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摘 要：档案管理活动可以分为两种，一种是逻辑管理，另一种是物理管理，本文主要探讨的是档案的逻辑管理。档案的逻辑管理，其实历史非常悠久，从手工档案的逻辑管理，到现代的数字化档案逻辑管理，持续的时间是非常久远的。本文主要通过对逻辑管理实质以及工作流程的介绍，进而探讨了数字时代档案的逻辑管理优势，仅此提供借鉴。
关键词：档案；逻辑管理；优势
档案管理有很多的划分标准，如果以档案管理活动为划分标准，则可以划分为两类，一类是物理管理，一类是逻辑管理，而两者最重要的区别就是在制造和使用工具上，如果使用的工具是物质实在存在的工具，我们就称之为物理管理，而使用的工具是意识存在的，我们就称之为逻辑管理，比如制定分类方案等，这种方案的制定完全可以由大脑来实现，不必一定要使用实实在在的工具，在此，笔者就动逻辑管理的角度来谈谈档案的管理。
一、档案的逻辑管理实质
其实质简单的说就是虚拟管理，有时我们也将其称之为规则虚拟管理，之所以称之为有规则，是因为其虚拟管理的过程一般都有三步：第一步，人脑意识开始酝酿形成初步的逻辑管理方案；第二步，将初步方案进行加工整理，形成最终的管理方案；第三步，将其应用在现实的管理中。逻辑管理的主要特征就是在管理真正用到现实中之前，这个方案已经存在着人脑意识中，并且对这个方案实施的后果做出了相应的假设，把可能出现的所有问题都预想一遍。在头脑中，将管理方案的各个环节在实施使都进行了假设，这是档案逻辑管理的实质，也就是虚拟管理的实质。
二、档案的逻辑管理的工作步骤
1、知识虚拟
档案的逻辑管理的第一步都是知识虚拟，也就是说脑中应该有相应的档案知识，如果没有相关的知识积累，是不可能都进行逻辑管理的。尽管脑中并没有积累相关的知识，但是我们可以经过后天的努力来获得，进而进行逻辑管理。其获得知识的措施主要有两种：一种是学习，也就是通过相关书籍或者其他材料的间接经验来实现知识积累的目的；另一种是实践，也就是在实际中去自身操作，获得直接经验。直接经验与间接经验的有效融合会获得更多的知识积累，效果会更加，脑中的方案形成会更加具有规则性。
2、逻辑虚拟。
当脑中形成一定的管理方案时，我们都对出现的各种情况进行假设，将脑中储存的所有与之相关的知识都调动起来，最终相处解决办法。这一过程就可以称之为逻辑虚拟。在这里问题可以称之为命令；考虑的过程也就是脑中知识的不断排列组合；而最终结果我们就将其称之为逻辑。这一步骤是非常关键的步骤，是逻辑管理能够付诸实施的关键。
3、规则虚拟
将上文中的逻辑虚拟结果利用一定的物质将其表现出来，也就是我们所说的逻辑。虽然逻辑自身是存在于脑中的，相关的符号也存在于人的脑中，通过它们来表现出来的规则也不是真实的，它只是对未来管理结果的一种假设。在高科技产品没有出现之前，其规则主要是指法律法规、制度等，而在高科技时代，规则虚拟则只要是指计算机软件系统。
4、能动执行或自动执行
上文所经历的虚拟环节，其最终的目的就是执行。而执行分为两种，一种是能动执行，这种执行只要是在计算机还有得到普遍使用之间，需要通过人工来能动执行，这种执行方式具有很大的能动性也创造性，但是往往容易出现偏差；另一种就是自动执行，之中执行方式主要是由计算机完成的，虽然这种执行方式机械性很强，但是其准确度却很高。也是目前我国普遍使用的一种执行方式，很多档案管理部门也不断地通过完善软件系统，来提高其能动性。
三、数字时代档案系统规则性的逻辑管理有以下基本特征
1、高度自动化
这是一种在高度机械化基础上实现的高度自动化。所谓高度机械化是指在正常的情况下，所有管理指令和程序都被计算机严格地一丝不苟地执行着。计算机不像人一样会马虎、变通，甚至偷工减料，它以机械的方式工作着。但是，如果我们在设计这个系统时，赋予计算机系统的逻辑规定有偏差，甚至是错误的，计算机系统仍然会严格执行。
2、高度集成化
所谓高度集成化是指在数字时代所有逻辑要素都集中体现在管理系统中，管理软件系统是管理逻辑要素的集大成者。而在传统时代，我们也可以说管理系统，但它不是计算机系统，而是许多各自独立的逻辑管理工具的统称。如《档案归档制度》、《档案分类法》、《档案保管期限表》、《档案借阅制度》、《档案主题词表》、《档案著录规则》，等等。在数字时代，所有这些逻辑要素都被“写入”档案管理计算机软件系统中。
