【摘 要】民办高校办公室工作作为学校工作的中枢，在整个学校的运行与发展中具有重要的地位和作用。面对民办高等教育快速发展的新形势，做好民办高校办公室工作，就必须准确把握民办高校办公室工作的性质、特点，针对办公室工作的现状和问题以及学校职能的缺失，通过转变观念、加强制度、队伍与办公自动化建设等，不断增强民办高校办公室的工作效率和创新能力，促进学校各项工作的全面协调发展。
【关键词】民办高校 办公室工作 性质特点 职能缺失 建议对策
民办高校是在国家经济建设的人才需求和百姓日益增长的教育需求不断增加，考虑到当前高等教育发展的需要和国家投入相对不足的状况，各个地方提出了转换办学体制和运行机制，实行多渠道多元化投资模式，走民办大学道路的设想的背景下产生的。随着我国民办高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化,民办高校办学规模不断扩大、办学层次稳步提升。不断提高办学水平，走内涵发展之路，办人民满意的教育成为民办高校发展的主要方向。
民办高校办公室作为学校的综合办事与服务机构，具有承上启下、协调左右、沟通内外的职能，是展示学校管理水平和精神风貌的重要窗口。如何緊紧围绕学校的中心工作，促进学校更好更快发展，是摆在民办高校办公室面前的首要任务。民办高校办公室应主动适应新的形势，树立为教学科研服务，为培养人才服务的思想，努力加强和改进各项工作，为提升高校教育教学水平、人才培养质量和管理层次发挥作用。
一、民办高校办公室工作的性质及特点
1、综合性
学院办公室工作涉及面广,头绪多,具有综合性强的特点。具体表现在:工作的来源既有本学院领导交给的工作,又有上级各主管部门下达的任务;工作范围涉及本单位及协调外单位;工作内容既有专业性较强的工作,又有一般事物性工作;服务的对象既有学生又有教师。由此可见,民办高校办公室的工作涉及到学校工作的方方面面。民办高校办公室人员配备实行的是“精兵简政、一人多岗、团结协作、精干高效”的原则。所以,学院办公室工作人员都需身兼数职。
2、协调督办性
高校办公室发挥着沟通上下、协调内外、联系左右的中心枢纽作用。对领导决定的事项和批示的文件，办公室必须及时归口落实经办部门和经办人；对于各类请示、报告、信访件，办公室要及时提交给领导，根据领导批示交由相关部门办理，并回复处理结果。
高校办公室是学院的窗口，通过信息的收集、处理、传递，使学院内部各部门之间、学院与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。此外，办公室还要定期汇总领导批示文件的办理情况，督办未完成事项。同时，办公室要做好协调工作，确保信息传递畅通无阻。
3、辅助性和服务性
高校办公室作为学校的综合办事部门，办公室的工作具有辅助性和服务性的双重属性。从办公室工作任务来看,从内容到方式,是根据领导工作的需要来确定的,不具有行使权力的性质,都是辅助和服务于领导和领导工作的。其次,从办公室工作的机构性质上看,办公室工作都是围绕领导的工作办文、办公、办事的,是为领导当参谋助手的,是办事部门,不是职能部门,更不是权力部门。第三,从办公室工作的指导思想上看,办公室工作要围绕党的总目标、总任务,为相关的各级领导服务,为全校职能部门、院系师生员工服务。为领导服务主要是为领导的工作服务，当好领导工作的参谋、助理；为部门服务主要是为各部、处、室等职能部门工作服务，做好部门间工作的协调、处理、督办；为院系服务则主要是为院系的工作和师生服务，做好院系工作的办事员、信访员。
4、参谋决策性
学校领导决策的基础是了解全校的整体情况，这就需要事前进行深入细致的调查研究，取得第一手资料，所以凡是领导所要考虑的问题就是办公室应当考虑的问题，办公室要成为领导了解情况的主要渠道之一。
办公室与其它部门的最大区别在于它处在学校领导最近的位置，可以直接为领导决策提供参谋。办公室不仅要执行上级政策、规章、文件和重要会议精神，还必须贯彻学校领导指示，在制订学校中长期规划和党政工作要点、提炼办学指导思想、更新管理理念、设计学校整体形象、营造优秀的校园文化等方面提出可行方案。同时，不断修订学校的规章制度，推进管理的制度化、规范化和程序化，提高学校的整体管理水平。
5、时效性与示范性
民办高校办公室作为学校工作运行的枢纽，其工作必须快捷、及时、准确。无论是上级下发的文件、指令，还是学校上报的文件、请示，也不论是相关信息的传递，还是校内重要情况的反馈，都需要快速办理，否则就会影响学校工作的正常运行。特别是在如今信息时代的社会，办公室工作时效性的特点，显得更为突出。
民办高校办公室素有“窗口”、“关口”之称。办公室是把好文件关、印鉴关、保密关的重要关口，更是信访、接待、服务、内外联系的文明窗口。在大量文件信函的处理、来访上访的接待、对内对外的联系中充分体现着、发挥着它的公关作用。办公室在处理事务过程中公关能力的高低直接影响着办公室的工作效率。
6、规范条理性
日常办文办事是民办高校办公室的基础工作和基本工作职能。不论是领导交办的事项，还是下级部门上报请示的事项，都需抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，让领导放心，让各职能部门和相关院系满意。同时，办公室工作需要实行规范化和科学化管理。对带有规律性和程序性的经常性工作和周期性工作，需事先做好计划安排；对突发性和临时性工作，要注意平时积累，善于捕捉信息，并通过制定印信管理、会议管理、公文处理、公务用车等制度，使杂事、琐事条理化、规范化。
二、民办高校办公室工作的现状及问题
现在很多民办高校办公室管理中存在着过多依赖传统的经验式管理;忙于事务，缺乏健全可行的规章制度和办事程序;利用现代化手段不够积极主动，办事效率有待提高;没有充分发挥传递信息，做好领导决策的参谋助手作用。具体体现在以下几个方面：
1、管理制度不健全
高校办公室工作千头万绪、事情繁杂、承担角色较多。民办高校办公室应建有各种制度，如会议审批制度、公文处理制度，印信管理制度、信访、保密制度等。但管理制度不健全、不完善、不规范或不适应管理的需要，导致效率低下、甚至造成工作失误。
2、管理流程不畅通
提高办公室管理效率必须使各项工作程序化、规范化，即明确规定办事的具体步骤及其要求，将各种规章制度具体化;同时，要根据实际情况力求做到全面周到、统筹兼顾。目前，很多民办高校在办文、办事、办会等日常事务管理工作中流程不通畅，随意性强，导致效率低下，服务不到位。
3、办公自动化实施与建设有待改善
传统的办公方式效率比较低下，存在一定的弊端，主要是：文件泛滥；电话频繁，会议效率低，解决问题缓慢；公务复杂性增强，组织分工不明确。实施办公自动化能解决传统办公方式中的很多问题，摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。
三、学校在办公室工作中的职能缺失
1、调查研究职能缺失
民办高校办公室应把自己置于学校改革和发展的高度，改变过去重在“办事”的想法和做法，尽快实现由“交办服务型”到“参谋服务型”的转变，主动帮领导出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为领导民主决策、科学决策的智囊团。因此，办公室应注重调查研究工作，为领导决策服务。然而实际工作中，由于人员短缺、管理理念落后等原因，大部分民办高校并没有发挥调查研究职能，没有起到参谋助手的作用。
2、督察督办职能缺失
民办高校面临这十分繁重的改革任务，许多改革与创新举措需要通过督察督办保障贯彻落实。同时，加强督察督办也是提高各部门执行力的重要体现。办公室作为高校管理的中枢部门，必须加强督察督办的职能，解决管理中普遍存在的“决策雷声大、执行雨点小”和“决策都知道，执行无人抓”的情况。现在民办高校办公室的督察督办缺失，导致学校决策、措施执行力差，落实不到位。
四、改进民办高校办公室工作的建议与对策
1、转变思想观念，树立并强化三种意识
思想观念是行为的先导。要赶紧民办高校办公室工作，必须梳理以下三种意识：
(1)树立创新意识。办公室工作只有不断地寻求思想观念上的更新，才能在方法、措施上更加有力。