3、高度自由化
这里所说的高度自由化还指电子文件管理系统的开放性。电子文件管理系统的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性和系统的开放性功能。系统本身的开放性是指管理员和系统创造者可以根据需要改善系统，使之不断完善；系统的开放性功能是指系统可以在某些权限规定下向它所面向的全体用户随时开放。
4、高度多样化
传统逻辑管理具有单一选择的特征——分类排架体系的单一性、馆藏档案的单一性、检索手段的单一性等。这些单一性是由传统空间特性决定的，当我们选择了一种空间规则（如来源原则）时，其他的规则、方法（如事由原则）就被排斥掉了。尽管我们会选择最为合理的一种规则，但单一性的选择必然带来各种弊端：选择了一种规则的合理性，也就不得不选择这种规则的不合理性（没有只有优点没有缺点的规则）；被排斥掉的规则中的合理性也被排斥掉了（没有只有缺点没有优点的规则）；某种单一性（如馆藏）一旦丧失，可能带来不可弥补的损失等。
5、高度智能化
高度智能化包括两部分：一是计算机系统的智能化，即由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面应用的智能集合。它存在于各个行业，并处于不断提高的过程中；二是人的智能化，在信息化的背景下，设计和使用计算机和网络系统，促进了人本身智能水平的提高。虚拟实践的诞生，标志着人类已完成农业和工业技术条件下“体智型”实践结构向当今信息技术条件下“智能型”实践结构的转换。
四、结语
综上所述，可知对档案进行逻辑管理是档案管理方式的一种，档案的逻辑管理水平要想获得提高，它依赖于现代化的科技产品，比如计算机。传统的档案逻辑管理，需要耗费大量的人力物力，而且要经过不断地实践才能完善，尤其是制度的制定需要不断地经过实践，才能落实，但是如果有哪些不合理的地方，人为可以进行调整，高科技时代的档案逻辑管理，提高了档案管理的水平，而且准确度也得到了保证，但是系统都不能自动的调整不合理的制度等。■
参考文献
[1] 丁海斌. 档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J]. 档案学研究. 2010（03）
[2] 林德宏. 规则及其哲学意义[J]. 江海学刊. 2006（05）
[3] 丁海斌，洪曦. 论《周礼》中记载的档案工作的制度[J]. 档案学研究. 2005（05）
关键词：档案；逻辑管理；优势
档案管理有很多的划分标准，如果以档案管理活动为划分标准，则可以划分为两类，一类是物理管理，一类是逻辑管理，而两者最重要的区别就是在制造和使用工具上，如果使用的工具是物质实在存在的工具，我们就称之为物理管理，而使用的工具是意识存在的，我们就称之为逻辑管理，比如制定分类方案等，这种方案的制定完全可以由大脑来实现，不必一定要使用实实在在的工具，在此，笔者就动逻辑管理的角度来谈谈档案的管理。
一、档案的逻辑管理实质
其实质简单的说就是虚拟管理，有时我们也将其称之为规则虚拟管理，之所以称之为有规则，是因为其虚拟管理的过程一般都有三步：第一步，人脑意识开始酝酿形成初步的逻辑管理方案；第二步，将初步方案进行加工整理，形成最终的管理方案；第三步，将其应用在现实的管理中。逻辑管理的主要特征就是在管理真正用到现实中之前，这个方案已经存在着人脑意识中，并且对这个方案实施的后果做出了相应的假设，把可能出现的所有问题都预想一遍。在头脑中，将管理方案的各个环节在实施使都进行了假设，这是档案逻辑管理的实质，也就是虚拟管理的实质。
二、档案的逻辑管理的工作步骤
1、知识虚拟
档案的逻辑管理的第一步都是知识虚拟，也就是说脑中应该有相应的档案知识，如果没有相关的知识积累，是不可能都进行逻辑管理的。尽管脑中并没有积累相关的知识，但是我们可以经过后天的努力来获得，进而进行逻辑管理。其获得知识的措施主要有两种：一种是学习，也就是通过相关书籍或者其他材料的间接经验来实现知识积累的目的；另一种是实践，也就是在实际中去自身操作，获得直接经验。直接经验与间接经验的有效融合会获得更多的知识积累，效果会更加，脑中的方案形成会更加具有规则性。
2、逻辑虚拟。