(2)树立效率意识。办公室工作需注重办事的质量和效率，在“优 ”和“快”字上多下功夫，努力做到特事特办、新事新办、难事巧办，不断提高办公室的工作效率和质量。
(3)强化服务意识。“管理就是服务”，高校办公室要努力为领导服务，为部门服务，为师生服务，在服务的方位、范围、方式、方法等方面不断提高认识、拓展领域，强化“高效服务”、“全程服务”、“主动服务”，在服务中提高办事效率，在服务中树立和维护高校办公室的权威和形象。
2、加强制度建设，规范各项工作
任何规范、高效、有序的管理，都离不开科学的制度。办公室工作涉及面广、头绪繁杂，若没有健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误。因此，加强办公室制度建设，把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。一方面要继续完善公文处理、会議组织、信访接待、印章管理、工作例会、督查督办等常规制度的建设，使办公室常规工作程序化、固定化。另一方面要建立起明确的岗位目标管理责任制度。对办公室的工作进行科学分类，定量分解，使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求。同时，进行严格考评，以评促建，保证办公室各项工作目标明确，责任到位，落到实处，取得实效。
3、强化办公室队伍建设，提高业务素质
强办公室队伍建设．提高自身业务素质，是适应高校现代管理的需要。从实际工作来看，高校办公室涉及的业务知识广，工作范围宽，主要包括文学、历史、政治、经济学、计算机等。因此，办公室人员在专业上要有一定的深度，在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能的素质结构。学校要多为办公室人员提供学习的机会，提高自身素质。通过加强各种形式的培训活动，派出办公室管理人员参加相关的培训班、学术交流会议等进行学习；学公室与同级部门的关系，摆正自己的协调、服务的位置。本着“要事”先办，“急事” 校内部也可以定期举办一些办公室管理人员业务经验交流会，就工作中常常出现的一些问题相互讨论；学校应鼓励办公室管理人员从事专业学术研究，并经常和外界保持联系，多参加一些学术交流活动。在工作实践、学习培训中，培养办公室人员的组织协调能力、文字表达能力、信息服务能力、政策分析能力和开拓创新能力，形成一支专业化办公室队伍。
4、做好协调、督办工作，保证工作落实
办公室既是综合办事机构，又是重要的协调部门。随着高校改革的不断深化，学校的事务性、涉外性工作日益增多，协调综合的难度越来越大。如何科学分解任务，辨别轻重缓急，是办公室工作人员做好协调督办工作的有效途经。办公室人员要全面掌握上级有关政策和学校的相关规定、工作程序，了解学校各方面的情况，熟悉校情，在熟悉各部门职责范围的基础上，对工作科学分解，合理安排，力求使学校的各项工作有条不紊。同时，应建立起督办工作网络，健全督办工作制度，对协调督办的事项落实情况进行定期检查。
5、理顺两个关系
高校办公室工作的综合作用，决定它总是处于诸多关系的网络中，不理顺和调整好各种关系，就会使工作受损。在诸多关系中应特别注意理顺好以下两方面的关系：一是理顺上级和下级的关系，摆正自己的中间枢纽位置，善于运筹和斡旋。二是理顺办速办，“缓事”也需办的原则，科学地做好各方面的工作。
6、加强办公自动化建设
办公自动化是实现办公管理现代化和决策科学化的必不可少的前提条件。因此，办公室必须加强办公自动化建设，采用先进的办公设备和手段加工、传输办公信息，创建高效率、高质量的现代办公机制。通过强化信息网络工作，建立起完善的计算机信息网络机构和规范化的信息工作制度，进一步加强办公自动化软件的运用，形成良性运行的高校信息网络。
参考文献
[1] 王建国.构建高校办公室工作的新模式[J].决策探索,2007(8):01-50.
[2] 孙卫东，高校办公室工作特点及其对文秘人员的素质要求[J].山西青年管理干部学院学报,2008年03期.
[3] 龚慧枫，高校办公室工作人员应强化的几点意识[J].文化,2008年第6期.
【关键词】民办高校 办公室工作 性质特点 职能缺失 建议对策
民办高校是在国家经济建设的人才需求和百姓日益增长的教育需求不断增加，考虑到当前高等教育发展的需要和国家投入相对不足的状况，各个地方提出了转换办学体制和运行机制，实行多渠道多元化投资模式，走民办大学道路的设想的背景下产生的。随着我国民办高等教育事业的快速发展和高教体制改革的不断深化,民办高校办学规模不断扩大、办学层次稳步提升。不断提高办学水平，走内涵发展之路，办人民满意的教育成为民办高校发展的主要方向。
民办高校办公室作为学校的综合办事与服务机构，具有承上启下、协调左右、沟通内外的职能，是展示学校管理水平和精神风貌的重要窗口。如何緊紧围绕学校的中心工作，促进学校更好更快发展，是摆在民办高校办公室面前的首要任务。民办高校办公室应主动适应新的形势，树立为教学科研服务，为培养人才服务的思想，努力加强和改进各项工作，为提升高校教育教学水平、人才培养质量和管理层次发挥作用。
一、民办高校办公室工作的性质及特点
1、综合性
学院办公室工作涉及面广,头绪多,具有综合性强的特点。具体表现在:工作的来源既有本学院领导交给的工作,又有上级各主管部门下达的任务;工作范围涉及本单位及协调外单位;工作内容既有专业性较强的工作,又有一般事物性工作;服务的对象既有学生又有教师。由此可见,民办高校办公室的工作涉及到学校工作的方方面面。民办高校办公室人员配备实行的是“精兵简政、一人多岗、团结协作、精干高效”的原则。所以,学院办公室工作人员都需身兼数职。
2、协调督办性
高校办公室发挥着沟通上下、协调内外、联系左右的中心枢纽作用。对领导决定的事项和批示的文件，办公室必须及时归口落实经办部门和经办人；对于各类请示、报告、信访件，办公室要及时提交给领导，根据领导批示交由相关部门办理，并回复处理结果。
高校办公室是学院的窗口，通过信息的收集、处理、传递，使学院内部各部门之间、学院与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。此外，办公室还要定期汇总领导批示文件的办理情况，督办未完成事项。同时，办公室要做好协调工作，确保信息传递畅通无阻。
3、辅助性和服务性
高校办公室作为学校的综合办事部门，办公室的工作具有辅助性和服务性的双重属性。从办公室工作任务来看,从内容到方式,是根据领导工作的需要来确定的,不具有行使权力的性质,都是辅助和服务于领导和领导工作的。其次,从办公室工作的机构性质上看,办公室工作都是围绕领导的工作办文、办公、办事的,是为领导当参谋助手的,是办事部门,不是职能部门,更不是权力部门。第三,从办公室工作的指导思想上看,办公室工作要围绕党的总目标、总任务,为相关的各级领导服务,为全校职能部门、院系师生员工服务。为领导服务主要是为领导的工作服务，当好领导工作的参谋、助理；为部门服务主要是为各部、处、室等职能部门工作服务，做好部门间工作的协调、处理、督办；为院系服务则主要是为院系的工作和师生服务，做好院系工作的办事员、信访员。
4、参谋决策性
学校领导决策的基础是了解全校的整体情况，这就需要事前进行深入细致的调查研究，取得第一手资料，所以凡是领导所要考虑的问题就是办公室应当考虑的问题，办公室要成为领导了解情况的主要渠道之一。
办公室与其它部门的最大区别在于它处在学校领导最近的位置，可以直接为领导决策提供参谋。办公室不仅要执行上级政策、规章、文件和重要会议精神，还必须贯彻学校领导指示，在制订学校中长期规划和党政工作要点、提炼办学指导思想、更新管理理念、设计学校整体形象、营造优秀的校园文化等方面提出可行方案。同时，不断修订学校的规章制度，推进管理的制度化、规范化和程序化，提高学校的整体管理水平。
5、时效性与示范性