当脑中形成一定的管理方案时，我们都对出现的各种情况进行假设，将脑中储存的所有与之相关的知识都调动起来，最终相处解决办法。这一过程就可以称之为逻辑虚拟。在这里问题可以称之为命令；考虑的过程也就是脑中知识的不断排列组合；而最终结果我们就将其称之为逻辑。这一步骤是非常关键的步骤，是逻辑管理能够付诸实施的关键。
3、规则虚拟
将上文中的逻辑虚拟结果利用一定的物质将其表现出来，也就是我们所说的逻辑。虽然逻辑自身是存在于脑中的，相关的符号也存在于人的脑中，通过它们来表现出来的规则也不是真实的，它只是对未来管理结果的一种假设。在高科技产品没有出现之前，其规则主要是指法律法规、制度等，而在高科技时代，规则虚拟则只要是指计算机软件系统。
4、能动执行或自动执行
上文所经历的虚拟环节，其最终的目的就是执行。而执行分为两种，一种是能动执行，这种执行只要是在计算机还有得到普遍使用之间，需要通过人工来能动执行，这种执行方式具有很大的能动性也创造性，但是往往容易出现偏差；另一种就是自动执行，之中执行方式主要是由计算机完成的，虽然这种执行方式机械性很强，但是其准确度却很高。也是目前我国普遍使用的一种执行方式，很多档案管理部门也不断地通过完善软件系统，来提高其能动性。
三、数字时代档案系统规则性的逻辑管理有以下基本特征
1、高度自动化
这是一种在高度机械化基础上实现的高度自动化。所谓高度机械化是指在正常的情况下，所有管理指令和程序都被计算机严格地一丝不苟地执行着。计算机不像人一样会马虎、变通，甚至偷工减料，它以机械的方式工作着。但是，如果我们在设计这个系统时，赋予计算机系统的逻辑规定有偏差，甚至是错误的，计算机系统仍然会严格执行。
2、高度集成化
所谓高度集成化是指在数字时代所有逻辑要素都集中体现在管理系统中，管理软件系统是管理逻辑要素的集大成者。而在传统时代，我们也可以说管理系统，但它不是计算机系统，而是许多各自独立的逻辑管理工具的统称。如《档案归档制度》、《档案分类法》、《档案保管期限表》、《档案借阅制度》、《档案主题词表》、《档案著录规则》，等等。在数字时代，所有这些逻辑要素都被“写入”档案管理计算机软件系统中。
3、高度自由化
这里所说的高度自由化还指电子文件管理系统的开放性。电子文件管理系统的开放性包括两个方面的含义：系统本身的开放性和系统的开放性功能。系统本身的开放性是指管理员和系统创造者可以根据需要改善系统，使之不断完善；系统的开放性功能是指系统可以在某些权限规定下向它所面向的全体用户随时开放。
4、高度多样化
传统逻辑管理具有单一选择的特征——分类排架体系的单一性、馆藏档案的单一性、检索手段的单一性等。这些单一性是由传统空间特性决定的，当我们选择了一种空间规则（如来源原则）时，其他的规则、方法（如事由原则）就被排斥掉了。尽管我们会选择最为合理的一种规则，但单一性的选择必然带来各种弊端：选择了一种规则的合理性，也就不得不选择这种规则的不合理性（没有只有优点没有缺点的规则）；被排斥掉的规则中的合理性也被排斥掉了（没有只有缺点没有优点的规则）；某种单一性（如馆藏）一旦丧失，可能带来不可弥补的损失等。
5、高度智能化
高度智能化包括两部分：一是计算机系统的智能化，即由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的针对某一个方面应用的智能集合。它存在于各个行业，并处于不断提高的过程中；二是人的智能化，在信息化的背景下，设计和使用计算机和网络系统，促进了人本身智能水平的提高。虚拟实践的诞生，标志着人类已完成农业和工业技术条件下“体智型”实践结构向当今信息技术条件下“智能型”实践结构的转换。
四、结语
综上所述，可知对档案进行逻辑管理是档案管理方式的一种，档案的逻辑管理水平要想获得提高，它依赖于现代化的科技产品，比如计算机。传统的档案逻辑管理，需要耗费大量的人力物力，而且要经过不断地实践才能完善，尤其是制度的制定需要不断地经过实践，才能落实，但是如果有哪些不合理的地方，人为可以进行调整，高科技时代的档案逻辑管理，提高了档案管理的水平，而且准确度也得到了保证，但是系统都不能自动的调整不合理的制度等。■
参考文献
[1] 丁海斌. 档案管理活动中的物质与意识——兼论档案的物理管理与逻辑管理[J]. 档案学研究. 2010（03）
[2] 林德宏. 规则及其哲学意义[J]. 江海学刊. 2006（05）
[3] 丁海斌，洪曦. 论《周礼》中记载的档案工作的制度[J]. 档案学研究. 2005（05）