民办高校办公室作为学校工作运行的枢纽，其工作必须快捷、及时、准确。无论是上级下发的文件、指令，还是学校上报的文件、请示，也不论是相关信息的传递，还是校内重要情况的反馈，都需要快速办理，否则就会影响学校工作的正常运行。特别是在如今信息时代的社会，办公室工作时效性的特点，显得更为突出。
民办高校办公室素有“窗口”、“关口”之称。办公室是把好文件关、印鉴关、保密关的重要关口，更是信访、接待、服务、内外联系的文明窗口。在大量文件信函的处理、来访上访的接待、对内对外的联系中充分体现着、发挥着它的公关作用。办公室在处理事务过程中公关能力的高低直接影响着办公室的工作效率。
6、规范条理性
日常办文办事是民办高校办公室的基础工作和基本工作职能。不论是领导交办的事项，还是下级部门上报请示的事项，都需抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，让领导放心，让各职能部门和相关院系满意。同时，办公室工作需要实行规范化和科学化管理。对带有规律性和程序性的经常性工作和周期性工作，需事先做好计划安排；对突发性和临时性工作，要注意平时积累，善于捕捉信息，并通过制定印信管理、会议管理、公文处理、公务用车等制度，使杂事、琐事条理化、规范化。
二、民办高校办公室工作的现状及问题
现在很多民办高校办公室管理中存在着过多依赖传统的经验式管理;忙于事务，缺乏健全可行的规章制度和办事程序;利用现代化手段不够积极主动，办事效率有待提高;没有充分发挥传递信息，做好领导决策的参谋助手作用。具体体现在以下几个方面：
1、管理制度不健全
高校办公室工作千头万绪、事情繁杂、承担角色较多。民办高校办公室应建有各种制度，如会议审批制度、公文处理制度，印信管理制度、信访、保密制度等。但管理制度不健全、不完善、不规范或不适应管理的需要，导致效率低下、甚至造成工作失误。
2、管理流程不畅通
提高办公室管理效率必须使各项工作程序化、规范化，即明确规定办事的具体步骤及其要求，将各种规章制度具体化;同时，要根据实际情况力求做到全面周到、统筹兼顾。目前，很多民办高校在办文、办事、办会等日常事务管理工作中流程不通畅，随意性强，导致效率低下，服务不到位。
3、办公自动化实施与建设有待改善
传统的办公方式效率比较低下，存在一定的弊端，主要是：文件泛滥；电话频繁，会议效率低，解决问题缓慢；公务复杂性增强，组织分工不明确。实施办公自动化能解决传统办公方式中的很多问题，摆脱长期以来基于纸质的传统办公方式，逐步实现向依托计算机网络和电子数据的无纸化办公的根本性转变，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。
三、学校在办公室工作中的职能缺失
1、调查研究职能缺失
民办高校办公室应把自己置于学校改革和发展的高度，改变过去重在“办事”的想法和做法，尽快实现由“交办服务型”到“参谋服务型”的转变，主动帮领导出思路、想办法，协助领导抓大事，真正成为领导民主决策、科学决策的智囊团。因此，办公室应注重调查研究工作，为领导决策服务。然而实际工作中，由于人员短缺、管理理念落后等原因，大部分民办高校并没有发挥调查研究职能，没有起到参谋助手的作用。
2、督察督办职能缺失
民办高校面临这十分繁重的改革任务，许多改革与创新举措需要通过督察督办保障贯彻落实。同时，加强督察督办也是提高各部门执行力的重要体现。办公室作为高校管理的中枢部门，必须加强督察督办的职能，解决管理中普遍存在的“决策雷声大、执行雨点小”和“决策都知道，执行无人抓”的情况。现在民办高校办公室的督察督办缺失，导致学校决策、措施执行力差，落实不到位。
四、改进民办高校办公室工作的建议与对策
1、转变思想观念，树立并强化三种意识
思想观念是行为的先导。要赶紧民办高校办公室工作，必须梳理以下三种意识：
(1)树立创新意识。办公室工作只有不断地寻求思想观念上的更新，才能在方法、措施上更加有力。
(2)树立效率意识。办公室工作需注重办事的质量和效率，在“优 ”和“快”字上多下功夫，努力做到特事特办、新事新办、难事巧办，不断提高办公室的工作效率和质量。
(3)强化服务意识。“管理就是服务”，高校办公室要努力为领导服务，为部门服务，为师生服务，在服务的方位、范围、方式、方法等方面不断提高认识、拓展领域，强化“高效服务”、“全程服务”、“主动服务”，在服务中提高办事效率，在服务中树立和维护高校办公室的权威和形象。
2、加强制度建设，规范各项工作
任何规范、高效、有序的管理，都离不开科学的制度。办公室工作涉及面广、头绪繁杂，若没有健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误。因此，加强办公室制度建设，把办公室工作纳入规范化、程序化、科学化轨道，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。一方面要继续完善公文处理、会議组织、信访接待、印章管理、工作例会、督查督办等常规制度的建设，使办公室常规工作程序化、固定化。另一方面要建立起明确的岗位目标管理责任制度。对办公室的工作进行科学分类，定量分解，使各项工作都有明确的时、空、质、量的要求。同时，进行严格考评，以评促建，保证办公室各项工作目标明确，责任到位，落到实处，取得实效。
3、强化办公室队伍建设，提高业务素质
强办公室队伍建设．提高自身业务素质，是适应高校现代管理的需要。从实际工作来看，高校办公室涉及的业务知识广，工作范围宽，主要包括文学、历史、政治、经济学、计算机等。因此，办公室人员在专业上要有一定的深度，在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能的素质结构。学校要多为办公室人员提供学习的机会，提高自身素质。通过加强各种形式的培训活动，派出办公室管理人员参加相关的培训班、学术交流会议等进行学习；学公室与同级部门的关系，摆正自己的协调、服务的位置。本着“要事”先办，“急事” 校内部也可以定期举办一些办公室管理人员业务经验交流会，就工作中常常出现的一些问题相互讨论；学校应鼓励办公室管理人员从事专业学术研究，并经常和外界保持联系，多参加一些学术交流活动。在工作实践、学习培训中，培养办公室人员的组织协调能力、文字表达能力、信息服务能力、政策分析能力和开拓创新能力，形成一支专业化办公室队伍。
4、做好协调、督办工作，保证工作落实
办公室既是综合办事机构，又是重要的协调部门。随着高校改革的不断深化，学校的事务性、涉外性工作日益增多，协调综合的难度越来越大。如何科学分解任务，辨别轻重缓急，是办公室工作人员做好协调督办工作的有效途经。办公室人员要全面掌握上级有关政策和学校的相关规定、工作程序，了解学校各方面的情况，熟悉校情，在熟悉各部门职责范围的基础上，对工作科学分解，合理安排，力求使学校的各项工作有条不紊。同时，应建立起督办工作网络，健全督办工作制度，对协调督办的事项落实情况进行定期检查。
5、理顺两个关系
高校办公室工作的综合作用，决定它总是处于诸多关系的网络中，不理顺和调整好各种关系，就会使工作受损。在诸多关系中应特别注意理顺好以下两方面的关系：一是理顺上级和下级的关系，摆正自己的中间枢纽位置，善于运筹和斡旋。二是理顺办速办，“缓事”也需办的原则，科学地做好各方面的工作。
6、加强办公自动化建设
办公自动化是实现办公管理现代化和决策科学化的必不可少的前提条件。因此，办公室必须加强办公自动化建设，采用先进的办公设备和手段加工、传输办公信息，创建高效率、高质量的现代办公机制。通过强化信息网络工作，建立起完善的计算机信息网络机构和规范化的信息工作制度，进一步加强办公自动化软件的运用，形成良性运行的高校信息网络。
参考文献
[1] 王建国.构建高校办公室工作的新模式[J].决策探索,2007(8):01-50.
[2] 孙卫东，高校办公室工作特点及其对文秘人员的素质要求[J].山西青年管理干部学院学报,2008年03期.
[3] 龚慧枫，高校办公室工作人员应强化的几点意识[J].文化,2008年第6期.